Excel在学生成绩管理中的应用

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论Excel在学生成绩管理中的应用

[摘  要]  在日常的教学管理中，成绩的管理是举足轻重的环节。本文作者通过调用Excel内置函数，计算最高分、最低分、平均分，以及各分数段的人数 ，使用电子表格快速准确的完成学生成绩汇总和分析，提高了工作效率，减少了计算错误。
[关键词]  Excel    函数   学生成绩管理
 在日常的教学管理过程中， 成绩的管理也是举足轻重的环节。 寻求一套行而有效的管理方法，使粗放的数据管理提升到数字化水平，对成绩管理有重大意义。
 Microsoft Office为办公自动化提供了极大地便利 ，其中的Excel是功能丰富、数据计算便利、功能强大的电子表格软件。它内置了大量的函数，包括财务函数、工程函数、逻辑函数、日期时间函数、数据库函数、数学与三角函数、统计函数、文本函数及字符函数。
 利用Excel管理、组织和处理成绩，将成绩生成电子表格、图表和进行数据的统计分析，方便快捷，易学易用，省时省力，是办公自动化的好助手。
 本文利用Excel实现成绩采集、成绩加工计算、成绩统计分析的过程，说明使用规范；通过每个环节的优化 ，探讨提高成绩管理效率的途径和方法。
 一、成绩的采集
 成绩采集就是为了提高管理效率，把书面成绩录入合理的Excel电子表格中，采用电子表格组织管理所有数据。
 （一）成绩表格的建立。
我们要根据学生成绩管理的需要，建立相应的成绩表格，为采集、计算各项成绩数据奠定基础 ，为成绩的发布、分析做好准备。 因此，表格的建立具有重要意义。 成绩表格须具有逻辑性关系明确，框架结构清楚的特点。 成绩表格可以根据年级建立不同的数据文件， 同一年级的不同班的成绩记录在同一数据文件的不同的数据表 （sheet）中，同一班级学生的成绩根据学号顺序采集数据。数据录入时，可以充分利用填充柄功能，减少重复录入工
作，提高工作效率。 比如学号，如果是按升序排列的，只要填好前面两个学号，用鼠标选好前两个学号后 ，鼠标移到右下角 ，出现填充柄（细十字符号）后，按住左键往下拉填充柄，就能自动填入后续学号了。
 （二）数据的录入。
 1.限定数据范围：由于成绩的值在0—100之间或是更小的范围内，故可用“数据”菜单中的“有效性”命令对相应的成绩表项设定相应范围和格式，比如设定为制定范围的 “整数”或“小数”，超出制定范围时提出警示信息，这样可以减少成绩录入时的差错。
 2.锁定已录入的成绩：学生成绩录入以后，可以对初始录入的成绩进行锁定， 防止以后的误操作改写已录入的学生成绩，通过选择“单元格”属性中的“保护”功能和主菜单中的“工具”—“保护”功能的组合，可以达到对成绩的保护。
 二、学习成绩排序技巧
成绩的排名方法、方式很多，比如根据分数从高到低以降序排序，这是最简单的，只需要选中需要排序的相关列 ，比如学号、姓名、成绩，等等，然后点菜单中的 “数据”—“排序”，调出排序对话框，然后在“主要关键字”项中选“成绩”所在的列，后面选“降序”即可。如果要在学号、姓名等顺序不变的情况下，在后面增加一个成绩排名数，那么可以这样做：如果本来的顺序是按照学号顺序排好的， 那么只需要先按上面的排序方法按成绩以降序的顺序排好，然后在后面增加一个排名的字段，然后用填充柄的方法从第一名到最后一名填上排名数， 然后再按学号重新排序依次就可以了。如果本来没有按照学号等字段排序的，只需要在做上述排序前，在各学生前增加一个字段 ，人为地加上一个序号 ，