档案的利用服务

档案的利用服务
                  
 [内容提要]：档案是人类文化遗产的重要组成部分，是人们在改造客观世界和主观世界过程中形成的有保存价值的历史记录。档案有不可估量的收藏价值，而收藏价值的体现不仅因为它能够体现出我国文化的辉煌炫耀，也体现了它利用服务方面的价值。我们因对服务利用有深刻的了解，了解它的服务方式以及对外开放档案。更好的做好档案的利用服务以为建设好档案事业，服务于社会服务于人民。
 [关键词]  档案   利用    服务
 一、档案利用服务工作
 档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为"档案的利用服务工作"，或简称"档案利用工作"，又称"提供利用"。
 档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。
 它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。
 它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。档案工作为社会服务的体现就要求档案利用工作必须有为社会物质文明和精神文明建设服务的明确方向。发扬主动服务的精神是利用工作中服务思想的一个重要方面。档案的服务思想要做到全面、及时、准确、有效地为档案用户服务。了解档案，做好档案的利用服务工作间。但要注意档案的服务利用工作中的保密工作。提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。
 二、档案利用服务方式
 档案馆（室）提供档案为社会主义事业服务，一般有以下几种：1，以档案原件提供利用。2，以档案复制品提供利用。3，综合档案内容编写书面资料提供利用。
阅览室
     阅览室是档案管（室）集中接待利用者，直接传播档案信息，当面提供咨询服务的基本场所见。建立阅览室接待利用的方式有很多优越性：有专门设施，由专人监护和咨询，既便于档案的保护和保密，又能为利用者提供较好的阅览条件；可以提高档案的周转率和利用率，避免因一人借出馆外而妨碍多人利用之弊；便于了解和研究利用档案的情况，从而改进和提高利用工作。
    （二）外借
     档案外借服务是指档案馆（室）为满足某些需要档案原件或副本作证据的特殊的利用需要，暂时将档案借出馆（室）外使用的一种服务方式。
    （三）制发复制本
     制发档案副本提供利用具有较多的优点：一方面，利用者不到档案馆（室）即可获得所需的档案材料，即方便用户，又可在同一时间内，满足较多利用者的需要，使档案更充分地发挥作用；另一方面，有利于档案原件的保护和流传。提供档案复制本是档案管理和利用服务的一种有效方式。
 （四）展览
 档案的展览是指根据某种需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料。这是通过展示和介绍有关档案的内容和成分而提供利用的一种服务方式。
 （五）制发档案证明
 档案馆(室)制发档案证明，是满足机关、团体和公民利用档案来说明一定事实的一种手段，是档案馆（室）提供档案为组织和公民服务的方式之一。
 （六）参考咨询
 档案馆(室)的参考咨询工作，是档案工作人员以根据档案解答问题的方式，向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作。
 三、开放档案
 开放档案就是档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需要的社会化服务政策与措施。它是公民知情权、参政权、议政权等民主权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。
 随着知识经济、信息时代的到来，开发利用档案信息资源已成为档案工作的根本目的，它是档案工作中最具活力的一项内容，但是目前档案工作检索工具落后、提供利用方式单一的状况已不能适应工作需要。要真正体现档案的价值，我们必须打破传统的思维方式和工作方式，尽最大可能在档案利用服务上有所创新。
 四、增强利用服务意识
   （一）强化服务意识
 档案管理人员要认真学习党的路线方针政策和档案管理法规，打破自我封闭、因循守旧、安于现状的思想，树立开拓进取、勇于创新、谋求发展的意识，做到“一个坚持、 四个转变”，“一个坚持”就是坚持全心全意为人民服务的宗旨，“四个转变”即把过去为政治斗争服务转向重点为社会主义现代化建设服务；把主要为本单位服务转向为持有合法证照的组织和公民服务；把为利用查阅服务转变为积极开发档案信息资源、主动提供利用，服务市场经济；把只管提供利用、不重视利用效果反馈转变为重视档案的社会效益和经济效益，增强开发档案信息资源以转化为现实社会生产力的意识。档案人员应该加强档案利用工作，提供利用时应该做到有的放矢，要改进服务方式，变被动为主动，把档案服务意识和利用意识贯穿于整个档案工作中。
   （二）完善检索工具
 齐全完整的档案材料是档案信息开发利用的先决条件，案卷质量的好坏，直接影响档案利用工作的发展，案卷的内容与质量取决于档案的接收与征集。档案人员要按规范和程序积累文件材料进行归档，收集中要避免出现片面性，力求多方面收集，以免出现因收集困难而未收集归档，给日后的利用带来不便。在接收、征集工作中要强化超前意识，将案卷质量的第一次把关移到档案的征集阶段。要加强档案检索工具的更新，目前多数档案馆（室）仍多数是手工检索，档案检索工作必须向微机检索发展方向。作为档案工作者，要有超前意识，及早的分析、衡量、改进利用环节上的不适应部分如检索体系，只有在提供利用工作中不断修定完善检索工具，才能为微机管理提供规范科学的依据
   （三）开发信息资源
 信息资源开发水平是档案馆（室）综合实力的集中体现，把档案资源优势转变为信息优势，是一项专业技术性很强的工作。为此，档案管理人员要学习和掌握国家有关标准规范等档案业务，学习、了解本单位的业务知识，熟悉各部门客观利用的需要，调整和优化信息开发手段，为利用者提供系统详实的档案信息资料。随着科技的发展，还要学习和掌握计算机知识，逐步实现档案管理现代化，只有这样，才能跟上时代的步伐，真正有效地开发、利用档案信息资源，更好地促进档案工作的发展。
   （四）注重效果反馈
 作为档案工作赖以生存和发展的利用工作，利用效果最能体现档案馆（室）的工作状况，做好档案利用信息的反馈和分析工作，是加大档案信息资源开发力度、提高开发质量的重要措施，通过对反馈信息的收集、汇总、分析和加工，可以及时地了解和掌握社会的需求，调整档案工作的方针政策和工作计划，更好地开发档案信息资源，服务于社会主义市场经济。所以，重视并做好档案利用效果反馈工作，对有目的的开发档案资源，增强利用者的档案意识，提高档案馆（室）的地位，将起到极其重要的作用。
 做好档案的利用服务工作很重要，深刻了解档案利用服工作的重要性。它是社会发展的需要，适应了我国生产力的发展水平，带动了社会经济，政治，文化的全面发展。我们这一代更应该做好档案工作，更好的服务社会，为社会的进步尽我们应尽的责任！