战略管理视角下企业档案的开发与利用_答辩问题

答辩问题

问题1、企业战略管理理论如何运用到企业档案的开发利用中？

答：（1）、企业档案开发利用中的组织设计问题

企业档案管理与利用工作的根本使命是通过对档案信息资源的不断整合，产生“1+1＞2”的协同作用，充分发挥档案信息资源的价值。在企业内部，信息资源的配置是按一定的原则进行协调的，这是企业运行的基本前提。企业档案管理工作与档案利用工作沟通协调规则的设置需要解决的问题是：在企业战略执行的过程中，当企业内部出现意见不一致时，需要有一整套解决相应问题的策略或者规则，以协调管理层和员工，保证员工达成共识，减少员工推卸责任，合理规避重要事情的延误状态，从而提高企业运作的效率与效益。

员工的个人利益层面可以利用考核机制和激励制度影响员工的工作行为。企业档案管理与利用战略实施中需要科学合理地设计考核与激励模式，使之能将企业员工的行为引导到符合企业战略利益的高度，使企业战略目标能够被员工所接受，并为实现集体目标而共同努力，使企业战略的有效执行更具稳定性和可靠性。

在组织设计各环节中，重要的一环工作就是考核与激励模式的设置。企业档案开发利用工作都是由员工来完成，除了要有一整套的战略实施细则和档案管理工作规范，从技术上确保档案管理与利用战略实施的有效开展以外，更重要的是员工能够参与到战略实施中去。因此，企业需要建立一个合理的绩效考评机制去激励员工行为，使员工向着企业的战略方向努力。

（2）、企业档案开发利用中的人力资源问题

在企业档案管理与利用战略实施的过程中，需要战略评估人员的使用需求与人员成本，并且为企业战略的有效实施而特别制定科学合理的人员编排计划。因此，企业的人力资源部门需要为档案管理与利用战略的实施配备合理的人员数量和编制，这项工作不仅需要档案专业人员，而且需要信息管理的技术人员，为档案管理工作提供技术指导，同时需要相应的战略管理人员为档案管理工作提供理论指导，并持续评价工作的执行情况吗，纠正执行过程中出现的偏差。企业档案管理与利用战略的实施与人力资源的合理规划紧密结合，从而达到最佳的执行效果。

在企业档案管理与利用战略实施的过程中，为了使企业战略能高质量的执行，需要通过工作的丰富性策略手段，去调动员工的积极性，挖掘员工的潜能，使得每一个员工能够自我激励，最终提高工作效率，降低缺勤率和离职率，进而提高战略实施的绩效。员工在企业档案管理与利用战略实施过程中需经历的三个阶段：第一阶段为通过档案工作扩展形式的丰富性，重新定位档案工作；第二阶段为深刻认识档案工作的意义，调动员工增强对工作的责任感进而了解实际的工作结果；第三个阶段为重新激起员工工作的积极性与参与度从而达到高绩效。

（3）、企业战略实施中的档案资源配置问题

企业档案信息资源的有效配置包括了档案信息在数量、时间和空间三个层面的优化配置。而我国目前企业普遍存在诸如档案的收集渠道狭窄，收集的内容不够全面和完善等问题。而在企业档案的管理机构设置方面，档案保管工作一般是被分散到各个部门，档案的整合度低，整合时间长。如果要做到在整个企业范围内，从全局上进行分配与调度的难度更大。因此企业应做好档案资源配置的优化，确保企业档案管理工作的整体与部分的有效结合，使档案配置合理有序，从宏观层面保证档案管理与利用战略实施过程中及时地提供完全的、优质的档案信息资源。

综上所述，企业档案管理与利用战略成功的实施依赖于企业各职能部门间的分工协作和有效配合，在不同的职能部门与战略目标之间的建立起相关联系，是关系到企业战略能否顺利实施的重要问题，需要从企业的实际情况出发，本着提高企业档案战略目标执行率的任务，不断整合企业档案信息资源的，并树立战略风险防范意识，合理有效的配置人力、物力、财力资源，为企业档案管理与利用战略的顺利运行提供有力的保障

问题2、论文的创新之处表现在哪些方面？

答：近年来,随着我国全面深化改革的快速发展,为使企业档案管理工作更好地适应新时期企业的发展形势,已经成为企业发展中的重点工作内容。在企业的改革发展中,档案管理的理论创新、制度创新、机制创新给企业当好"参谋"、提供"镜鉴"、规避风险等内容,是档案工作的重要内容。

（1）、现代化技术的应用能够提高企业档案管理与利用的工作效率。在科学技术快速发展的今天，如果没有现代化的技术和先进自动化设备应用在企业档案信息资源的管理工作中，就根本谈不上科学合理地开发和充分的利用档案资源。先进的现代化技术应用在档案工作中，能够合理有效地开发档案信息资源，为档案管理工作的技术革新创造了优越的条件。复印机、扫描仪以及计算机等设备的应用更使得开发利用工作的进展大幅度提高，总之，现代化技术手段的应用，不仅在一定程度上把档案工作人员从传统繁重的手工劳动中解脱出来，又节省了企业进行档案信息资源管理与利用的支出成本。

（2）、企业档案管理与利用的基础工作水平得到了突飞猛进的提升。档案基础性工作的有效开展能够促使档案管理水平的提升，企业管理控制文件和过程经营资料收集的完备性和梳理工作的科学性都为档案信息资源管理与利用工作的开展提供了强有力的保证，能够提高档案开发利用工作整体效率。

（3）、企业在进行档案管理时的管理思维发生了极具转变，采用专业化的档案软件代替人工进行信息筛选和侦查。应用专业化的软件对企业档案开发利用工作起到了事半功倍作用的作用，企业档案管理软件功能强大，将档案管理、档案筛选、档案信息分析、数据统计、档案信息网上发布、档案咨询、局域网内全员共享等多种功能集于一体。完善的企业档案管理模式，能够实现大海捞针式的信息检索。档案管理人员可以借助专业的档案管理软件进行日常工作，这样不仅大大提高了工作效率，同时也保证了工作质量，便于将经历集中于档案管理模式的研发工作中，从而整体把握档案信息资源，使档案管理工作走向正规化和流程化。计算机信息联网技术的发展，为企业档案信息资源的管理与利用工作带来了新的机遇，在网络环境下开发利用档案信息资源，可以打破传统工作模式中地域性限制，使得企业内部的部门之间甚至园区企业之间，乃至行业之间可以实现信息资源交流。只要有共享互联网络，档案管理人员随时都可以浏览查询各类所需的信息，包括媒体信息以及文本信息。档案管理人员之间的协作与交流也会因网络而变得高效快捷，可以进一步加强企业员工之间的沟通，确保档案管理人员能够在第一时间更新档案信息。高效快捷的档案管理工作可以促进企业间的合作交流，互相学习交流经验。为共同管理利用档案资源，及时解决档案管理和利用过程中出现的问题提供了条件支撑。