论电算化会计信息系统的内部控制

内 容 摘 要

 会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化在现在的社会越来越重要，传统会计使用的公司越来越少。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的要求。但是会计电算化信息系统的内部控制仍然存在较多问题，本文将通过分析会计电算化内部控制存在的问题，提出我对于这些问题的对策。

。

会计电算化的含义

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的要求。但是会计电算化信息系统的内部控制仍然存在较多问题。

二、会计电算化内部控制存在的问题

1.会计电算化应用的现状并不理想

大多单位虽然引进了会计电算化系统，配置了大型财务软件，但是由于这些财务软件成本过高，操作复杂不便，缺少手工会计的灵活性，财务人员并没有在思想上做好使用财务软件的准备，都以为有一套软件便万事大吉。这些都导致会计电算化系统使用不高。

2.会计系统授权存在安全隐患，数据安全性差

在使用传统手工会计时，会计系统中数据的处理和存储分散于不同的会计人员，每张不同的数据都有不同人员的签章和分管，每次交接都由下一位人员确认过，但是会计电算化系统是通过管理员直接在系统内部进行会计分工，而且在实际应用中往往是同位财务人员身兼数职，进行不同的操作。而且在输入数据有误时，计算机无法识别，财务软件也造成数据容易被丢失或篡改。而且未被授权的人员如果使用一些软件直接进入或者盗取财务人员编号以及密码进入财务系统，则会造成公司会计数据外泄。而且在电算化系统中操作数据时对数据进行修改不会在系统中留下任何像手工会计修改那样的痕迹。在财务人员

3.职务相分离，职权不相容，管理监督有效性差

在使用传统手工会计时，每位财务人员都有严格的分工制度，不会身兼数职，且有会计主管监督，实行责任控制，内部审核，分权管理，定期审核的控制制度。但是实行会计电算化使用财务系统后，这一制度并没有得到完整的体现，因为财务系统操作的集中性，有些在手工会计分开的职务得不到分离，减少了会计人员的相互牵扯。而且大多单位并没有完全严格按照内部控制条例去实行内部控制制度。而且财务系统的开发人员可以随时接触系统。会计人员通过两个不同的口令登录财务系统去完成两项在手工会计应分开的工作，造成了会计电算化管理监督有效性差。

4.会计电算化处理使系统数据差错的重复性和严重性增加

传统手工会计将财务处理环节分散在多个员工手中且有一定的牵扯性，如果上一步出现了会计错误往往可以在下一个环节中及时被发现并进行改正。但是会计电算化使用大型财务系统，使会计数据处理集中化，自动化，而且一人处理多种环节，这样的情况下一旦发生错误，错误并不会得到及时改正，一般及大的可能会迅速蔓延至下一个环节，一个环节数据错误会导致接下来的会计数据全部错误，数据错误重复出现，从而影响到整个会计信息系统的数据正确性。

三、加强和完善电算化会计系统内部控制的对策

多方面提高财务软件使用率

 件时，不仅要考虑成本是否能够承受，更要考虑所使用软件的特点是否与企业规模、经营特点相匹配。在员工思想心理方面，首先企业领导应对员工使用财务软件有高度的有力的支持，其次要照顾到员工的抵触情绪，在习惯了手工会计后，员工心里对使用财务软件会存在一定的抵触心理。而且要有一定的制度去约束，但是仅靠制度的约束是不够的，也要靠员工的自觉行动与配合。

加强整体控制，强化员工风险认知，进一步完善内部控制

 部控制的重点转移到专门处理数据的部门，加强内部管理条例，严格限制越权处理。可以结合自家公司特点，实行岗位责任制，制定严格的操作程序，对财务软件维护人员和会计业务操作员进行合理的岗位分工。可以设立专门的部门保护系统网络安全。应对会计人员输入数据经过相应的授权和会计审核，并充分发挥软件的防错、纠错、提示等功能，使输入数据的准确性得到校验，防止输入出错。财务核算处理可以设立部门负责日常的会计工作，保证财务人员进入系统的真实性，防止财务软件被人非法修改，另外从组织上强化风险意识，完善电算化内部控制机制

合理设置岗位，实行分组授权管理

 设置会计岗位可以使传统手工会计的职位相分离，职权不相容得到完美延续，根据会计电算化系统的业务要求，可以建立岗位责任制，使各个财务人员相互牵制，将会计数据维护管理与审核、系统操作与档案管理岗位分离，对不同岗位实行不同权限，用密码加以控制，密码可以由管理员统一管理，个人不得知他人密码，做到一密码对应一人一账号，明确规定每个操作人员必须采用各自的密码运行，各自稳赚不赔岗位的会计核算业务，防止操作人员示经授权有意或无意进入系统从事其范围以外的工作，保会计数据安全。单位还可以为会计人员设立岗位轮换制，设置管理人员实时监督管理。

发挥密码在内部牵制中的作用，加强会计电算化业务操作的控制

 单位制定了会计电算化上机操作管理制度，但是这些制度大多只是形式，而且在会计数据埋下了隐患。装有会计电算化财务软件的电脑硬盘上的数据在这个信息时代容易被篡改，数据删改不贸任何痕迹，从而使会计电算化数据失真。在会计电算化使用过程中，会计数据的准确性和安全性是首要的，必须制定和执行各种标准的操作流程，明确上机操作次序。对会计电算化财务软件的后台数据进行打包，会计核算中的更正操作将在后台和硬盘留下完整的痕迹，并不会随着财务软件的升级更新而被抹去。也要加强会计电算化系统的管理与维护，采用会计人员登录读取，每次登录都应在后台鎕下信息。会计电算化系统管理员应该使用管理员的功能设置并经常给会计人员更改密码，防止他人利用自己的权限进行违规操作，定期对装有会计电算化财务软件的电脑进行杀毒，并隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，以保障电算化系统的安全运行。 

加强会计电算化系统工作人员的职业首先和制度监督意识

 会计电算化系统内部控制的成败关键在于员工的思想素质和业务水平，加强会计人员的会计职业道德和制度监督意识是实施内部控制的组织保证，企业管理人员应该将会计人员职业道德纳入内部控制范畴，重视会计工作人员的内心想法，每个会计工作人员都应有上机操作日志，将财务软件操作步骤中删减、更新记录在案方便查找，作为过程记录与责任确认的证据，可以比照会计档案的保管期限来设定保留期限，作为备案，即使发生问题，也可根据权限追查原因，分清责任。