外埠差旅费借款及报销制度
一、借款 (一)借款原则 1、一次性现金支付额在5000元以上,应提前一天通知现金出纳,以便及时准备现金。 2、借款人员必须在借款单上详细填写借款部门、借款人姓名及人数、出差地点、出差任务、计划出差天数、计划乘坐的交通工具、大、小写金额(大、小写必须一致,数字前必须封顶)及借款方式(如现金、支票等)。 3、出差借款限额=人数*[交通工具费用+计划出差天数*(宿费上限标准+交通补助+生活补助)*1.2] 4、原则上不允许员工之间向公司代借款项,如代借款项,财务只向代借人索要欠款,由此一切后果由代借人负担。 5、借款单上各项必须填列齐全,各审核人、审批人方可执行审核及审批,否则财务有权要求借款人重新履行审批手续。
(二)借款程序 1.填写借款单一式三联 2.审核 3.审核借款手续是否齐全,是否预算内支出? 是 否 6.支付现金 7.在记帐凭证上签字 4.资金支出合时性审批 5.凭借款单记帐联制单、其余二联留存 二、报销 (一)报销原则 1、报销人必须将所报票据进行分类、有序地粘贴,即同一类别的票据按金额大小有序粘贴,粘贴长度以不超过原始粘贴单为限(如票据过大可适当折叠)。 2、报销人必须填写“外埠出差旅费报销单”,在报销单上按时间顺序如实填写途经各地的费用,并在原始粘贴单上写清所附单据的张数、费用类别、金额、报销经办人等。 3、报销人员所报票据必须是正式的、有税务监制字样的票据,除行政性收费外,不得以收款收据作为报销凭证;报销凭证上应盖有清晰的财务专用章戳记,并注意票据上所附的各种说明,如“无专用章无效”、“不得作为报销凭证”等字样。 4、为提高财务工作效率,规定每周一、三、五为财务报销日,每月末前三天、月初后三天及每月开资日不办理报销业务(特殊情况除外)。 报销人员如违反上述规定,会计有权拒绝报销。 (二)报销程序 1.粘贴原始单据 填写原始凭证报销单 6.在记帐凭证上签字 2.初审是否预算内支出 5.收、付现金 是 否 4.审核制单 3.审批
三、出差基本原则 (一)如实际出差人数、天数、费用超出原借款单所列各项的,须经费用审批人批准。 (二)任何部门和个人不得以公出为名,搞旅游活动或办个人私事,如有上述情形所发生的费用,全部由个人负担。 (三)公出人员没有特殊情况,不得绕道乘坐车、船。如确实有特殊情况,需经费用审批人批准。否则,绕道行驶发生的车、船费及绕道期间发生的其他一切费用均由个人负担。 (四)公出人员在没有完成预定任务的情况下,中途因个人原因需要回公出人员工作所在地的,必须事先报费用审批人批准,而且由个人负担出差地返回工作所在地的交通费。 四、差旅费标准 (一)交通工具标准 1、乘坐车、船、飞机的等级标准,按下列规定执行: 行政级别 飞机 火 车 轮 船 总裁、高级副总裁 经济舱 软卧 一等舱 副总裁 经济舱 软卧 一等舱 总裁及高级副总裁助理、大区及事业部副总、开发事业部正、副部长 经济舱 软卧 二等舱 其他人员 经批准 硬卧 三等舱
超标乘车、船者必须事先报费用审批人批准。 2、出差人员坐飞机要从严控制,出差路途较远(乘火车、轮船连续十二小时以上且没有直达车、船)或出差任务紧急、乘火车、轮船等其它交通工具来不及的,经费用审批人批准方可乘坐飞机。 3、公司已办理员工保险卡的人员出差时不给报销飞机保险费。因个人原因发生机票退票费不予报销。因公司原因发生退票,请在报销时向财务人员提供本部门领导签字的退票原因说明。购买打折机票,据实报销,将机票金额处填写实际支付价款,对于不据实报销人员,一经查出,将按差额的3-5倍罚款并予以通报批评。 4、乘坐火车,从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜六小时以上的;或连续乘坐时间超过十二小时的,可购同席卧铺票。符合上述条件,不买卧铺票的,节省下的卧铺票费,可依实际乘坐的火车硬席座位票价按以下比例计发给本人:乘坐火车慢车和直快列车的,按其票价的60%发给;乘坐特快列车的,按票价的50%发给;乘坐新型全列空调特快列车的,按票价的30%发给;另外加收的空调费不计入座位票价之内。 5、夜间(晚10点-凌晨6点)乘坐长途汽车(包括公司出车)、轮船最低一级舱位(统舱)超过六小时的,每人每夜发补助50元。 (二)补贴标准 1、参加会议、培训人员(包括公司内部或外部的会议、培训),持会议、培训通知单,费用据实报销,取消各项会议提供的相关补贴。 2、带领客户考察或外事活动需要,经主管经理审批后,费用据实报销,同时取消各项补贴。 3、出差人员实行伙食补贴包干,按出差的日历天数。 地区 上海、深圳、广州、珠海、北京、厦门 直辖市、省会城市、青岛、大连等计划单列市 一般地区 伙食补助(天) 50 40 30 4、外地出差期间,按日历天数发交通补助。外地出差发生的出租车费由费用审批人审批后方可报销,并从其交通补助总和中扣除,直至交通补助扣完为止,只对超出部分予以报销。 地区 上海、深圳、广州、珠海、北京、厦门 直辖市、省会城市、青岛、大连等计划单列市 一般地区 交通补助(天) 40 30 25 5、鼓励使用个人车辆办公。具体标准参见集团标准。 (三)住宿标准: 单位:元 地区 行政级别 上海、深圳、广州、珠海、北京、厦门 直辖市、省会城市、青岛、大连等计划单列市 一般地区 县及以下地区 总裁、高级副总裁 600-700 500-600 400-500 200-280 副总裁 420-500 350-430 280-360 总裁及高级副总裁助理、大区及事业部副总、开发事业部正、副部长 260-340 220-300 180-260 50-150 总部职能部门部长及副部长、大区及事业部总监、部门骨干员工(档案工资在5000元以上的员工) 220-300 200-280 160-240 其他员工 170-250 130-210 100-170 下浮级别 90-150 70-130 50-100 40-90 1、出差人员出差地有与公司或分公司签约的宾馆,应住与公司签约的宾馆。 2、实际住宿费超过标准上限者,个人负担超标部分的50%;实际住宿费低于标准下限者,按上、下限之间差额的50%提取住宿补贴;实际住宿费介于标准下限与标准上限之间者,按实际发生额与标准上限之间差额的50%提取住宿补贴。总裁、高级副总裁、副总裁节约宿费不予补助住宿补贴。 3、出差住亲友家者,每天补助标准下限的50%。 4、如果多人同时出差,具备合住条件者应合住, 宿费标准下浮一级,按各自下浮后的宿费标准上限与实际住宿费用合并计算补助(计算方式同第2款),并在出差人员之间平均分配。 5、计算住宿补贴时,按实际需要住宿的天数计算。 6、外单位招待者不享受住宿补助。 (四)派驻人员差旅费开支标准 派驻人员因公到家庭所在地出差的,由本人提出及部门负责人确认凭票据实报销。
(五)境外及港澳台地区差旅费开支标准 境外及港澳台地区出差的,实行费用包干制度. 境外地区 行政级别 美国 日本 港澳台 其他国家 总裁、高级副总裁、副总裁 120 美元 15,000 日元 1000 元人民币 120 美元 其他人员 100 美元 12,000 日元 800 元人民币 100 美元 另外,往返机场的费用不在包干范围内,据实报销. 带领客户考察或外事活动需要,经主管高级副总裁审批后,费用据实报销. 以上差旅费用按当日汇率牌价的1.03倍折合为人民币计算报销。
(六)报到毕业生报销标准 1、可乘火车(包括直快、特快)硬席坐位,轮船三等舱位,长途汽车或其他交通工具(不含出租车)。 2、每人可报销一百公斤以内的行李快件托运费。 3、派遣费由学校发给,毕业生到分配单位后,凭票办理报销手续,结算差额由财务部门按照相关规定办理。
(七)探亲路费报销标准 1、为照顾外地职员回家省亲,家属在外地的职员,可按集团1998年1月下发的《员工守则》的要求享受探亲待遇并报销探亲往返路费(只许报销普通硬卧票、轮船三等舱位、长途汽车票),其他各项费用一律不报销。报销金额以最短路途的硬卧票为准。 2、探亲人员,没有特殊情况,不得绕道乘座车、船。如确实有特殊情况,须经费用审批人批准,否则,绕道行驶发生的车、船费,及绕道期间发生的其他一切费用,均由个人负担。
五、差旅费审批权限 (一)各部门预算内费用由部门负责人审批 (二)超出部门预算的费用由主管高级副总裁审批 (三)部门费用负责人的费用由主管高级副总裁审批,主管高级副总裁的费用由总裁审批。 本规定从二OO二年七月一日起执行(现出差在外的,报销时分两段计算) 外埠出差旅费报销单 年 月 日 部门 行政 级别 日/月 时间 出发地 日/月 时间 到达地 天/人 飞机费 飞机是否打折 车船费 宿费 其它 是否有车接送 是否安排食宿 伙食补助 交通补助 住宿补助 其他补助 合计 天数 金额 天数 金额 天数 金额 金额 合 计 出差任务: 报销金额: 万 仟 佰 拾 元 角 分 报销金额 公司领导 主管领导 会计 出差人 预借金额 本报销单必须如实填写,否则将严肃处理。 结余超支