会计电算化工作可能出现的问题与对策

目 录

摘要

关键词

一、新形势下我国会计电算化的现状

二、会计电算化存在问题的原因

（一）、外部原因

1、计算机培训教材老化

2、会计电算化技术的使用在总体上还处于低层次水平

3、会计电算化下的统一数据接口问题

4.实行会计电算化以后，出现了利用会计电算化进行舞弊的现象

（二）、内部原因

1、对会计电算化的认识还不到位

2、缺乏复合型的会计电算化人才

3、重视账务功能，忽视管理功能。

4.会计电算化档案管理制度不完善。

5、会计信息系统的安全性、保密性差

三、会计电算化存在问题的对策

（一）、转变观念，提高认识

（二）、提高会计软件的质量

（三）、培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求

（四）、加快财务软件由“核算型”向“管理型”的转化

（五）、加强系统安全与网络的安全控制

（六）、加强内部审计

（七）、做好电算化会计档案管理工作

四、结束语

参考文献

内 容 摘 要

当前是一个信息化的时代，先进的科学技术促使计算机飞速地更新换代。随着电子计算机的普及和其在社会中的重要地位，它已成为各行各业必不可缺的有利助手，扮演着特殊的角色。在会计系统，会计电算化的出现与普及使人类实现了“以机代人”的设想，但事物总是一分为二的，当前的会计电算化系统仍不完善，同时也给我们带来了新的问题和挑战。 由于会计电算化是一项系统工程，在发展过程中有许多工作要做，有许多问题要及时解决，否则将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展。本文就当前我国会计电算化进程中必须重视和需要解决的几个问题进行阐述。

会计电算化工作可能出现的问题与对策

关键词：会计电算化；现状；内部控制；系统

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化是一个人机相融合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。其实质是计算机在会计领域的普及应用，目的是提高企业财务管理化。 

一、新形势下我国会计电算化的现状

我国的会计电算化工作起步较晚，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件发展阶段。在这20多年的发展过程中，已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。

联想集团近5年通过企业信息化建设，平均每年降低成本6亿多元。2001年在IT全行业效益下滑的情况下，联想集团实现利润仍较上年有较大增长，联想电脑连续第6年位居国内市场销量第一，联想集团已跻身世界电脑制造12强之列。联想集团总裁杨元庆在接受《经济日报》记者采访时介绍，由于信息的灵敏、准确，使企业生产、销售和财务各环节运转大大加快，从而大大节约了成本。比如，信息化控制后，联想电脑销售周期由过去的11天降低到5天。电脑属于新鲜产品，几乎每月、每周、甚至每天价格都在变化。早一天销售就早一天实现价值，早一天避免损失。以集团销售额200亿元计，全年可节省资金3.62亿元。又比如，信息化控制使原材料库存大为减少，周转天数从72天降到22天。电脑原料价格变化也非常快，去年一个2000元的处理器，今年也许只值几百元了。加快周转，全年又可节省1.26亿元。单成本一项，信息化控制给联想带来的效益是6亿元，等于增加6亿元的利润。

另外，信息化的数据化、透明化也杜绝了采购时的“暗箱操作”。

可见，信息化建设使联想企业管理运营方式全面创新，生产效率显增，经营成本大降，企业效益有了大的增加，参与国际市场竞争能力有了大的增强。

然而每一件事物都有它的双面性，有好的一面，也就有坏的一面。在信息技术条件下的今天，企业内部控制实现电子化已经越来越普及，许多企业原有的一些制度已经不能适应信息环境下的管理要求，导致企业经营的失败、会计信息失真、违法经营等情况的发生。

2002年5月中国证监会对银广夏的行政处罚决定书认定，公司自1998年至2001年期间累计虚增利润77156．70万元，其中：1998年虚增 1776．10万元，由于主要控股子公司天津广夏1998年及之前年度的财务资料丢失，利润真实性无法确定；1999年虚增 17781．86万元，实际亏损 5003．20万元；2000年虚增56704．74万元，实际亏损 14940．10万元；2001年 1－6月虚增 894万元，实际亏损2557．10万元。从原料购进到生产、销售、出口等环节，公司伪造了全部单据，包括销售合同和发票、银行票据、海关出口报关单和所得税免税文件。2001年9月后，因涉及银广夏利润造假案，深圳中天勤这家审计最多上市公司财务报表的会计师事务所实际上已经解体。财政部亦于9月初宣布，拟吊销签字注册会计师刘加荣、徐林文的注册会计师资格；吊销中天勤会计师事务所的执业资格，并会同证监会吊销其证券、期货相关业务许可证，同时，将追究中天勤会计师事务所负责人的责任。

当然，现实社会中不只一个银广夏，类似的还有美国的安然公司，郑州亚细亚的衰败，琼民源事件等。

二、会计电算化存在问题的原因

（一）、外部原因

　1、计算机培训教材老化。计算机技术发展很快，几年时间，计算速度提高了几十倍，软件操作系统也有质的变化。而现在的教材多为几年前的，所介绍的知识陈旧，实用性不强，经过这样的培训并通过考试的人员实际操作能力可想而知。

2、会计电算化技术的使用在总体上还处于低层次水平

 在采用了会计电算化的企业中，有些企业仍然是采用传统的“核算型”财务软件，主要是用电脑代替人工从事会计核算工作。其软件主要是一些软件公司早期开发的部门级会计信息系统，也有一些是自行开发的核算软件，采用“管理型”和“决策型”财务软件的企业较少，采用ERP的企业就更少了。这样会计信息系统的启用就不能对企业管理带来实质性的改变。

3、会计电算化下的统一数据接口问题

由于我国目前的财务软件都是各软件公司自行开发的，各自使用不同的操作平台和支持软件，数据结构不同，编程风格各异，为技术保密，相互没有交流和沟通，没有业界的协议，自然也没有统一的数据接口，在系统与系统之间很难实现数据信息的共享。

即使是同一系统的各子系统之间也还不能做到信息的完全共享，这就使得现有的财务信息单一、滞后而且缺乏前瞻性。同时，会计的每一次重大变革，都直接导致审计的重大变革。会计电算化必然对以会计为基础的审计在审计线索的获取、审计内容、审计程序和方法及审计风险等多方面产生重大的影响。国家审计署从审计这个角度非常关注会计软件数据接口的标准化问题，因为，没有统一的数据接口标准，在审计会计系统时无法查账，数据读不出来，审计现代化就无法进行。

4.实行会计电算化以后，出现了利用会计电算化进行舞弊的现象 

实行会计电算化以后企业的财务数据都是以电子数据的方式进行存储，而电子财务数据没有字迹特征，不能通过字迹来确定会计责任，所以有些人利用电子数据的这个特性来进行会计舞弊行为。进行会计电算化舞弊的方法主要有以下几种方式：

（1)篡改输入。这是最简单也是最常用的计算机舞弊手法，该方法通过在经济数据录入前或加入期间对数据做手脚来达到个人目的，如：虚构业务数据、修改业务数据、删除业务数据。

（2)篡改文件。是指通过维护程序来修改或直接通过终端来修改文件中的数据。在电算化会计系统中，有很多重要的原始参数以数据的形式保存在计算机文件中，如存货的零售价、批发价等，这些参数是计算机程序计算的依据之一，缺少或修改了这些参数，将得不到正确的结果。

（3)篡改程序。是指通过对程序作非法改动，以便达到某种不法的目的。比如，将小量资金（比如计算中的四舍五入部分）逐笔积累起来，通过暗设程序记到自己的工资账户中，表面上却看不出任何违规之处。

（4)违法操作。指操作人员或其他人员不按操作规程或不经允许上机操作，改变计算机的执行路径。如系统人员未经批准擅自启动现金支票签发程序，生成一张现金支票到银行支取现金。

（5)篡改输出。通过非法修改、销毁输出报表、将输出报表送给公司竞争对手利用终端窃取输出的机密信息等手段来达到作案的目的。

（6)其它方法。如通过物理接触、电子窃听、译码、拍照、拷贝、复印等方法来舞弊。

（二）、内部原因

1、对会计电算化的认识还不到位

对会计电算化的认识存在一定的偏差。对会计电算化的认识存在一定的偏差主要表现在：一是认为会计电算化只是会计核算工具的改变，甚至有的人认为会计电算化只是用计算机代替人工，打出的账比手工记的账好看一些，搞不搞无所谓，看不到其对会计职能、企业管理方法和管理流程的深刻影响，因此对会计电算化工作一味求简。二是许多企业领导对会计电算化存在片面认识，仅把会计电算化认为是企业现代化管理的标志，当作树立企业形象的一种手段，把计算机作为主要因素，把财会人员作为次要因素，只重视机的因素，不重视人的因素，不重视会计人员的培训。三是部分财务人员错误的认为实行会计电算化只是一个形式，较为方便，没有意识到实现会计电算化的重大意义，在实际操作中对于会计软件的使用只局限在核算上，对于其他作用、功能不加以使用和推行，以至于有些单位花钱买了软件却没有真正使用。

2、缺乏复合型的会计电算化人才

　缺乏会计电算化方面的专业人才成为企业快速实现会计电算化的障碍，作为一个综合性的财会专业人才，需要具备计算机、会计、管理等多方面的专业知识，实现从满足手工会计的需要到适应会计电算化普及的过渡。目前，许多单位的电算化人员是由过去的手工会计、出纳等经过短期培训而来，他们在使用微机处理业务的过程中大多数是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解不多，不能灵活运用软件处理的会计数据进行财务信息的加工处理。当计算机运行出现问题时，计算机维护人员又大多是计算机专业出身，对财务知识又不甚了解，所以不能够把计算机知识和会计等财务知识融合在一起。

3、重视账务功能，忽视管理功能。

一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制，因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能也不健全，限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。

4.会计电算化档案管理制度不完善。

由于许多单位实行会计电算化时间短，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏，乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后，应及时备份硬盘数据，并且每次备份不少于两套，分两地存放；按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据将无法恢复。

5、会计信息系统的安全性、保密性差

财务上的数据往往是企业的商业秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。不少企业对会计电算化工作的安全性，保密性重视不够，在实际工作中存在许多安全隐患。一些会计电算化的具体操作者未能按照一定程序操作，对计算机病毒的侵入防范意识不强，未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入，从而导致会计资料的丢失或错误的出现。

三、会计电算化存在问题的对策

在会计电算化普及和发展的大好局面下，无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也带来了新的问题和挑战，因此建立一个健康良好的会计电算化系统是时代发展的趋势。要解决其中的问题，应主要采取以下对策：

、转变观念，提高认识 

会计电算化是会计工作发展的方向，是信息时代社会经济发展对会计工作提出的必然要求。因此，各级领导和财会人员应高度重视这一工作，充分认识到会计电算化在企业中的重要作用，把会计电算化工作提高到一个新水平。

（二）、提高会计软件的质量 从国外情况看，在某些会计电算化搞得好的国家，基本上是通过行业会计协会制定统一的财务软件标准，甚至某些国家就直接通过政府行政手段规定哪些行业必须使用哪种财务软件这样国家的有关经济管理、监督部门就可以很方便地通过网络进行财务检查和专项资金使用情况分析，单位也可以利用网络及时地进行财务报告的传送等。因此，我们应在借鉴国外经验同时，针对我国目前会计电算化软件存在的，尽快制定出一些具体法规，加强对财务软件销售公司和开发商的管理，进一步规范会计电算化软件市场.从而大力提高会计软件的质量。加强会计信息系统的安全，针对会计电算化工作中存在的安全隐患，应从以下几个方面不断加强会计信息系统的安全性、保密性：一是为了对付日益猖撅的计算机犯罪，国家应制定并实施计算机安全法律，在全社会加强对计算机安全的宏观控制，政府主管部门还应进一步完善会计制度，对危害计算机安全的行为进行制裁为计算机信息系统提供一个良好的社会环境；二是加强内部控制，在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的安全隐患，因此建立内部控制制度是必要的。

（三）、培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求

会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注意培养“会计一一计算机一一管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利发展。

（四）、加快财务软件由“核算型”向“管理型”的转化

管理型的会计软件除了具有完善的会计业务核算功能外，还应大力加强会计数据分析预测，辅助计划的制定和控制，支持高、中、低各管理层次的管理决策。管理型会计软件不但可以实现或辅助实现财务会计和管理会计中的主要功能，而且可以使它们和企业的日常管理工作有机地结合在一起。解决此问题的关键在于尽快开发出以管理为导向的会计软件并推广使用，有关部门应结合企业的管理特点，制定全国统一的、具体的管理规定和标准。如考核指标体系，既要有数量指标，又要有质量指标，还要有各种综合指标。有了可操作的管理规定和考核指标体系，会计电算化从核算型向管理型转化才有据可依，企业的管理才能走上规范化的轨道。

（五）、加强系统安全与网络的安全控制

加强系统安全控制的主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括：1.订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑；2.设置操作权限限制；3.操作人员身份的密码控制；4.数据存储和处理相隔离；5.机房的工作环境保护。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术，访问控制技术，认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。

（六）、加强内部审计

内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。内部审计必须包括以下几个方面：1.以会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合有关内控制度，凭证附件是否规范完整等；2.审查电子数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；3.监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；4.对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。

（七）、做好电算化会计档案管理工作

为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。

四、结束语

目前计算机技术在企业会计信息处理中迅速普及和广泛运用，虽然会计电算化给企业带来极大方便和效益，但是企业也应该认识到由于企业实行会计电算化进程的发展，企业内部控制环境也随之发生了变化，企业只有根据不断出现的新情况采取相应的方法，才能在促进会计电算化发展最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

总之，在会计实践中，只有建立电算化会计信息系统，才能实现会计电算化，这不仅可以把广大财会人员从复杂的记帐、算帐、报帐中解脱出来，而且大大提高会计工作效率，为管理提供全面、及时、准确的会计信息。同时，促进会计工作职能的转变和工作规范化，促进会计理论和会计技术的不断提高，保护企业财产安全，保证经济业务的合理性、合法性、真实性、可靠性及防止舞弊，加强管理和提高经济效益的目标。对于新形势下会计电算化工作的高效实施，有着重要的现实性和指导意义。我们只要认清形势，找准现状，敢于改革，会计电算化将有辉煌的成绩。

参考文献：

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