浅谈物资管理系统的基本设计要求

摘  要：本文在分析目前本单位物资管理中存在的问题的基础上，结合管理信息系统开发的概念、结构及系统开发的基本原理和方法，论述了开发套物资管理信息系统的意义、解决办法、基本构想和发展前景。
 关键词： 物资管理 管理信息系统 系统开发
 
1管理信息系统概述
1.1 背景介绍
 当今社会是一个信息社会，一个知识经济时代。自世界上第一台计算机ENINC(Electronic numerical integrator and calculator)于1946年在美国问世到现在，计算机业飞速发展，技术淘汰指标高的惊人，价格下降以及软件应用的快速扩展引发了以信息处理计算机化为标志的“微机革命”，随之而来的是以全球信息网络普及和全球信息共享为标志的“全球信息网络革命”的蓬勃兴起。可见，世界已进入在计算机信息管理领域中激烈竞争的时代，计算机已经变得普通的不能再普通的工具，如同我们离不开的自行车、汽车一样。我们应该承认，谁掌握的知识多，信息量大，信息处理速度快，批量大，谁的效率就高，谁就能在各种竞争中立于不败之地。
1.2 管理信息系统的作用
 管理信息系统（MIS）的概念是1961年美国人J。D。GALLAGHER首先提出来的，是一门新兴的、集管理科学、信息科学、系统科学及计算机科学为一体的综合性学科，研究的是企业中信息管理活动的全过程，以便有效的管理信息，提供各类管理决策信息，辅助企业进行现代化管理。
 管理信息系统是企业的信息系统，它具备数据处理、计划、控制、预测和辅助决策功能，具体作用如下：
 （1） 用统一标准处理和提供信息，排除使用前后矛盾的不完整的数据。
 （2） 完整、及时提供在管理及决策中需要的数据。
 （3） 利用指定的数据关系式分析数据，客观预测未来。
 （4） 向各级管理机构提供不同详细程度的报告，缩短分析和解释时间。
 （5） 用最低的费用最短的时间提供尽可能精确、可靠的信息，以便使决策者选择最佳的实施方案，以提高企业的经济效益。
1.3 物资信息系统开发的意义
 信息已成为继劳动力、土地、资本之后的又一大资源。谁控制的信息越多，谁利用信息资源的效率越高，谁就会在各方面的竞争中占有一席之地，谁就会有更多的优势。
 物资供应部门是企业与生产单位之间的桥梁、纽带，是企业正常生产的物资保障部门。正因为供应部门是关键的中转环节，建立一套物资管理信息系统对于如何有效的把本单位生产所需的生产资料及时、保质保量的供应上去，有着重要的意义。从微观上讲，建立一套物资管理信息系统能够加快物资的周转速度，提高生产效率，从而加强了管理的信息化手段，提高了本单位的经济效益。从宏观上讲，顺应了社会的信息化、社会化潮流，缩短了整个社会化大生产的周期。
2 国内外现状的研究
2.1 　国外现状
 计算机的发明应用，被视为人类的第三次重大的科学技术革命，是一次飞跃。过去的革命最高成就就是“用机器制造机器”，是手的延长，而计算机的出现却能做到“用机器控制机器”，是脑的延伸。计算机是提高生产效率的主要工具及途径。在西方国家，计算机系统的发展有以下四个阶段：
 第一阶段（1954--1964）电子数据处理阶段（EDP）。 此阶段以单项数据处理为主，如财务管理、物资管理、工资管理等。
 第二阶段（1964--1974）管理信息系统阶段（MIS）。在这期间，由于高速度的处理机、高速度大容量的存储器与器件有了突破性进展，使得计算机应用系统从单项应用的 EDP发展到多功能、多层次、综合性的应用阶段，使得 MIS日渐成熟，具有了控制、预测、辅助和决策的功能。
 第三阶段（1974--1980）决策支持系统阶段（DSS）。在此阶段解决的主要是面向高层管理，大范围的决策问题以及非结构化信息的处理。
 第四阶段（1980--）职能管理系统阶段（IMS）。这个阶段强调的是综合管理功能，多维服务模式，人机协调的、智能化的、集成化的计算机辅助管理功能等。
 据统计，目前，美国在财务会计上占有90%的工作由计算机完成；物资管理中80-100%的信息处理由计算机完成；计划管理是80—90%；在计算机应用发展较快的国家中，计算机应用于经济管理的占80%；用于科技计算的占8%，用于生产过程控制的占12%；由此可以看出，经济管理是计算机应用的主要领域。
2.2 国内状况
 由于种种原因，我国的信息资源建设水平远远落后于信息基础设施的建设的水平。长期以来，我国信息资源的开发管理未能与信息资源的增长同步进行。我国有丰富的原始信息资源，但在此基础上再生的二次信息系统和数据库产业的规模和市场占有率、使用率相当低，大量的有价值的信息未能进一步加工成商品使其增值。我国的计算机应用要比西方国家落后十几年，管理信息系统的开发应用是从1973年开始的，83年以后才开始了大量的实际的开发和研究工作。因此，信息资源的开发和利用已被确立为国民经济信息的核心内容，信息数字化，传输的网络化是缩小发展中国家与发达国家差距的捷径，值世界信息化浪潮正以不可阻挡之势席卷全球时，我国要迎头赶上，就必须利用现有的信息基础设施，重点开发和推广应用于各类科技经济等数据库和网络资源服务系统，以便取得巨大的社会效益和经济效益。
 由于物资管理在社会大生产中占用重要地位，其计算机化在发达国家已达到95%以上，而我国在全国范围内推广计算机在管理中的应用，是在80年代初开始的。起步虽晚，但发展快。特别是微型计算机的出现和普及，为信息处理提供了物美价廉的手段，对于推动我国管理信息处理现代化起到了重要作用。 第三章物资管理工作中存在的主要问题
3 开发技术
3.2 系统建设的原则
 人类在复杂的工程技术系统如能源、交通等建设方面，积累了丰富的经验，为研究复杂系统如管理信息系统提供了科学的指导性方法论，其主要原则如下：
3.1.1 整体性原则。系统是相互联系，相互作用的诸要素组成的综合体。我们必须从整体和各组成部分的相互关系来考察事物，从整体目标和功能出发，正确处理系统各组成部分之间的相互关系和相互作用。
3.1.2 分解—协调原则。就是把复杂问题化成若干相对简单的子问题以方便求解。若子系统的问题比较复杂，还可以再分。但在处理各类子问题时，必须根据系统的整体功能和目标，协调各子系统的行为、功能与目标，以保证整体功能目标的实现。
3.1.3 目标优化原则。所谓目标优化原则对简单系统来说，是求最优解，对复杂系统来说，求的是满意解。一定要注意，目标优化原则并不简单是求最优解的问题
 这里最需要指出的是：以上三原则是系统方法中处理复杂系统问题的三个主要原则，并非全部原则。在处理实际问题时，还需在这些原则的指导下，根据问题的特点，确定求解的具体方法和策略。
3.2 系统建设基本方法
3.2.1系统分析 包括系统逐步调查，系统的可行性研究，现行系统的详细调查，新系统的逻辑方案的提出。
3.2.2系统设计 包括系统总体结构设计，系统总体功能设计，系统总体物理结构设计，系统详细设计，数据库设计，代码设计，输入输出设计，处理过程设计。
3.2.3 系统实现 包括程序设计，系统测试及制作安装盘。
3.2.4系统的运行及维护 本系统总体上就是用了这种生命周期法进行系统分析和设计的。
4 系统的实现
4.1 系统分析
 所谓系统分析，就是指在整个系统开发工程中，解决“做什么”的问题，把要解决哪些问题，满足用户哪些具体的信息需求调查分析清楚，从逻辑上或说从信息处理的功能需求上提出系统的方案，即逻辑模型，为下一阶段进行物理方案设计，解决怎么办提供依据。它是信息开发系统中的一个重要阶段，是建立系统模型的第一步。其核心是目标分析与需求分析，最后提出系统的逻辑方案。
4.1.1 物资管理信息系统用户
 物资管理信息系统的主要用户包括以下4类
 （1）各三级单位负责人
 （2）使用物资管理信息系统的各职能部门的负责人
 （3）各三级单位信息管理的高层负责人
 （4）供应站负责运行维护管理信息系统的管理人员、技术人员和操作人员。
4.1.2 物资管理信息系统的主要业务
 各个物流企业的需求不尽相同，大体上可分为如下几个方面：
 （1）用户的信息要求：随时查询库存物资状况，进行库存物资汇总，对记录能随时删除、插入及恢复。
 （2）用户的处理要求：能随时增加、删除，修改每一个库存物资记录，并能打印单据。
 （3）对数据的安全性、完整性的要求：要保证每个记录必须完整，不能被他人非法窃去本系统的逻辑模型主要是以系统的数据流程图和数据字典为主要描述工具，以信息系统中应有的数据流程和数据结构来描述系统。
4.2数据字典（DD）
 物资管理信息系统数据流的DD表包括如下内容：
 数据流
 系统名、物资管理、编号;
 条目名、物资库存清册、别名;
 来源、物资管理
 数据流结构、库存清册={序号+物资项}
 简要说明、清册打出后报供应处有关科室
 修改
 记录、编写日期
 审核日期
4.3 系统设计
 本阶段的主要任务是将反映用户基本信息要求的系统逻辑方案转换成可以实施的基于计算机的物理方案。具体步骤如下：
 4.3.1设置数据库表
 系统总体结构功能模块设计后，就要对数据库进行设计了。我们用的是关系数据库，而数据之间的结构关系可以用E-R表来分析。E-R图由实体、属性、实体之间的关系三部分组成。其中：①仓库包括仓库保管员职工号、仓库号、面积、电话号码；②职工包括职工号、姓名、年龄、职称；③供应商包括供应商号、姓名、地址、电话、帐号；④零件包括零件号、名称、规格、单价、描述。
 根据物理结构设计的三原则（即尽可能减少数据冗余和重复；结构设计与操作设计相结合；数据结构要具有相对的稳定性）进行本系统中关系数据库表结构设计及代码设计。仅举一例如下：
 例：库存物资账表（KCWZZB）
字段代号 字段名称 类别 宽度
XH 序号 N 2
WZMC 物资名称 C 12
WZLB 物资类别 N 2
WZXH 物资型号 C 16
SL 数量 N 6
SHDW 四号定位 C 8
CJ 厂家 C 18
BZ 备注 C 20
 由于数据库中所保存的数据是系统中非常重要的资源，所以在数据库设计时一定要注意库结构的安全性、完整性，并发控制与恢复，而一般的数据库管理系统都提供了一定的数据保护功能
4.3.2 代码及输入输出设计
 本系统代码一律采用汉语拼音的首字字母作为该项代码，主码一律采用阿拉伯数字从1开始递增。
4.4 系统的实施、运行及维护
 4.4.1软件开发工具的选择
 选择了较为流行的POWERBUILGER5 0，它具有较为直观方便的优点，属于可视化的开发工具，即第四代开发工具，而且它最大的优点是可以通过网络调用后台的任一数据库ORACLE SYBASE
 FOXBASE等，例如；我们打开一个应用程序，选择的文件为库存管理即KCGL.DB,程序为
 sqlca.dbms=’0 dbs’
 sqlca.database=’kcgl.db’
 sqlca.userid=’dba’
 sqlca.dbpass=’sql’
 sqlca .dbpram=’connectstring=’dsn=newdb;
 uid=dba; pwd=sql’’’
 connet
 open (face --win)
4.4.2.硬件的配置要求：486以上的微机，16M以上的内存，50M以上的硬盘软件的配置要求：WIN95中文版操作系统
4.4.3 系统维护 系统的维护主要分为纠错性维护、适应性维护、完善性维护和预防性维护。
 （1）纠错性维护：由于本系统测试不可能揭露系统中存在的所有错误，所以当系统运行到一定时期后会暴露出系统内隐藏的错误，这时候要及时纠正。
 （2）适应性维护：这里指为了使本系统更好的适应环境的变化而进行的维护工作。一方面由于计算机技术的飞速发展，原来的系统不能适应新的软硬件，另一方面，应用的对象也在不断的发生变化，将导致系统不能适应新的应用环境，因此，有必要对系统进行调整，以保证系统时时都能满足用户的要求。
 （3）完善性维护：要根据用户不断提出的新要求来不断扩充原有的系统的功能。预防性维护： 把维护工作由被动变主动，来延长本系统的使用寿命。据统计，完善性维护占所有维护工作总数的50%左右。可见，系统维护工作中，一半以上的工作是对系统的完善，一定要多加注意。
5 系统的发展前景
 随着社会的发展，一方面，管理信息系统对企业的影响会越来越重要，甚至关系到企业的存亡；另一方面，管理信息系统本身也在不断的发展，其开发方法从早期的生命周期法到80年代初发展起来的原型法，再到面向对象的开发方法，以致现 在最新技术—计算机辅助软件工程（CASE）的出现，使管理信息系统开发的效率、性能都在不断地提高。本系统虽然具有一定的优点（由于POWERBUILDER能够与各种数据库相联系，有一定的应用范围，故短期应不会落伍），但若不适时进行调整、改进、完善，必将被更新的、功能更完善的物资管理系统所代替.