办公自动化在财会行业的具体应用(一)

办公自动化在财会行业中的具体应用

［摘要］：办公自动化是指在行政、企事业单位工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。而会计电算化又是会计学、信息技术、企业管理等学科相互结合后产生的综合性学科，其本质是将电子计算机为主的当代信息技术应用到会计工作中，即用不断开发出的电子计算机软件系统代替人工记账、算账与报账，以及部分代替对会计信息的分析、预测和决策的过程。我国的会计软件正由简单的以事后核算为主的会计核算系统向综合的多种管理信息系统转变。会计软件由简单的数值计算发展到全面数值核算进而到具有人工智能的会计信息 系统阶段，已经取得了很大的进步。通过财政部评审的会计软件有40余种，加上各省财政部门认可并使用的，总计达200多种，已经出现了一系列的实用、高效、商品化程度较高的会计软件。

［关键词］：办公自动化  财会   应用

一、办公自动化的概念和特征：

   （一）、办公自动化的一般概念；办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域范畴。1.办公自动化：是指在行政机关工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。2.办公自动化：是指在行政机关工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。3.办公自动化：是指在行政机关工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。     人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。     技术设备，计算机是另一因素；设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等.     显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。 我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。会计电算化改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

   （二）、随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如企业财务会计管理系统、企业报税系统、企业网上开票系统等。在新的层次中系统有四个新的特点：1.集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。2.智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。3.多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。4.运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理；其中：财务统计、报表处理、个人数据库属于会计电算化的具体应用。

会计电算化在我国的产生时间和发展背景、发展现状和方向

   （一）、电算化在我国的产生时间：我国会计电算化是从20世纪80年代起步的，当时我国会计电算化主要处于实验试点和理论研究阶段。在这一阶段早期。财政部向相关试点单位拨款。进行会计电算化试点工作，由此拉开了我国会计电算化工作的序幕。1983年以后，微型计算机在国内市场大量出现，多数企事业单位已经具备了配备微机的能力，这为计算机在会计领域的应用创造了良好的条件。与此同时，企业也有了开展会计电算化工作的愿望，分分组织力量开发会计软件。进入20世纪90年代后，企业对会计电算化有了更深的理解和更高的要求，信息技术的发展也为会计电算化的推广发展提供了更好更经济的软硬件保证。

   （二）、电算化在我国的发展背景：随着IT技术的发展和应用，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，原手工会计所采用的内部控制制度已不适应电算化会计的要求，这给企业内部控制带来了新的问题和挑战。通过分析和研究会计电算化系统下的内部控制现状入手，探索在会计电算化背景下，企业内部控制的策略，以期达到促进内部控制体系进一步完善和促进会计电算化的稳定、快速的发展的目的。会计电算化是会计学、信息技术、企业管理等学科相互结合后产生的综合性学科，其本质是将电子计算机为主的当代信息技术应用到会计工作中，即用电子计算机代替人工记账、算账与报账，以及部分代替对会计信息的分析、预测和决策的过程。会计电算化背景下企业内部控制既包括了原来的手工财务过程，又包括程序设计、电算化账务处理过程。随着IT技术的发展和运用，会计电算化进一步向深层次发展。企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，这些变革无疑给企业带来了巨大的效益。然而，我国实行会计电算化时间不长，而且由于各种条件的制约，目前各企业发展水平参差不齐，使得企业电算化内部控制面临着许多新的问题和挑战。

   （三）、电算化在我国的发展现状和方向

    1.我国的会计软件正由简单的以事后核算为主的会计核算系统向综合的管理信息系统转变。会计软件由简单的数值计算发展到全面数值核算进而到具有人工智能的会计信息系统阶段，已经取得了很大的进步。通过财政部评审的会计软件有40余种，加上各省财政部门认可并使用的，总计达200多种，已经出现了一系列的实用、高效、商品化程度较高的会计软件;首先,多数会计电算化软件偏核算轻管理。会计电算化将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来,并且可以把主要的精力放在加强财务管理方面。但我国大部分单位只重视报账,忽视管理,使用会计软件的总账、工资、固定资产、报表等核算内容较多,至使会计软件开发商提供的具备管理型功能的成本核算、预算、分析等模块,内容设计过于简单,功能有够不全面,限制了电算化的管理功能。其次,目前市场上的会计软件其通用性普遍较差。大部分会计电算化软件系统初始化工作量较大,系统体积庞大,企业难以针对自己的需要选择完全适合的功能,为了解决这一问题,有可能会从不同软件公司选择合适的模块,而不同的公司生产的会计软件又不能做到无缝对接,无法进行数据交换、信息共享和控制管理,更不能与企业内其它管理子系统,如人事系统集成融为一体,很难形成整个企业管理信息系统。再次,数据的安全性和保密性没有保障。对于企业来说,财务数据是企业的秘密,关系着企业的生存与发展。而有些软件所谓的加密,只是对软件本身的加密,目的是为了防止盗版,不能真正做到会计数据的安全保密,系统一旦出现问题,如病毒,或者其他意外情况,很难保证不会泄漏。如:比较成熟的并且已经推广的会计软件有用友、金蝶等。

     2.我国现有的会计电算化水平仍处于低水平状态。具体表现为：首先传统的手工帐与会计电算化处理手段两种核算形式仍在相当多的单位中并存，真正实现甩帐的单位并不多，会计核算效率低。多年来的历史欠账造成与计算机无法无缝对接；其次会计软件管理功能开发不足或没有开发，且多数单位虽采用了具有管理功能的会计软件但只应用了其中的一些核算功能，相当一部分的管理功能则处于闲置状态，系统资源浪费极大，会计人员没有经过系统的计算机培训，使得财务会计软件不能充分发挥其价值。我国目前电算化仅限于会计系统,而在企业内部,会计信息与其他部门的信息是紧密相关的,如人事信息涉及到会计上的工资核算,业务部门的信息涉及到会计上的销售和购进的核算,凡此种种,各部门的信息发生变化随时都会引起会计核算数据的变化,而我国的会计软件极少有能“真正”做到“事件驱动”系统的,往往是各部门用不同的软件进行各自的管理活动,不能实现数据的及时更新和共享,这不仅是人力和财力上的浪费,更严重的是它增加了数据的差错率,降低了会计信息利用的实效性,影响了会计电算化的发展。

     3.电算化不仅要求工作人员熟练掌握会计专业知识,而且要具有相当水平的计算机专业技能,如软硬件维护。但目前大多数的企业会计人才青黄不接,熟练操作会计核算的老一代的会计人员不精通计算机,新的财会人员没有足够的实践经验应对日益复杂的账务处理,即使通过会计电算化资格考试也只是掌握应对考试的小部分内容,一旦遇到超范围的问题,还是束手无策,只能与软件维护人员共同解决,而维护人员又基本是只懂计算机,不懂财务,双方不能很好地配合,这也成了制约电算化发展的原因之一。

    4.我国会计电算化工作的发展方向：（1）.已开展会计电算化的核算单位，应尽快完善会计核算系统，彻底甩掉手工记账工作，做好会计电算化的配套工作，为进一步开展和使用会计电算化中号准备；同时要提高会计电算化的普及率，使尚未开展会计电算化工作的核算单位尽快赶上来。（2）.从单机应用向计算机网络系统发展，提高计算机应用的档次，便于数据传输汇总，为进一步开发和使用网络化的会计和企业管理信息系统做好准备；并为将来联成更大的计算机网络打下基础，便于国家宏观经济管理，以发挥会计电算化的总体效益、社会效益。(3). 抓紧开发以管理为重心的会计信息系统或企业管理信息系统软件，进而使我国的会计电算化工作从核算系统向管理信息、系统发展，进行我国会计电算化工作的战略决战。核算电算化后，摆在企业管理者面前的迫切问题是如何加强经济活动的事前计划、预测和决策、事中管理控制、事后分析评价，切实将企业财会管理水平从手工状态提高上来。

办公自动化与会计行业的结合发展的前景、趋势与亟待解决的现实问题：

   （一）、办公自动化在会计行业中的应用前景：我国会计电算化是从20世纪80年代起步的，当时我国会计电算化主要处于实验试点和理论研究阶段。在这一阶段早期。财政部向相关试点单位拨款。进行会计电算化试点工作，由此拉开了我国会计电算化工作的序幕。1983年以后，微型计算机在国内市场大量出现，多数企事业单位已经具备了配备微机的能力，这为计算机在会计领域的应用创造了良好的条件。与此同时，企业也有了开展会计电算化工作的愿望，分分组织力量开发会计软件。进入20世纪90年代后，企业对会计电算化有了更深的理解和更高的要求，信息技术的发展也为会计电算化的推广发展提供了更好更经济的软硬件保证。

1.目前，会计电算化在我国大中型企业和部分小型企业会计业务核算中已经得到广泛的应用，但对于大多数小微企业来说仍未实现电算化，或者会计电算化的普及率相对还比较低，就其根源主要是企业领导人不够重视造成的。因此，会计电算化在我国小微企业中有着广阔的拓展空间和发展前景。

    2.当然网络会计电算化工作只是整个企业信息化管理平台化的一个重要组成部分，它只有在与企业其他部门的相互配合下，才能发挥其应有的作用。到目前为止大多数企业的会计电算化工作基本上都已经成型，具备了与企业其他部门实现资源共享的基本条件。、数据库等计算机技术的快速发展，在技术等方面为企业管理向一体化发展提供了有力的支撑。从大的发展趋势来看，会计电算化信息系统将逐步和其他相关部门的管。通理信息系统共同形成本单位的财务统计信息综合数据库，实现管理信息资源部门间的共享。会计管理系统将作为管理信息系统的一个子系统和其他系统密不可分，这种一体化的管理系统使得数据的共享性得以实现。

     3.会计决策系统是企业决策支持系统的一个有机组成，而且是最重要的组成部分之一，一般的会计决策系统只包括作业管理、财务分析、财务预测、财务决策、财务控制以及综合查询等功能。由此可见，会计决策支持系统是一个灵活的、开放的系统，它利用会计信息的其他信息，通过人机交换方式来帮助决策者解决结构化和非结构化的问题。可以说是会计信息系统的最高境界，也是会计电算化发展的必然趋势。4. 网络技术的快速发展为会计电算化的发展提供了技术支持。目前绝大多数企业会计电算化大都采用的是单机批量处理方式，难以发挥会计电算化软件的最大功效，只有将其网络化以后，才能真正实现会计业务的实时处理；才能做到适时地提供准确的财务会计信息。

     4.从我国企业会计电算化的发展现状来看，企业会计电算化的网络化应分两步来具体实施：第一步，先在有条件的大中型企业内部实行局域网络化。第二步，形成全国乃至世界范围内大网络系统。在激烈的市场竞争中，及时有效的市场信息往往决定一个企业在激烈的市场竞争中，及时有效的市场信息往往决定一个企业域中形成一个大网络系统是大势所趋。 

    （二）、办公自动化与会计行业相结合的发展趋势：