出差管理制度

出差管理制度

一、目    的：明确出差流程，确定出差各项补贴标准，有效控制出差费用，规范出差管理。
二、适用范围：本制度适用于温州市力德实业有限公司所有员工
三、出差审批流程
 1、公司人员出差必须填写《出差申请单》，明确出差时间、地点及工作内容，经部门经理确认，部门人员出差，由部门负责人签字确认，经分管副总审批即可；部门负责人出差，需由分管副总确认，总经理审批；副总出差由总经理签批。
 2、若出差人员需要预支差旅费，必须持审批后的《出差申请单》填写借款单，经审批后方可借支。借款在1000元以下者，由分管副总签字，借款在1000元由以上者，须由总经理签字，总经理不在，可由分管副总代签。
 3、出差人员出差前，必须将审批后的《出差申请单》交人力资源部备案，在出差途中，确因工作需要，调整出差地点和时间，应事先征得部门经理及分管副总同意，并及时报人力资源部备案，否则，新的出差地部分差旅费不予报销，超出时间按旷工处理。 
 4、各部门根据工作需要，合理安排员工出差行程及出差时间，并进行有效监控。
四、 差旅费报销标准（见附表）
1、交通费
 （1）依票据报销。出差人员以乘坐普通车、船、火车座票、硬卧为主，坐车时间超过8个小时者，可以乘坐上一级标准。乘坐飞机或火车软卧从严控制，确因工作需要，需报总经理批准（外地需电话联系征得同意，返回后补办手续），否则超额费用自负。
 （2）市内公车费：按出差补贴标准进行报销。
 2、住宿费
 （1）住宿费报销限于在该地停留两天或以上（指需要安排住宿），原则上要求当日返回；住宿费以实际住宿天数平均计算，超出部分自负。
 （2）长期出差：确因工作需要，在同一地方（或相邻）出差天数超过7天以上者，住宿标准下浮20%；
  （3）多人出差，同性员工住宿标准下浮15%（异性员工住宿标准不变）。
 3、通讯费：为便于公务联系，享有通讯费的员工手机一律不得擅自关机，否则不享有当日通讯费。
 4、特殊情况报销标准
 （1）赴外地开会（学习）者，若会议期间的伙食费、住宿费已由主办单位统一开支，或支付的会议费中已包含伙食费、住宿费内容的，不再报销住宿费和伙食费。
 （2）出差人员若住宿费、伙食费及车旅费已由客户、公司业务相关单位支付的，不允许再以任何理由向公司报销，违者，一经查实，酌情处以1-2倍罚款。
 （3）陪同领导（专指公司总经理、董事长）出差、接待宾客、代表领导出席会议或参加活动按票据实报实销，但要在报销单上加以说明或附会议通知。
 （4）出差超过6小时，不足24小时，按职务补贴/24小时*实际出差的时间；
 （5）出差家乡无差旅补贴，仅报当日公交车费；
五、差旅费报销规定
 1、出差人员差毕报销差旅费必须先到人力资源部确认考勤（即出差时间）后，方可到财务部凭《出差申请单》及票据根据财务制度报销。
 2、出差人员差毕，必须一周内向财务部门报销结帐，多退少补，不得拖帐，不足部分可从当月工资中直接扣除。以财务审核日期为准，超过报销期限，要进行处罚，15日内（含）按出差费用金额20%扣除结帐，30日内（含）按出差费用金额30%扣除结帐，30日以上不予报销，并追回欠款。
 3、差旅费报销单据要求单据齐全（指车票及住宿发票），粘贴整齐，分类有序，时间地点相符，其单据由出差人员所在部门经理负责核对，财务部审核，副总经理(总经理)审批后方可报销。
 4、如果报销项目遇特殊情况，必须提前申请经公司批准后方可执行，事后不予以报销。
 5、审批责任：出差报销须按规定严格执行，审批或审核者把关不严造成差错，要首先追究审批者或审核者责任，并酌情处以差错部分1-2倍的罚款。
六、出差纪律
 1、每次出差以车、船、机票的日期为准计算：员工出差于上午10:00前回公司所在地，下午必须回公司上班；于下午20:00前回公司所在地，次日上午必须回公司上班；于下午20:00—24:00回公司所在地，次日上午可晚2个小时上班。

 七、附则
 1、本制度在实施过程中若有异议或不完善之处，由人力资源部负责修订。
 2、本制度若有与以往制度相抵触之处，均以本制度为准。
 3、本制度经总经理批准后执行。
 
 附表一：《出差申请单》
 附表二：《出差报销标准表》