中国企业电子商务——从企业基础信息化开始

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20世纪90年代以来，全球商界群雄逐鹿的局面一再证实了迈克。波特的断言：企业成败的关键可能在其战略.企业经营战略是指在市场经济条件下，企业为谋求长期生存和，在外部环境和内部环境的基础上，以正确的指导思想，对企业的经营理念与使命、主要目标、重大经营方针、策略和实施步骤做出长远的、系统的和全局的谋划.在近百年的企业经营战略实践中，战略对企业的生存和发展越来越具有决定性作用。在信息技术迅猛发展的当代，以因特网为核心、为基础、为纽带而形成的电子商务构架迅速延伸到经济的各个领域、各个层面，企业作为参与电子商务发展的主要角色之一，其经营发展战略必将随电子商务的发展而出现新的特性。
　　一、中国企业电子商务应从哪里开始
　　互联网进入了一个新的阶段，电子商务成了不可逆转的世界潮流。但是，发展电子商务不是建一个网站那样简单，它是一个系统工程，决不能一蹴而就。电子商务不仅涉及信息基础设施、习性、信用关系、物流配送、支付手段等因素，还涉及积极参与商务交易的企业、消费者和政府等方方面面。那么，作为发展电子商务的主体，中国企业电子商务应从哪里开始？
　　据统计，美国电子商务营业额已超过5400亿美元，而在中国最多只有8亿元人民币，为什么有如此大的差异？很显然，美国电子商务有强大的企业信息基础设施和的数字化管理体系作支撑，经过了企业的EDP、MRPⅡ、ERP、EDI等发展阶段，积累了长期而坚实的企业信息化建设经验。反问中国企业，我们现在最缺什么？我想，我们无疑会回答，最缺的仍然是内部管理，需要科学的、可以量化的、精确实施的基础管理，在新的互联网，就是利用电脑、互联网技术与先进企业管理思想良好结合的数字化管理。
　　因此，中国企业作为电子商务的参与主体必须首先加强自身的信息基础设施建设，通过企业基础数据的信息化、企业基本业务流程和事务处理的信息化、企业内部控制及实施控制过程的信息化、人的行为规范管理等企业基础管理信息化工程，确保企业在规模不断扩大和业务迅速发展的过程中保持坚实的管理基础和繁殖内核，促进企业的可持续发展。
　　二、基础管理企业经营管理全局
　　一般来说，企业管理可分为三个层次：高层管理——实施战略管理，即对企业业务和资源在整体上的一种把握和控制，包括组织架构、资源配置和企业战略等。中层管理——实施业务管理中的具体设计、组织和协调，决定了企业各种业务是否能有效地开展。基层管理——实施对业务处理的过程管理。我们通常将分布在基层管理中但又跨越三层管理能够影响企业全局的管理活动和事务称为基础管理，基础管理是企业持续的管理实践。基础管理的好坏决定了企业的战略目标能否实现，也决定了企业持续发展是否有坚实的繁殖内核。
　　在企业管理中高层常忧虑这样三个：基层上报的数据是否准确及时？基层运作的效率如何？基层是否存在漏洞？这种忧虑不无道理：
　　某企业总经理为了某一项战略决策需要了解企业的经营状况，即最新的应收、应付资料，于是，财务部长、销售部长、供应部长为此组织人员忙了一周，数据出来了，然而财务部与销售部报出的应收帐款资料、财务部与供应部报出的应付帐款资料大相径庭。总经理不知他的决策应建立在哪份资料基础上？此时若再花一周，核对清楚半月以前的资料，这个决策还有实际意义吗？！可见，基础管理的薄弱，将直接影响企业的决策速度和决策质量。
　　类似的例子太多了，于是，出现了管理层次“向下错位”的现象：比如CEO，厂长经理被困于基础管理，无足够的时间顾及战略的管理，大部分是在生产的第一线，或者在询问一些很基本的问题，他需要花很多的时间搞基础管理。再比如首席财务官CFO大部分时间是放在记帐，算帐和报帐，如果建立了数字化的管理系统，如果说这些基础管理信息系统都已经建立好了，那他的重点会进行财务战略的安排，就可以有时间帮助企业是不是要在资本市场融资，是不是要上市。或者说进行其他的投资等等。以上所描述的，总裁干副总裁的活，副总裁干总经理的活，总经理在干经理的活的现象在企业随处可见。
　　然而，管理层次“向下错位”后，并没有让管理者的困扰迎刃而解。同时处在这种错位状态上的管理者通常让人觉得这个领导只会和手下抢业绩，没雄才大略，跟着他干没前途。从高层管理的忧虑到管理层次“向下错位”现象：我们可以看出基础管理的质量，将极大的影响企业的经营管理全局。
　　三、企业基础管理信息化的内涵
　　企业基础管理信息化的内容包括：基础数据管理、基本业务流程设计及业务事务处理管理、内部控制设计及实施控制过程管理、人的行为规范管理等四个方面。
　　（一）基础数据管理
　　基础数据的管理是企业基础管理工作的重要内容，是反映企业经营管理活动状态的第一手资料，是业务处理决策时的依据。规范和科学管理好基础数据，并使之成为管理者和决策者有用的信息，是企业管理的客观需要。
　　企业业务管理特点决定了所需建立的基础数据，例如，通常的制造企业具有如下主要基础数据包括：物料基本信息定义，产品结构及工艺路线定义、物料清单数据，物资存放地点定义，客户基本信息定义，供应商基本信息定义，企业组织结构设置、员工基本信息定义、科目设置数据、成本明细参数设置等等。然而在人工管理系统下，基础数据总是处于分散、孤立、滞后的状态，数据部门私有化现象较为严重，企业很难在同一数据环境下运营。另外，由于数据处理完全靠人的手工作业，处理环节多，使数据的准确性、完整性、及时性受到很大影响。
　　（二）基本业务流程设计及业务事务处理管理
　　在企业中，基本业务流程科学化、规范化和信息化，保证了部门内部的信息沟通的顺畅，有了同一基础数据环境，及完整业务事务处理的过程管理和过程处理的记录管理，不仅保证了业务处理在各部门间协同工作的高效，同时保证了决策过程的透明和科学性。
　　企业业务管理特点决定了日常基础业务管理的特点，例如，通常的制造企业具有如下日常基础业务：库存日常作业，合同登入和维护，销售预测，主生产计划，生产订单处理，采购订单处理，采购入库，车间领料，生产完工报交，成品发运，财务预算，凭证登入与维护，采购发票处理，销售发票处理，收款与付款处理，银行对帐等等。
　　没有规范的日常管理的基础，高层的管理不仅难于规范，也容易流于形式。规范的日常管理，是实施更高一层规范化管理的保证和它的组成部分。
　　（三）内部控制设计及实施控制过程管理
　　管理者需要开放和授权，但同时也需管理和控制。所谓企业基础管理的内部控制设计，是企业管理者对业务处理过程中，需要遵循的策略、制度、政策、法规的具体设计。它体现了管理者对事务处理过程中，应采用的管理和控制标准。例如：基于职能分割的互相牵制控制（如钱、物、帐分离）；对不同客户的消除限额控制、对超限客户的发货限制，不同客户或不同销售方式下产品的价格体系，不同用途不同金额费用的财务审批权限控制，不同性质固定资产的折旧年限和折旧，用于成本核算时物料的计价方法等等。
　　然而，在人工管理系统下，控制的标准是用企业的规章制度等“纸质”文件来体现的，使控制标准和控制过程管理实施处于分离的状态，容易造成管理的“偏差”，甚至错误。
　　实现企业基础管理信息化后，内部控制思想和标准，通过对软件系统设置使之固化，并在具体业务处理时自动加以控制，实现了控制标准与业务处理控制的一体化。这种“一体化”的实现，使企业的基础管理纳入了法制化的轨道，起到了规范业务处理、堵住管理漏洞、归避经营风险的作用。
　　（四）人的行为规范管理
　　规范管理不能只是一套形式上的规范，它更有存在于人性中和业务中的内在的根据和逻辑。员工如果不能理解和掌握在管理形式之下的内涵，那么再好的管理制度，也只会流于形式。不断强化和优化日常基础管理，可以帮助管理者学会从本质上，而不是简单地从形式上掌握规范化管理的方法，使得管理能够有足够的深度和取得实质的效果。它也能够为员工对高层科学规范的管理方法的、理解和掌握打下一个良好的基础。规范管理的一个目的是约束我们一些“”的，但是却不符合企业发展的行为。从简单的管理入手，更容易培养员工科学的职业化的工作习惯。
　　日常基础规范的另外一个重要作用，是可以使一个团队逐步建立起自己的独特氛围和风格。通过基础管理的加强，一个团队的成员，会逐步形成统一的行为方式、表达方式和语言，从而逐步达成一种默契，建立对集体的认同。
　　四、企业基础管理信息化策略
中国企业开展基础管理信息化的关键是选择合适的企业管理及商务软件并制定合适的实施策略，这种选择应以解决企业自身管理为目标，在期望与现实之间求得平衡。对于大多数中国企业而言，普遍存在自身的管理水平不高，信息化程度较低等，因此，用信息化手段解决企业基础管理，并建设一定的电子商务基本应用，将是中国企业开展基础管理信息化，迈向电子商务的基本策略。