浅议粤通公司管理费用的内部控制

本论文在会计论文栏目，由论文格式网整理,转载请注明来源www.lwgsw.com,更多论文,请点论文格式范文查看浅议粤通公司管理费用的内部控制
我国改革开放以来，随得社会经济的高速发展，私营企业茁壮成长，现已成为我国国力不可小觑的力量。在企业内部管理控制中，企业往往更关注成本的控制，销售额的增加，利润的获得，而忽略了日常费用的管理控制。我认为，企业不应该单单只关注经营生产成本收入的情况，各种期间费用的控制，也是一个不可忽视的问题。下面将具体以粤通公司为例，从几方面对于其管理费用的内部控制相关问题进行论述。
一、管理费用的概念
企业管理费用是指企业行政管理部门为管理组织经营活动而发生的各项费用。
管理费用属于期间费用（包括管理费用，经营费用，财务费用），在发生的当期就计入当期的损益。
二、管理费用的内容
在我国2001年的《企业会计制度》中关于“企业管理费用”主要内容包括:(一)企业管理部门及职工方面的费用：公司经费、工会经费、职工教育经费、劳动保险费、待业保险费。(二)用于企业直接管理之外的费用：董事会费、咨询费、聘请中介机构费、诉讼费、税金、矿产资源补偿费。(三)提供生产技术条件的费用：排污费、绿化费、技术转让费、研究与开发费用、无形资产摊销、长期待摊费用。(四)购销业务的应酬费：业务招待费。(五)损失或准备：坏账准备、存货跌价准备、存货盘亏和盘盈。(六)其他管理费用：指不包括在以上各项之内又应列入管理费用的费用。
三、管理费用内部控制的现状
降低经营生产成本，提高企业利润是每个企业努力不懈的目标。大多数企业通常比较关注经营生产的成本控制，而忽略了企业自身的另一项重大资金流出的控制，即期间费用（指财务费用、销售费用和管理费用），其中，又以管理费用最为繁杂、占的比重最大。
以粤通公司为例，粤通公司07年期间费用为388.68万元，其中管理费用占了61.45%，对主营业务收入的消耗比为6.01%，业务招待费更是占了整个管理费用的19.3%；粤通公司08年期间费用为375.76万元，其中管理费用占了55.66%，对主营业务收入的消耗比为5.48%，业务招待费占整个管理费用的20.5%；从上述资料可以看出，粤通公司因内部控制不善，管理费用率过高。其中，业务招待费超过主营销售收入百分之一，严重超过规定的税前抵减额度，经核查，为内部控制不当，存在铺张浪费，虚报等情况。
从上述资料可以看出，管理费用在企业日常费用中所占的比例最大，应该引起企业的高度的重视，并制定合理的内部控制制度来的规划控制。
四、粤通公司目前存在的问题
目前，由于是家族企业的经营性质，粤通公司在管理费用内部控制上存在着众多问题。通过对粤通公司实地的查看与资料分析,整理分析如下:
（一）、职工职位情况分布不合理。职工人员人数众多，人浮于事。因企业为家族经营的性质，存在着很多人情关系，空降部队等等。有些职工不认真工作，拖拖拉拉，效率低下。甚至有些职工，只占其位，不谋其职，为公司经营管理造成了很大的负担。专业技术人员又多为虚设，未能尽到相应的工作责任。在质量管理、税务审计等方面，各职位均为兼职人员，未能很好的尽到相关责任，造成各项必要质量检验、审计等等费用支出需要外购完成，由于便造成了双方费用的存在。
（二）、日常办公用品浪费，费用控制不善。职工节约意识低，对办公机械日常养护知识不足。职工的节约意识未得到加强，使日常办公用品类的严重浪费，如打印纸张、笔、墨水等等；由于对日常办公机械养护知识不足，造成机器经常性人为损坏，每月因此需支付一笔为数不小的维修养护费用。尤其是管理层费用开支过大。因大多数高层管理人员，都具有一字报销的权力，又没有严格的管理控制规定，财务部门未能很好的沟通审核，高层管理人员一时未能自律,便造成了多报虚报的等情况存在。
（三）、公物私用情况严重。职工自律性差，价值观没有得到很好的指引。认为公家物品不是自家的，不必珍惜节约。经常使用单位电话私聊，每月电话费用达万元；使用公车办理私事，浪费燃油费；使用公家电脑办公用品等等办理私事。
（四）、每月有大量的月刊报刊类广告支出,从排版印刷一概外包,未进行询价，制作成本较高。发放这类广告纸质时，也未能做到合理利用，造成随便丢弃，重复发放等很多浪费现象。甚至未能按实现使用计划印刷，进行多印补印多余的费用支出。
（五）、业务招待费未得到合理的控制。业务招待费一向为企业内部很大一个难题，粤通公司也未能例外。因为商贸经营企业，业务部门为扩展业务，经常性请吃请喝请玩，甚为铺张浪费，又都为公款报销,但不能做到合理的使用与节约,使这方面不必要的支出增多。
五、控制、降低管理费用的措施
从管理费用的内容可以看出，可将管理费用分为可控费用和不可控费用。可控费用如职工工资及福利费、办公、差旅、会议、交通、招待等等费用；此类费用，带有较大的主动性，可通过各方控制达到降低优化的效果；不可控费用如教育、保险、折旧、摊销、损失等费用以及税金、各项准备金等等，此类费用比较被动性，不是日常可以预料控制，只能顺期自然或是尽力了。
加强管理，针对粤通公司管理费用内部控制的现状，提出以下措施，以降低管理费用：
(一)、控制职工人员数量，建立多职能联合工作小组。在管理部门，最大的费用发生在于人浮于事，工作效率低下。合理安排职工工作岗位，因才安排工作内容，避免空置人员存在，造成不必要的费用。专业技术人员应聘请全职人员，全职全能负责相关工作，尽到相应的工作责任。非必要情况下，不聘请兼职人员；兼职人员即造成费用，又不能很好的完成工作要求。如若不能有全职人员全程负责，一切质量管理、税务审计等方面的需求，应全额外购最好。
(二)、加强人员培训，大力提高使用办公自动化水平。目前，粤通公司管理部门普遍配置了较高计算机水平，网络设置完善，但与此相比，办公费用尤其是纸张和打印、复印终端的使用有增无减，这些都导致费用无形上升，而且很难控制，这主要是因为管理部门的很多人员工作习惯并没有转变到网络办公环境中。一是通过人员培训以训练自动化办公的技能;二是通过内部规范强制管理部门人员适应无纸化办公条件;三是开发内部实用型软件，方便工作人员操作。
(三)、控制管理人员费用支出。作为粤通公司的管理人员，行为的控制大多依靠自律，一般没有明确的约束机制，由于大多数较高层的管理人员可以直接签字报销，而且相互之间没有信息沟通，遂有可能会造成费用使用上失控。为此，公司领导层应当制定明确的管理人员支出范围和标准，并强化监督，确保管理人员遵守规范性要求。
    (四)、合理控制印制相关广告类报刊。每月有大量的月刊报刊类广告支出,应经过多家厂商再三比价，选择较经济合算的厂商合作。定制数量应事前经过对比前期三个月平均用量，合理预算定制，避免造成库存积存浪费；发放相应广告纸质时，应制定领取签收，由领取人签领，并控制领取的数量，发放范围，避免重复发放、随乱丢弃等浪费行为等。
    (五)、加强对业务招待费的控制。在我国社会和经济环境下，管理费用中业务招待费的控制应当加以重视。在这方面，加强支出标准制度制定和授权审批控制，应当作为业务招待费管理方面的重点。业务招待费控制企业业务招待费的管理和控制一直是企业管理上敏感的话题，也是管理费用控制中历来深感头痛的问题。每年企业业务招待费的开支和控制情况都要作专题报告，职工对此的关心和议论也是必须抓好这项管理工作的压力所在。为此，应该实施如下比较严格的控制方法：　1、以上年度企业收入为参考，制定公司和各部门本年度业务招待费计划指标，指标一经制定，年度内不作调整。2、将公司指标下解到各部门、办公室，同时将公司领导分别列入所分管部门、办公室一并考核，月度终了实行开支情况公布，节余不补也不结转下月，超支全额扣罚分管领导和主管工资奖金。部门内同样实行月度考核，超支部分全额扣罚经理工资奖金。3、对于不可预见专项工作（如迎接上级质量安全检查、工管税务检查等）中超支的业务招待费，由财务部出具专项报告，交公司纪总经理审核签证后可单独列支，不作考核。4、实行定点就餐、外出办事人员不得签单、在外接待须报经公司分管领导批准等相关控制措施。
    (六)、加强职工企业文化的培训。从企业精神、企业道德、价值观念等方面，改变职工占用公家物，贪小便宜的思想，树立起“服务社会，便利人群，开发产业，富强国家”的价值观念，培训节约环保思想。使职全能发扬节约的美德，从一针一线开始，节省各位办公用品等资源。从内心把企业当成家来爱惜爱护，便能更好的为企业服务，为客户服务。
　　总之，粤通公司在追求低经营生产成本、高销售高收入的同时，且莫忽视各项期间费用，特别是管理费用的管理与控制，以便提高整体管理水平，全方位控制经营费用，提高经营绩效。