行政事业单位档案管理制度研究——以化龙镇民政办为例

 行政事业单位档案管理制度研究——以化龙镇民政办为例
 
[摘 要]档案是人类社会记忆大厦的基石，档案资源是社会记忆的源泉，是历史的原始记录。档案作为信息资源，它的质量和完整程度影响到整个社会记忆的留存，所以做好档案管理工作非常重要。通过亲身的档案管理工作经历，对工作的分析、观察，从中发现档案管理过程中的存在的问题，再对其提出解决方法。

[关键词]档案管理   行政单位   存在问题   建议

 一、化龙镇民政办档案管理的现状
 （一）档案管理的方法
 归档文件整理工作步骤：
 分类
 排列
 装订
 编号
 制作目录
 装盒
 （二）档案管理受重视程度
 档案工作在行政事业单位表现出来的问题是受重视程度不足，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需要的人、财、物和档案整理时间给予充分的保证，虽然部门把档案工作列入年度计划，也有人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷。
 （三）档案管理人员的情况
 档案管理人员业务素质还相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。我们单位的档案管理人员因一岗兼职忙于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响档案管理工作的持续性和稳定性。除此之外，档案管理人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确。
 二、化龙镇民政办在档案中存在的问题
 （一）档案保存条件相对落后
 1、文件的存放方式仍然以纸质档案为主
 在化龙镇民政办办中档案的存放仍然以纸质文件为主，没有电子档案作为副本。只存有纸质档案的弊端有很多：
 2、保存文件的设施相对简陋
 化龙镇民政办的档案保存设施比较简陋，只是简单地用文件夹夹着，然后按不同类别的文件就用不同的盒子装起来。办公室里也没有一个专门的柜子存放文件档案，只是那里地方有空隙就往哪儿存放。实施简陋的程度已经到了文件的安全也保证不了的程度了。
 3、档案存放的环境简陋
 办公室里连一个专门存放文件档案的柜子都没有，更谈不上一个专门的档案室了。文件档案只是跟一些杂物堆放在一个室里，而且那个地方比较阴暗潮湿，也不通风。有些文件即使是用盒子装着也会受潮湿的影响。档案存放在这样的地方即使不受到人为的破坏，环境也对它们构成了威胁。
 （二）档案管理未实现电子信息化、利用率低下
 1、未建立一个档案管理系统
 办公室里的档案管理还只是局限于纸质档案存放，并未建立一个档案管理系统进行规范、科学地管理。早在21世纪初，我国档案工作的基本策略已经是实行纸质、电子双套制并行归档和管理。但是时至今天，办公室里还只是实行单一的纸质文件存放，还没有建立起一个档案管理系统。
 2、档案利用率、利用范围狭窄
 因为办公室里只是单一的纸质文件存放，自然翻查起来就会很麻烦。有时候或许还会有些文件出现找不着的现象，有些人还会认为翻找麻烦，而放弃资源利用的机会。这样对档案的利用率和利用的质量都造成了严重的影响。
 （三）保密工作不到位
 1、没有专职的档案管理人员
 想做好档案管理工作，人力资源是至关重要的。但是现在存在的问题却是档案管理人员都是兼职的，专业素质有待提高。其中还存在一个严重的问题就是，档案管理人员经常调换。这些因素造成了档案管理水平低，档案的机密性也得不到保障，因为其中参与的人实在是太多了。
 2、保存实施简陋容易导致文件内容外泄
 因为没有一个专门存放资料的档案室或一个档案柜，而档案只是跟一些杂物放在同一个室里，导致档案的安全受到了威胁。即使是外来人员也可以将想要的文件档案随手可得。而且因为是跟杂物同室而放，这很容易被清洁人员误以为无用之物而清理。以上的种种因素都可能导致档案文件内容外泄，造成社会上的影响。
 （四）档案管理方法比较简单
 为了日后容易查找资料，在建档的时候档案管理人员都会按照文件的性质类别，时间进行分类。但是这么简单的分类似乎比较粗糙，不够具体。还有就是在应该丢弃文件方面，没有做到位，不论长期存放或短期存放的资料都放在一起，没有进行存放期限的分类。这样造成文件越积越多，日后翻找更加困难。
 三、对化龙镇民政办档案管理的建议
 （一）加强档案管理设施的建设
 1、文件以纸质版保存外，还应以电子文件保存
 随着科技的进步，在众多企事业单位进行档案管理时已经不是单一地保存纸质文件，已经是实行纸质、电子双套制并行归档和管理文件。而实行双套制给档案管理也带来了很多的好处：给文件的安全带来了双重的保证；电子文档容易被复制可以衍生出很多的文件副本，而纸质文件的再造也十分简单，只要打印出来就可以了；档案翻查起来也比较方便。
 信息技术日新月异，电子档案存储的方式与形式也越来越多，电子文档的建立可以通过文字的录入、文件图片的扫描等方式建立。其中常常被利用的几种数字信息存储设备有：软盘、硬盘、光盘、磁光盘、U盘、移动硬盘等。利用数字信息存储设备可以节省文件存储空间，更好地实现文件的共享与交流。
 2、档案保存设施要适时改进
 进行档案管理时，其中管理档案的辅助设备也是非常重要的。在化龙镇民政办中现在最欠缺的是一个专门存放档案的柜子。因为档案的保密和存放是档案管理中一个重要的环节，即使之前的工作做得有多么好，在最后一个环节没有做好的话也是白费心机的。不单是档案的保存需要设施来辅助，在文件归档的整个过程中都要硬件实施来辅助的，像是订书机、文件夹、分页纸、文件盒等等。但是这都是些基本的文件归档设施，随着科学技术的进步，用于归档管理的用具也有很多，像是光盘、磁盘、U盘等。十分重要的文件还可以用保险柜进行保管，这样就可以更好地防止文件的丢失。
 还有就是一些过于陈旧的设施要及时更换，像是一些容易潮湿的的纸盒要换成防潮的塑料盒子；还有就是每份文件之间最好就用分页纸隔开，这样在翻找文件的时候也方便多了。现在市场上为文件整理而推出的产品有很多，简单的工具只要你多加心思，就能让文件整理得整整有条。
 3、尽量将文件放在通风干燥处
 无论是对纸质档案或者是电子档案而言在高温高湿的环境对它们而言都是非常不利的，潮湿环境会容易让纸质文件发霉、文字褪色、光盘磁盘受损导致文件的丢失。所以文件档案保存要尽量放在通风干燥处，以免文件受到环境的侵害而导致损失。
 （二）利用现代信息技术，提高档案利用率
 1、充分利用现代信息技术
 实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用到档案管理过程中，使其达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案文件利用计算机实行辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案文件资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成电子文件资料，实现档案纸质件与电子文件并存；最后，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理的创新，这样能大大提高档案的利用率。
 2、扩大档案利用范围，切实做到为群众服务
 现存档案多为内部人员使用，很少被群众所利用或者知晓。要为群众办实事，首先要让他们了解到自己所拥有的权利。政府与群众的信息共享可以利用网络来实现，通过网络，可以实行不属于保密范围的文件信息的社会共享，向群众提供优质高效的档案信息服务，以实现文件信息资源的社会共享。既方便了群众的利用又提高了档案工作的效率和质量。
 （三）加强档案保密工作
 1、设立专职的档案管理人员
 档案管理工作人员是否具有专业素质，对档案的保密工作起到了重要的作用。如果档案管理人员流动率大，其中参与档案管理的人员太多就不利于档案的保密工作了。每一个类别文件的管理由始至终都应该由一位专职的人员来管理，这样文件管理起来更加有秩序。万一档案被泄漏出去了，也容易追究到责任。这样使得每一位档案管理人员有更加强的责任心，在他们对待自己工作的时候更加认真负责。
 2、加强档案管理存储设备
 化龙镇民政办的档案保存设施真的对档案的保密工作起不到作用，本人认为是否重要的文件都应该好好地保存起来。最基本就是用一个专门的档案柜来存放档案，这不仅保障了档案的安全，这也使得档案存放更有序。如果条件允许的话还应该建立一个档案室，这对档案的安全性更加有保障。
 档案室或者是档案柜应该由一个专门的人员来管理，如非档案管理人员允许，其他人员一律禁止进入档案室或开启档案柜。档案的翻找或是借阅都应该明确到一套制度，这样才能保障到档案的安全和管理的规范。
 （四）档案管理的方法的改进
 目前化龙镇民政办进行档案管理的分类模式都是：年度——类目，却没有了保存的年限。当中分类不够具体。目前比较常见的分类模式都是：年度——类目——保存年限，其中保存年限分为短期、长期和永久三类。通过保存年限的的分类可以有侧重点地保存档案文件，也可以适时地摒弃已经过期的文件，这样避免造成文件的堆积，占用空间和减少翻找文件时所需要的时间。在机关单位中通常会有一些内部的机密文件，因此还应该对文件进行保密级别的分类。密级一般分为绝密、机密、秘密三类，因应化龙镇民政办实际情况还可以加上一个级别就是非秘密文件。经过文件密级的分类可以更有侧重地保存文件，绝密、机密、秘密等文件都要着重保管，以免外泄使得国家的利益受到危害。
 在文件储藏管理方面也要进行控制，储藏地方、文件借阅等方面都应该规范地进行。文件管理专职人员应该在文件储藏管理方面严格把关，文件的借阅应该要详细地进行登记。以保证文件的安全。
 现在很多企业的办公室都进行办公室的5S管理，5S起源于日本的一种现场管理方法，5S的目的是为了创造一个干净整洁、舒适合理的工作环境，并通过对工作环境的整治，达到改善和提升管理的功效。5S包括五个项目就是整理、整顿、清扫、素养，故称5S。文件管理是办公室5S管理的主要项目之一，文件5S活动的目的主要是为了提高办公室效率、减少查找文件的时间，创造干净整洁的工作环境。当我们发现自己的管理方法不够完善时，应该积极地借鉴和改进，借别人的方法来方便自己也无妨。档案管路的方法有很多，我们选择不是最好的，而是选择最适合的。
 四、总结
 化龙镇民政办在档案管理方面从整体上来说重视力度不足，没有严格的管理机制来执行档案管理。档案管理人员职业素质不够强，成为了档案管理的一大阻碍，因为管理人员不够专业，所以档案管理过程中所应用的管理方法也比较简单。以上所叙述的情况成为了化龙镇民政办在办公室管理上的一个弊端，加强上级领导和档案管理专职人员对档案管理的重视程度是目前最急切解决的问题。档案管理是办公室事务管理的一个重要组成部分，在企事业单位的发展中档案管理也起着重要的作用。机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。档案是机关工作查考的依据，它是历史的真实凭证，是重要是参考资料。所以做好档案管理工作是企事业单位必须做好的一项工作。做好档案管理工作首先要做的是改变人对它的态度，还有就是加强档案管理人员的培养，最后建立起严格规范的档案管理制度。机关单位做好档案管理不仅可以提高为群众办事的效率，也可以方便服务于群众。
 
 
参考书目
薛四新、《现代档案管理基础》，机械工业出版社，2007年
 王向明、《档案管理学基础》，上海大学出版社，2009年
 楼红霞、《秘书实务》，科学出版社，2008年
 李红喜、《办公室管路实务》，上海交通大学出版社，2009年
 林幼凤、浅论行政事业单位档案管路创新思路、2009年