企业会计电算化问题与对策研究

目 录

一、会计电算化的研究背景与意义2

二、会计电算化概述2

三、企业会计电算化的现状与问题分析2

（一）、会计电算化与手工帐的区别2

（二）、会计电算化财务业务一体化4

四、提高企业会计电算化水平的措施探析5

（一）、会计电算化硬件要求5

（二）、会计电算化人员要求5

（三）、会计电算化平台搭建6

（四）、会计电算化人员确立7

（五）、会计电算化操作流程确立7

（六）、会计电算化人员培训8

（七）、会计电算化基本档案录入8

（八）、会计电算化试用——验收完工8

（九）、会计电算化财务报表设计9

（十）、会计电算化与OA、HR联用，无纸质办公体系9

（十一）、会计电算化系统管理员要求9

（十二）、会会计电算化后期维护事项10

四、总结10

内 容 摘 要

会计是企业计量、核算财务经营成果的一种方法。

会计电算化是会计发展的必然趋势，通过软件，把传统的手工财务转换为软件操作，同时结合企业本身特点，把财务、业务、OA、HR、生产制造等等进行无缝对接，通过建立软件操作员，设置权限，准确划分职责，让企业财务部门、业务部门、人事部门等等相连接，分工明确，是企业达到无纸质办公，大大节省费用开销，提高办公效率，在当下这个网络发展迅速的云时代，把企业内部不同地区的业务整合起来同时进行，对数据进行加密处理，让企业进入真正的云时代。关键词： 财务管理软件 提高效率 无纸化 云时代

电算化帐务处理系统与帐务处理方法

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。 

 一、会计电算化的研究背景与意义

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。

会计电算化实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统，高会计数据处理的实效性和准确性、提高会计核算的水平和质量、减轻会计人员的劳动强度。 提高经营管理水平。使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础。 推动会计技术，方法，理论创新和观念更新，促进会计工作的进一步发展。

二、会计电算化概述

 会计电算化都要遵循基本的会计理论和会计方法。电算化会计会引起会计理论和会计方法上的变化，但这种变化是渐进型的，而不是突变型的，电算化会计必须遵循基本的会计理论和会计方法。都必须保存会计档案。会计档案是会计的重要历史资料，必须按照规定妥善保管。实行电算化会计，大部分会计档案的物理性质发生了变化，由手工会计下纸质的会计档案变为磁性介质的会计档案，备份消失和复制都很容易。这就要求用更科学的方法，加强会计档案的保管。会计理论和方法会计法规和准则共同遵守会计法规和会计准则。电算化会计不能置会计法规和会计准则于不顾，相反应当更严格地执行，从措施上、技术上杜绝可能的失误。

企业会计电算化的现状与问题分析

（一）、会计电算化与手工帐的区别

 会计电算化与手工核算相比，不仅仅是处理工具的变化，它在账务处理程序、方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处。 

1、工具不同 

手工核算使用的工具是算盘、电子计算器或一些相关的机械设备。会计电算化使用的工具是电子计算机，数据处理过程由电子计算机完成。 

2、信息载体不同 

手工核算的所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难，成本高。会计电算化除必要的会计凭证、账簿、报表之外，均可用光盘、磁盘、磁带等材料作为信息载体，占用空间小，查找方便，保管容易，大大减少纸质材料的消耗，节省办公成本。 

3、记账规则不同 

手工核算规定日记账、总账要用订本式账册，明细账可用订本式或活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正；账页中的空行、空页用红线划销等。会计电算化打印输出的账页是折叠或卷带状的，与手工的账簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统改错的方法，比如电算化环境下不存在划线更正法。为了保证审计的追踪线索不致中断，会计电算化规定：凡是已经记账的凭证数据不能更改，若要修改，必须设置对应修改权限，或者采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下改动痕迹。 

4、账务处理程序不同 

手工核算的账务处理程序主要有四种，但是都避免不了重复转抄与重复计算的根本弱点，伴之而来的是人员与环节的增多和差错的增多。会计电算化的账务处理程序有两种方案。按目前的经济善与开发水平，可采取第一方案，即基本上按手工核算的方式进行移植，但过程却发生了变化，且允许同时采用多种核算形式。 第二方案为理想化的全自动账务处理程序，即：会计凭证磁性化或条形码，在规格化的会计凭证上用磁性墨水书写(或打上条形码)，由阅读机识别后将数据输送到计算机；由用户定义数据存储形式和加工方法，由计算机对数据进行加工处理；由用户宣言输出形式与结果，由输出设备(显示器、打印机)进行查询与打印。 

5、会计工作组织体制不同 

在手工系统下，会计部门一般分为若干会计工作，如工资、材料、固定资产、成本等岗位，进行专门的业务核算，设专人负责记账、编制报表工作。在会计电算化中，会计工作岗位的划分已经发生了，如设置了数据录入、审核、维护等岗位。 

人员构成不同 

手工核算下的人员均是会计专业人员，会计电算化中的人员将由会计专业人员、计算机软件、硬件及操作人员组成。 

（二）、会计电算化财务业务一体化

 财务业务一体化系统是一个高度集成的系统，财务业务一体化系统通过物理和逻辑的手段把业务系统和财务系统集成在一起，在一体化系统中，完整的业务处理过程是分若分子系统联合作业的结果，这些分子系统的联合作业依存于系统内部所形成的业务处理和数据传递的逻辑机制。一体化的集成性集中表现为财务部门与购、销、存各部门共同拥有一个作业环境，并在某些环节处于共同处理一项业务而提现出作业交叉特点与数据共享优势。

 一体化处理采用“业务驱动”的体系结构是指当某一特定的经济业务发生时，相关的分子系统将围绕着该项经济业务有序地进行各自的业务处理，业务驱动在系统内部表现为有序或对口的流程衔接与数据承接。这种体系结构需把一项经济业务活动按照其合理的业务流程、业务性质和特点分解成若干个基本作业，然后由系统分派给（或作业触发）不同的分子系统去完成这些作业。一项业务活动被看成是基本作业的有序集合，每个作业环节实质上正是相关分子系统进行业务处理的时机和业务处理的具体内容。

 一项经济业务活动必然引起一连串的、跨部门的业务处理，前一业务环节处理完成以后，会触发后面的业务环节进行相应的动作，知道把该项业务处理完毕，这是一种跨功能、实时、同步的信息处理模式，在一处理模式下，各部门在进行业务处理时，其所在系统的数据吃力将实时同步进行，即在进行业务活动的同时，完成对数据进行采集、加工和传递。由于系统数据处理的实时对接与同步更新，信息不会出现重复采集的问题，这将打打降低信息流相关作业的冗余度。同时，对一体化系统内的数据进行维护、修改时，业务活动信息的完整性和相关性将收到保护，同步处理模式为提高信息质量提供了保障，也使实时决策成为可能。

财务业务一体能使企业的所有流程在软件中进行统一管理，通过业务人员在对应业务模块录入自己工作中的实际业务数据，财务人员再到业务系统中去收取业务数据，一环扣一环，让公司的管理更加简单、明了、有效，有效规避财务人员以及业务人员因为自身原因造成的错误，大大提高工作效率，减少材料耗用以及人工成本。

提高企业会计电算化水平的措施探析

、会计电算化硬件要求

 计算机硬件是电算化会计信息系统运行的物质基础，硬件配置的好坏直接影响到电算化会计信息系统的质量和运行状况。选择硬件设备，应根据制定的会计电算化发展计划，所选软件的要求及单位经济力量等因素统筹考虑。下面分项进行说明：一、主机和处理速度微机的工作速度主要由其主频决定，现在微机的主频一般为90Mhz、100Mhz、133Mhz等，主频越高，速度越快。另外，硬盘的存取速度对主机处理速度也有影响，硬盘的平均存取速度越快，主机处理速度亦越快。二、内存即内部存储器的存储容量，以字节来表示。对内存的要求，应以能保证软件系统能正常运行为最低限度。微机的内存，最低为640K,高档微机的内存，一般是8M-16M。一般的商品化软件在1M内存的微机上，就可以正常运行。但对WINDOWS版财务财务软件，多数据的内存配置应为工作站8M以上、服务器16M以上。而对于客户机/服务器结构的财务财务软件，服务器一般要求在32M以上。三、硬盘是外部存储器中最常见的一种，其存储容量的大小也用字节表示。硬盘容量的大小，应根据本单位日常所存数据量的大小来决定，现在的微机硬盘可以高达几个G（千兆），均可满足要求。四、打印机打印机的种类很多，⒈打印速度，即每分钟可打印的字符数。⒉打印宽度，即一行可打印的字符数，应满足会计报表的宽度。⒊中文处理能力，包括是否装有汉字库，可供选择打印的字体种类，字型的大小，以及美观程度等。一般装有硬字库的打印机速度要比没装的快得多，使用也方便，但价格稍贵。⒋打印的质量，打印质量的参数为分辨率，即每英寸可打印的点数(DIP)，打印参数越高，打印出的字符越美观。五、UPS(不间断电源由于会计工作的连续性，要求计算机不能无故中断，以免因停电等使计算机工作中断，造成数据丢失等情况。六、网络环境，局域网IP地址规划，最好配备专业网络管理员进行日常网络维护，如果企业存在分子公司或者外网访问，最好使用光钎，保证外网软件使用畅通。七、操作系统，如果是使用单机版软件，对服务器操作系统没有具体要求，如果是多人使用软件，在配备有专业服务器的情况下，操作系统最好选用server2008R2操作系统比较稳定，在软件使用和数据保存上更加稳定安全。

、会计电算化人员要求

 要明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。电算化会计岗位和工作职责的划分1.电算化主管（系统管理员administrator）：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。2.软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；负责录入业务单据人员（出入库单、发票、生产制造单据等等更具企业自身业务需求），要求通过培训能熟练操作业务模块软件功能，对企业自身业务比较了解，业务流程比较清晰；各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。3.审核记账：负责对输人计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。4.电算化维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。5.电算化审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任；采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。6.数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。

、会计电算化平台搭建

 系统检查：主要任务是了解使用者的要求及现实环境业务流程等。通过对企业调查，了解企业的组织机构、会计部门与其他部门的信息联系；通过对会计部门的调查，了解会计记录的特点和方法。系统调查的目的是要对信息做出科学合理的归纳、汇总，对业务的数据流做出准确的判断分析。

　系统分析的主要任务是明确新系统要做什么，即通过对现有系统进行全面详细的调查分析，用文字、符号、图表来描述调查结果，包括系统总体结构及划分，系统界面及内部接口、功能、数据流程图、数据字典、输入输出要求等系统的逻辑模型，作为下一个阶段系统设计工作的重要依据。

 系统设计：系统分析阶段得到的逻辑模型只是指出了系统应该“做些什么”，系统设计就是要根据逻辑模型提出一个“如何去做”的具体方案，即系统的物理模型，包括确定所需硬件资源、系统模块结构图、模块设计说明书、数据库设计、文件设计、代码设计、输入输出设计等，编程人员根据这个方案就能编出满足功能要求的应用软件。

 电算化软件运行环境搭建：更具企业规模，使用软件人数，进行服务器配置，网络配置，服务器操作系统配置，电算化软件配置，使用软件人员操作培训等，搭建一套合理的电算化运行体系。

　 调试运行：设计完毕，首先以模拟数据对系统设计的各个环节进行测试，最好先录入测试数据，通过测试数据录入，让操作人员熟悉软件操作，从企业基础架构开始录入，模拟企业财务流程，业务流程，最终根据测试数据取出报表数据，检测数据是否准确，从而发现问题，不断完善。其次，正式交付用户使用，要人机并行操作若干个会计月度，以便两相核对，进一步检验系统设计是否正确可靠，操作过程中，分工明确，准确的责任划分，做到谁出的错找谁，让每一个软件操作人员明白自己该做什么，怎么做，做错后会造成什么后果。最终通过测试数据再到真实业务数据的操作，让每个操作人员准确的掌握软件操作流程，最终达到无纸质办公。

、会计电算化人员确立

 会计电算化的实行要求重新确立会计人员分工及标准,从数据管理和系统操作两个角度对会计电算化系统下的人员分工进行分析,结合数据管理和会计业务两个层面确立会计人员分工模式,并提出相应的工作职能和标准,为企业的管理者提供科学、合理的财务管理模式。

、会计电算化操作流程确立

 更具企业自身情况财务软件实施人员进行调研，为企业制定对应软件操作流程，新建账套、增加操作员 （操作员的编号和姓名不能重复)、建立账套、选择核算类型、选择填写基础信息、启用账套、赋予操作员权限 、设置凭证类别、增加会计科目、设置业务单据格式、业务材料档案、项目档案等等，录入期初余额并试算平衡、设置凭证类别、增加会计科目、录入期初余额并试算平衡 、填制记账凭证、审核凭证 、记账、编制财务报表。

、会计电算化人员培训

 更新会计专业知识 随着网络经济为代表的知识经济的发展，网络会计、知识会计也随之产生，另外，随着全球经济一体化的进程，跨行业跨国界多主体的集团业务的出现，这一背景下也出现了“网络财务”、“全能ERP软件”、“数字化管理”等多种定位。这就要求我们的会计电算化教育必须适时充实或增加上述内容。财会人员必须时刻警示自己，及时更新自己的知识库，才是会计工作人员事业的根本。

 必须掌握计算应用基础知识、网络知识、系统分析技术、Internet、电子商务等现代信息技术。会计电算化是一门边缘学科，例如对一些小型商场，个体经营户来说，他们不需要买专门的会计电算化软件。这时他们就可以利用Excel强大的数据运算和处理功能进行工资核算，数据透视等方面的运用。因此，高校会计电算化教育应适应网络时代的需要，必须加强计算机网络及应用的教学力度，也要必须要通晓专业理论和擅长计算机操作。

、会计电算化基本档案录入

 企业前期根据自身情况，准备自身需要的基础档案，如部门档案（用作科目部门核算等使用）、人员档案（个人辅助核算等），如使用业务系统的企业，还需准备例如存货档案、存货计量单位、仓库信息、仓库计价方式，设计生产制造业企业需准备自身物料清单、生产工序、工时、人工等基础档案。

 基础档案建立的完善与否，直接影响企业日后软件使用效率已经管控效果，在初期建立基础档案时，遵循越完善越好，就像高楼大厦的建立，都必须有良好的根基。在档案的分类等方面，尽量做到最细。会计电算化运用的成功与否，基础档案的建立起了决定性作用

、会计电算化试用——验收完工

 会计电算化分为试用期和正常使用期，试用期间，手工帐与会计电算化同时进行，通过手工帐验证会计电算化账务是否正确，通过试用期，企业选择最适合自身情况的电算化流程。试用期最佳时间为一个财务期间，根据一个财务期间的电算化账务处理，操作人员熟悉软件操作流程，生成对应财务数据，与手工账务进行核对，当最终核对无误后，确定电算化运行成功，最终验收完工，取代手工账务处理。

、会计电算化财务报表设计

 会计电算化财务报表和手工账务一样，主要由三大报表构成（资产负债表、利润表、现金流量表），按照企业行业性质和税务部门规定，设置对应报表。

 在报表方面，会计电算化相比手工账务，其优势在于自定义报表，企业可以根据自身需求，设置自定义报表，如收入费用明细表、项目成本表等等，对比手工账务，大大的减少了财务数据统计工作。

、会计电算化与OA、HR人事联用，无纸质办公

 随着会计电算化的进步，会计电算化已经不仅限于财务业务的处理，与OA（办公管理系统）、HR（人士管理系统）的无缝连接,大大提高工作效率。通过OA系统与电算化系统联用，有效管理费用问题、HR系统与电算化系统联用，有限管理人员工资、个人应收应付等问题。

、会计电算化系统管理员要求

 系统管理员岗位的职责内容主要包括；（1） 在会计电算化软件的开发阶段，负责协调软件开发者与使用者之间的关系，根据软件评审要求，做好相应的准备工作。（2） 在会计电算化软件的运行阶段，负责日常的维护和管理，帮助系统操作员熟练掌握操作技能。（3） 检查督促系统操作员对数据的备份情况。（4） 检查各操作员操作的日志记载情况，对计算机开机、关机和运行情况进行检查，防止非法调用和操作。（5） 为保证会计软件的正常运行和数据的保密和安全，不得进人数据库直接对会计数据进行修改。（6） 运用电算化系统中的信息资源和分析模块，紧密结合本单位经济活动情况，对本企业的财务状况进行简要分析，为企业领导经营决策提供依据。（7） 对于系统内发生计算机病毒等情况须运用杀毒软件消除病毒，并向负责计算机安全的公安机关反映。（8） 为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。系统管理员权限主要包括：（1） 有权设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。（2）有权对会计信息的录入工作进行检查和监督。（3） 有权拒绝来历不明的软件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行。（4） 有权对有关人员的操作权限进行设置和调整。

　 由于信息技术发展异常迅速，会计工作规范化进程的不断发展与完善，无论计算机方面的新技术，还是会计业务的新要求，都对会计电算化工作不断地提出更高要求，这就需要系统管理员要掌握、理解会计电算化的各项新要求，及时地调整、更新系统，从而更好地服务于会计电算化工作。而系统管理员的工作内容决定了其岗位的特殊性、重要性。他们负责整个会计电算化信息系统的正常运行，如系统软件、硬件的维护，系统数据保存，网络服务器、数据库的口令等等。从一定程度上说，基层单位会计电算化实施的效果好坏，决定于系统管理员的工作水平高低。

、会计电算化后期维护注意事项

 会计电算化后期维护分为软件操作维护、操作环境及网络维护、数据安全维护三大方面。

（1）、软件操作维护：日常会计电算化操作中基础档案的增加、删除、修改，企业设置一个系统管理员对日常业务进行维护即可。（2）、操作环境及网络维护，需要企业配备专业的网络管理员，对企业服务器系统、局域网IP地址、外网地址、端口号、路由器等进行日常维护。（3）、数据安全维护，企业定期对财务数据进行备份，使用U盘或移动硬盘对数据进行保存。

五、总结

 结论：会计电算化是利用财务管理软件来完成会计核算、报表编制等。它大大提高了会计核算效率，减轻劳务工作量。会计电算化主要侧重会计软件的学习，为了适应现在企业的要求。

参 考 文 献

詹胜铃，《会计电算化系统的内部控制》，商刊，2014，29期

周青，《浅谈会计电算化》，中西部科技，2011(05)

王娟，《会计电算化的现状及发展》，电脑知识与技术，2011(21)

吴庆爱，《我国会计电算化中存在的问题及其对策》，财经视点，2011（07）

刘意，《浅谈会计电算化的应用及对策》，农业网络信息，2007（10）

王桂霞，《会计电算化与实际应用及发展趋势》，中小企业管理与科技（下旬刊），2010（23）

张洁，《ERP财务管理信息系统功能》，西南财经大学，2008