财务会计职能外化运行机制的框架设计

 财务会计职能外化运行机制的框架设计

　观点：提出企业财务会计职能外化应具备的技术和法律保障条件，并设计了以电子数据交换平台为中心的基本运行程序，以论证实施企业财务会计职能外化的可行性
　　一、企业财务会计职能外化的技术条件
　　（一） 构筑企业经济活动电子数据交换平台为确保企业财务会计职能外化的正常、持续、有效地运行，“外化”运行的技术条件首先就是要构建一个能联系经济活动所有相关者的电子数据交换平台，专业记账公司对于企业经济活动信息数据的获取就从该平台中实现。
　　根据当前网络技术的发展和普及以及电子商务的兴盛，笔者认为这样一个记录、传递企业经济活动信息的电子平台完全有实现的可能。事实上，眼下越来越多的为企业或个人提供经济交易服务的电子商务网站就是这种交换平台的雏形。当然，二者在服务对象、范围、功能等诸多方面还有很多的不同。这一平台要有效运行，实现“外化”目标，需要注意解决并完善以下三个方面的问题：
　　第一，平台的构建必须遵循统一的标准和原则，使不同地区、不同行业的经济主体能够接受、适应。
　　第二，需要成熟的网络技术，确保平台运作的稳定和数据在网络中传输的安全。第三，通过平台进行经济活动信息传递的企业组织及自然人必须经有关部门审核、验证，由平台授予其相应的电子身份和身份标识，这样一方面可保证相关主体从平台中快速、高效完成交易活动或获取有关信息数据，另一方面也可以防止各类网络经济犯罪，保障正当合法参与的各企业或单位个人利益不受损害。
　　（二）开发应用网络财务软件虽然专业记账公司从事的是企业经济业务的会计核算工作，但由于其服务对象不止一家企业，加上经济业务的有关数据来源于电子数据交换平台，因此使用的财务软件不等同于当前企业开展会计电算化所用的财务软件。需根据数据的来源、传输、处理及其披露上的特点和要求，使用适应于广域网络的财务软件（以下简称“网络财务软件”）。具体来讲，网络财务软件中的账务处理模块除了应具有与普通财务软件一样的，可实现日常凭证、账簿、报表处理等功能之外，还应设计、开发多项功能：首先需要重新设计数据接收和传输模块，加强数据的适时处理功能；其次需要另行设计数据的集中管理模块，使记账公司对众多企业的会计核算服务既有差异又能高效；再次，软件中的维护模块也应按照网络运行的特征增设相应的功能，以确保其他主要功能模块的安全运作；最后，该类软件操作应用的方便性要比一般财务软件更胜一筹，便于记账公司具体业务的分工。
　　（三）统一、规范电子结算方式经济活动不论以何种方式进行，其目的都是为了实现价值转移和取得经济利益。企业与其他经济活动的主体通过电子数据交换平台完成经济交易，也就需要借助平台同时实现涉及款项的电子转账和结算。目前，通过网络实现电子支付的方式已经出现，并日益受到人们的欢迎，现有电子支付的主要工具是各类银行卡，支持的网络是银行系统与部分企业及网站之间形成的局部领域，还未能实现对各个交易主体的普及。而电子平台的构筑，要求任何通过平台进行的经济业务都要以电子转账的方式实现款项结算，这就需要参与交易的各方必须使用银行卡通过平台的身份识别完成款项支付过程。因此，各单位组织和个人广泛使用联网、通用的银行卡是实现经济活动电子化以及“外化”设计目标的重要保障条件。
　　二、企业财务会计职能外化的运行程序模拟现在，市场上已经存在代理记账公司，会计师事务所也存在代理记账业务。通常是企业将原始凭证送到这些代理记账机构，或是代理记账机构去企业收取原始凭证。核算完成后，将账目、报表等会计资料交给企业。这种代理记账模式有以下三个弊端：一是浪费人力。必须至少有一个人进行凭证的传递工作。二是记账不及时。为了节省成本，往往十几天甚至一个月只传递一次原始凭证、记账凭证、账簿以及报表等会计资料。这样，势必使核算工作不能及时进行，从而不能对经济业务进行有效监督，不能为经济决策提供财务信息支持。三是不便于企业与代理记账机构之间的及时沟通。当代理记账机构对原始凭证存在疑问时，不能方便地与企业进行交流。
　　这种传统的代理记账模式显然不能够满足业务庞杂的大中型企业的要求。因此，企业要实现财务会计职能外化，尤其是大中型企业，必须运用先进的网络技术，才能方便地在企业与代理记账公司之间实现原始凭证以及其他会计资料的传递。现在的会计电算化技术已经能够做到除原始凭证以外的其他会计资料的远程传递，但是无法传递纸质的原始凭证。为了解决这个难题，必须使原始凭证电子化，并设置一个交易记录的网络平台，来记录企业的交易。代理记账公司可以通过网络从电子结算平台获取电子化的原始凭证，以此作为账务处理的依据。
　　（一）核算程序中的数据传递财务会计的基本职能是核算和监督企业的经济活动。企业的经济活动不外乎有：采购业务、销售业务、生产经营管理业务，以及投资、筹资，利润结算及分配等经济活动。下面将分别针对这些业务来设计数据传递的程序。
　　如果是立即付款的采购业务，供应商在电子结算平台上进入销售业务菜单中的立即收款业务子菜单，签发电子销售发票①。该企业通过电子结算平台进行网上支付②。电子结算平台自动通知代理记账公司③，代理记账公司依据电子销售发票进行采购业务的会计核算，并在发票上签字④。
　　（2）赊购业务的数据传递程序在进行采购业务时，如果不需要立即付款，首先由销售方（供应商）在电子结算平台上进入销售业务菜单中的应收账款业务子菜单，签发电子销售发票①，同时企业以自己的身份进入电子结算平台在电子发票上签字②。然后电子结算平台自动通知代理记账公司③，最后代理记账公司依据电子销售发票进行采购业务会计核算，并在发票上签字④。待该企业付款时，再次登录这张电子发票，通知电子结算平台付款，电子结算平台通知银行转账，并通知代理记账公司，代理记账公司依据电子发票进行付款业务的会计核算，并在发票上签字。然后通过网络通知该企业出纳人员签字（没有企业出纳签字的付款凭证不能通过审核与记账）。出纳签字后，传送到代理记账公司，然后由代理记账公司完成剩余的核算工作。
　　如果销售方是自然人，企业进入该公司电子结算平台的采购业务菜单，通过网上支付将款项通过银行转账到自然人账户。
　　2. 核算销售业务的数据传递程序（1）现销业务的数据传递程序如果是立即收款的销售业务，企业在电子结算平台上进入销售业务菜单中的立即收款业务子菜单，签发电子销售发票①。客户通过网上支付货款后在电子发票上签字②，电子结算平台自动通知代理记账公司③，代理记账公司依据电子销售发票进行销售业务的会计核算，并在发票上签字④。
　　（2）赊销业务的数据传递程序如果是应收账款业务，在进行销售业务时，首先由企业在电子结算平台上进入销售业务菜单中的应收账款业务子菜单，签发电子销售发票①。同时客户以自己的身份进入电子结算平台在电子发票上签字②。
　　电子结算平台自动通知代理记账公司③，代理记账公司依据电子销售发票进行销售业务的会计核算，并在发票上签字④。待客户通过网上支付方式付款后，电子结算平台自动通知代理记账公司③，代理记账公司依据电子发票进行销售业务的会计核算，并在发票上签字④。
　　对于零售商来说，其客户主要是自然人，采用立即付款的方式进行消费。对企业来说，就是立即收款的销售业务。自然人主要通过银行卡进行支付，刷卡时自动进入电子结算平台，其卡上的相关个人信息自动记录在电子结算平台中。
　　3. 核算生产经营管理业务的数据传递程序利用ERP软件，企业进行生产和经营管理经济业务的记录并传输给代理记账公司，代理记账公司根据接收到的业务记录对内部业务进行实时核算。
　　4. 核算投资活动的数据传递程序进行投资活动时，首先由被投资企业进入电子结算平台中的筹资业务菜单，签发电子凭证①。投资企业通过网上支付投资款②，电子结算平台自动通知代理记账公司③，代理记账公司依据电子凭证进行投资业务的会计核算，并在发票上签字④。
　　5. 核算筹资活动的数据传递程序进行筹资活动时，该企业进入电子结算平台中的筹资业务菜单，签发电子凭证①。投资企业或自然人通过网上支付②，电子结算平台自动通知代理记账公司③，代理记账公司依据电子凭证进行筹资业务的会计核算，并在发票上签字④。
　　6. 核算利润及利润分配的数据传递程序代理记账公司根据电子结算平台和企业输入的各种收入以及生产、管理、销售的费用支出，计算出该企业本年利润，并将利润数据传输给企业①；然后，企业根据管理层意见决定当期的利润分配及留存利润，并将相关信息反馈给代理记账公司。
　　7. 核算其他业务的数据传递程序例如，企业借给办事人员差旅费，出纳从进入电子结算平台上该企业的其他业务菜单的预借差旅费子菜单签发电子凭证，并通过网上支付形式将款项转到个人账户，电子结算平台通知代理记账公司进行账务处理、
　　二、电子结算平台的功能菜单设置电子结算平台的网站中应至少包括以下几个菜单：
　　对于电子结算平台来说，同一笔交易，涉及到至少两个法人实体。
　　1. 销售和采购业务当供应商采用赊销、赊购的方式销售一批货物给客户，供应商进入电子结算平台销售业务菜单下的应收账款业务子菜单签发销售发票，客户只需进入电子结算平台后，找到这张发票并签名。（只有在销售方输入客户代码后，购货方才能看到这张发票）。只有客户签名后的发票，电子结算平台才分别传递给供应商和客户的代理记账公司。客户通过网上付款后，电子结算平台分别通知供应商和客户的代理记账公司。
　　对于立即收付款业务，供应商进入电子结算平台销售业务菜单下的立即收款业务子菜单签发销售发票，客户进入电子结算平台后，找到这张发票进行网上支付并签名。电子结算平台通知供应商和客户的代理记账公司。
　　2. 筹资和投资业务当投资者向筹资者投资时，筹资者进入电子结算平台筹资业务菜单，签发电子凭证，并进行网上支付，电子结算平台分别通知筹资者和投资者的代理记账公司。
　　3. 其他业务企业由于其他原因需要通过银行存款、取款或转账时，进入电子结算平台的其他业务菜单，通过网上支付进行款项划转，电子结算平台通知企业的代理记账公司进行账务处理。
　　在电子结算平台记录企业对外的经济业务，可以防止企业虚构客户和销售收入，虚构供应商和采购支出，虚构筹资或投资等业务，以及通过关联方业务达到增加或减少盈利，隐瞒资金来源或去向的目的，从而切断了虚假原始凭证的来源。代理记账公司根据客观的经济业务进行账务处理，防止了企业内部会计人员迫于生计而听命上级，编制虚假记账凭证、虚假登记账簿，以及编制虚假的会计报表。对税收征收机构来说，更易掌控征税环节，防止企业设置真假两套账，瞒报销售收入，偷税、漏税。
　　须注意的是，凡是涉及到现金和银行存款业务的收款凭证和付款凭证，代理记账公司只有在企业出纳人员在网上签字以后，才能通过审核和记账。
　　三、专业记账公司的产生本课题组所提出的企业财务会计职能外化设计，主目标是从源头上防止会计造假，而实现这一目标的首要条件是建立承接企业财务会计职能的主体——专业记账公司（以下简称“记账公司”）。这种记账公司并非等同于目前社会中存在的接受企业委托从事记账、算账和报账业务的中介机构（如会计师事务所）。它不直接接受企业委托，而是通过一定的行政手段，划定、调节受托公司和委托企业。它具有高素质专业人员，是能够提供高质量高水平服务的专门从事代理记账业务的专业公司。其特点主要表现在：
　　第一，业务专一化。记账公司仅仅从事被划归代理的企业的财务会计核算工作，企业其他财务工作不属于其当前以及未来的经营业务范围。第二，专业水平较高。记账公司不但需要拥有高素质的人员队伍，还需具备先进、完善、安全的网络设施和相应运行软件等条件。第三，接受第三方委托。虽然记账公司的直接服务对象是外化财务会计职能的各企业，但其并不是由接受服务的企业直接委托，而是由第三方权威机构（如政府等有关机构）进行委托。这种会计核算委托方式能真正割断企业与记账公司的利益依附关系，消除会计造假源头。由于目前社会经济中尚不存在这类记账公司，要实现企业财务会计职能外化，就需要通过一定方式或途径催生和促进其产生。
　　我们认为，主要可采取两种方式：
　　一是将企业原有的会计部门分化出来，与企业脱钩、独立，形成记账公司。采用这种方式的优点在于可以保障企业会计工作顺利交接，不会造成人员较大的波动，保持员工情绪稳定，有利于今后合作的开展。缺点是记账公司的人员源于原企业，与其必然存在着千丝万缕的联系，独立且不受制约地进行会计核算活动的原则性要求就可能打折扣。再说并非所有企业的会计部门都适宜分化改造为记账公司，这是因为企业中财务会计部门的专业技术能力大小不一，会计人员素质参差不齐，很难保证所有企业的会计人员都能胜任专业财务公司的业务。只有那些原来专业能力较强、人员水平较高企业的会计部门才适合分化为专业记账公司。二是将现有一部分从事代理记账业务的社会中介机构（主要是会计师事务所）进行业务调整、分离，改组为专门进行代理记账经营活动的专业记账公司。采用这种方式的好处是不仅能够避免记账公司与企业单位之间的渊源关系，保持其工作的独立性，而且还能够利用已有的社会专业分工优势和行业专家的才能，达到社会专业资源的有效配置。企业会计职能外化后，被精简的财务人员一部分可填补由现行中介机构改组的专业记账公司的会计岗位空缺，另一部分可从事社会中介机构的审计工作等。
　　两种方式综合权衡利弊后，我们认为采取第二种方式形成专业记账公司是目前较为可行且适宜的途径。
　　四、“外化”的法律保障“外化”设计的首要目标是为了彻底解决会计造假问题，消除会计信息人为失真隐患，维护以投资者为主体的广大会计信息使用者的合法经济权益，这一理念与我国现行《宪法》第六条体现的维护和保障一切投资者合法经济权益的精神相一致。[3] 然而，在《宪法》以下层次的法律法规中，“外化”活动却没有相应的法律法规作为依据和保障，并且“外化”要求还与当前的有关法律规定存在着冲突的地方，如现行《会计法》第五章第三十六条规定各单位应设置会计机构或在有关机构中设置会计人员，只有不具备设置条件的，才可以委托中介机构进行代理记账。因此，“外化”要付诸实践，必须依赖相应的会计法律及制度框架作保障：
　　首先需要较高层次的会计法规予其“正名”，如在《会计法》中可将第五章第三十六条款规定修改为：各单位可设置会计机构或在有关机构中设置会计人员，也可委托中介机构代理记账。对于会计信息不实、又屡禁不止的企业，应由第三者（如某政府机构）指定专业记账公司为其代理记账。
　　其次，要逐步完善“外化”运行中各参与者的活动规范、保护有效行为的法律制度，包括确认每个经济活动主体在电子数据交换平台中的身份及其行为的法律规范（可以目前已实施的《电子签名法》为基础）；规范各主体通过网络实现经济活动的行为规范，如调整电子商务活动关系和电子结算方式的法规 、约束指导各主体在电子数据交易平台上的行为法规等法律制度体系。
 再次，需要建立与健全用于专门控制和系统控制网络信息生成、传递和使用安全的信息安全法规，目前我国就网络信息安全问题已制定了一些措施和制度，但针对“外化”活动整个运行体系而言，还不够专业性、系统性，所以要确保“外化”的顺畅实施，政府有关部门应在这方面加大立法力度。
 根据财务会计专业的学习，做出以上观点的框架设计，这样能更好的结合，以便从工作中找到更有效地完成方法。