企业费用报销流程设计

目 录

序言. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..1

企业费用报销流程设计. . . . . . . . . . . . . . 2

摘要. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 2

关键词. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..2

公司简介. . . . . . . . . . . . . . . . 2

费用—加班费的报销现状. . . . . . . .. .2

存在的问题. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..3

解决的方案措施. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..5

后记. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..8 

参考文献. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...8

序 言 

2014年11月06日，我在埃森哲（中国）有限公司成都分公司会计助理岗位进行实习。作为《财富》全球500强企业之一的管理咨询、信息技术和外包服务公司，埃森哲是全球领先的企业绩效提升专家。凭借丰富的行业经验、广泛的全球资源和在本土市场的成功实践，埃森哲在53个国家设立了分公司，员工逾257,000名。《财富》500强中超过三分之二都是其客户。埃森哲在大中华地区开展业务已超过20年，目前拥有一支8200多人的员工队伍分布在北京、上海、大连、广州、成都、香港和台北等地。我所实习的埃森哲成都分公司成立于2012年，现有员工逾400名，主要是从事财务外包工作。其工作分的特别细，我目前的工作是负责查验机票与发票。由于此项工作的工作量特别大，经常都需要加班，也因此在实习的这几个月中，我已经报销了许多次加班费，对其报销制度和流程也有了一定的了解。比如在粘贴发票的这个环节里，我就萌发了改进公司费用报销程序的想法。

在实习过程中，我发现了公司员工在费用报销时存在的一些问题，在结合自身这段时间的报销经历和查阅相关资料后，我对埃森哲(中国）有限公司成都分公司费用报销存在的问题上，提出了自己的一些见解，并针对这些问题提出自己合理的想法与建议。

企业费用报销流程设计

摘要：费用报销是企业成本费用的重要项目，费用的高低反映了企业管理成本的高低及管理效率的高低，费用报销时所办理的繁琐流程也影响着企业的快速发展。根据埃森哲员工费用报销情况，提出该公司在费用报销时所存在的具体问题和解决的具体办法。本文着重对费用报销的制度及流程进行研究，为减少公司员工报销时不必要的麻烦，以及提高公司的管理效率，结合本公司的具体情况，特制订此规定。特别对员工报销加班费和差旅费作出了明确的规定。本文对诸如以上问题进行分析研究，对提高公司的管理效率具有指导意义。

关键词：费用报销、报销流程、加班费、差旅费

公司简介

作为《财富》全球500强企业之一的管理咨询、信息技术和外包服务公司，埃森哲是全球领先的企业绩效提升专家。凭借丰富的行业经验、广泛的全球资源和在本土市场的成功实践，埃森哲在53个国家设立了分公司，员工逾257,000名。《财富》500强中超过三分之二都是其客户。埃森哲在大中华地区开展业务已超过20年，目前拥有一支8200多人的员工队伍分布在北京、上海、大连、广州、成都、香港和台北等地。我所实习的埃森哲成都分公司成立于2012年，现有员工逾400名，目标是在未来一两年内员工数量达到千人以上，主要是从事财务外包工作。

费用报销现状

埃森哲成都分公司主要从事的是财务外包工作，用通俗的话来说就是帮别的公司做财务方面的工作。因此，我们平时做的财务工作都是客户的，实际上很少接触到埃森哲自己的财务工作。尽管该公司已是全球500强企业之一，但埃森哲成都分公司由于刚成立不久，员工数量正在不断增加，公司运行流程尚且不稳定、不成熟，管理公司费用报销的一共只有两名财务人员，而且其中一名目前还是实习生，所以说对于公司自己的费用报销状况还存在一些不完善的地方。目前，在实习这段期间我发现了一些关于报销加班费和差旅费这两方面的问题。

首先，加班费的报销流程及制度现状。公司对员工加班是有一定的时间规定的，加班小时数按正常上班的工时来计算，加班是补贴定额的餐费和实际发生的交通费。在工作日加班的话，至少要2小时或以上才能报销餐费20元、交通费按实际发生的报销，不满2小时不补贴。若在周末或者国家法定节假日加班的话，至少要3小时或以上才能报销餐费40元、来回交通费按实际发生的报销，不满3小时不补贴。

但是，公司没有对报销时间作出明确规定，员工随时可以报销，这对员工来说还是比较方便的。在报销之前需员工自己用A4纸粘贴好所有发票。另外，需要填一个报销清单，把所有报销款发生的时间、金额、明细填列在上面。接着，将其用邮箱的形式发给自己的团队领导，由他审批后再将其发给项目领导，项目领导审批后便会将审批结果发回团队领导，最终团队领导会将其发给公司财务，抄送给申请员工。员工收到审批同意的邮件后需将其连同报销清单一并打印出来。然后，将其与所有粘贴好发票的A4纸装订起来。最后，便可交去公司财务，待其审批。

其次，差旅费的报销现状。由于埃森哲成都分公司是一个以财务外包为主的公司，所以员工出差去与客户商谈合作这是常有的事，也因此每月会有大量的差旅费需要报销。但是差旅费的报销单未区别，出差和平时的报销都用的费用报销单，没有专门的差旅费报销单用于出差费用的报销。这个问题就违反了出差费用的规范填写，差旅费报销是按出差（期间）天数报销的，如每天的伙食补贴(实报的话要附有发票)、住宿费、交通费和其他补贴等费用。本来公司就是帮别的公司处理财务问题的，如果自身不注意小环节的问题，那怎么做好客户的事呢，所以我觉得对于规范差旅费的报销单填制的问题是很有必要的。

公司在差旅费的业务处理流程方面，不论费用的大小，都是在出差人员回到公司后办理报销事宜，报销人自己根据实际出差情况填写报销单与粘贴原始凭证，然后交与团队领导审核签字，再交与项目领导批示，最后拿给公司财务报销。待财务审批后，每月末一并发放报销费用。

存在的问题

（一）加班费

1．报销时间不明确，这虽然方便员工随时都可以报销，但却给公司财务增加了不必要的麻烦。比如，由于公司财务收到申请报销的账单后会审核其报销款是否真实发生、是否符合逻辑，当然这主要针对交通费。因此会着重看发票上的时间，然后与加班时间对比。一般情况下都是按月对比，但因为没有明确规定报销时间，有些员工可能很长一段时间才报销一次，这就导致了公司财务每次都需要花很长的时间去找申请人的加班时间，然后来做对比，自然而然也就浪费了时间，降低了工作效率。

2．对于交通费的报销没有限制，但这里就会存在一个问题，除了实打实销的机打发票可以看日期和时间以外，交通费也会有定额发票，这便没有日期和时间可查。由于没有限制，一些员工报销时就会拿许多定额发票来报销，导致所报销的金额远远大于实际发生的金额，这必然会增加公司的成本费用，加重公司的经济负担，非常不利于公司良好地发展。

3．对于报销的费用、报销清单的填写、报销的内容、报销票据的要求，由于公司没有出具一个具体详细的操作指南，很多公司员工并不知道该怎么正确的操作，发票的粘贴也不是很规范，都是想当然地根据自己的认为去整理报销的相关单据。例如：每次财务收到的报销凭证乱七八糟，报销清单填写不规范并且黏贴在A4纸上的发票也没统一规定的格式，五花八门，所以财务人员对不规范的费用报销单、费用单据可以不给予报销。

4．报销流程中存在多余的审批环节。当申请人把报销清单填好用邮件的形式发给团队领导后，团队领导会将其与员工的“time report”核对，核对无误后才将邮件又发给项目领导审批。此时这一环节是不必要的，因为项目领导不会有任何异议，只要团队领导审批通过了，他也就审批通过了，他不会再看其他任何东西。况且团队领导已经跟最权威的“time report”比对过了，只要完全吻合就可以直接发给公司财务，申请人也就可以很快地去报销了。

(二）差旅费

公司的财务管理薄弱，大多数处于事后算账阶段，而且企业的财务活动缺乏管理或少管理。比如各个项目组未对员工差旅费进行预算、费用支出控制等。而公司财务也没有及时的负责差旅费用预算、报销、支付的审核和监督。缺乏强烈的市场观念。意识淡薄，不够重视成本费用在实际中发生的性质，一味注重眼前利益，较多考虑当前成本费用指标的完成情况和避税需要，为追求短期盈利而忽视长期战略目标。

管理费用信息失真。

（1）出租车票和公交车票的报销：职工在出差过程中会发生各种各样的费用，但并不是所有的发生费用都可以报销的。在该公司差旅费报销业务中可报销的费用包括：交通费、住宿费、带车出差还可报销路桥费和外地加油费，住宿费按级别在标准内据实报销。外出中乘坐汽车、火车硬座所发生的交通费都能据实报销，但对于乘坐出租车、火车软卧、飞机等发生的交通费，各项目组均控制的较严格，不过还是存在以下问题，如公司的差旅费报销制度中明确规定只报销从出发地到车站和从车站到目的地的出租车票，在实际操作中则存在：一是目的地不止一个，需多次乘坐出租车；二是办事的地方偏僻，每天需要乘坐公交车或地铁才能到达，且出差时间较长，如此一来就产生了大量五颜六色，形态各异的公交车票，且公交车票均为定额发票，无法考证其真实性等问题。

（2）伙食补助的计发：职工出差是不予报销餐费的，而是按照级别、出差天数给予一定的伙食补助。公司规定，职工出差的伙食补助为每人每天36元，而职工出差期间的餐费也会因目的地的物价水平、经济状况的不同而有所差别。除此之外，还会因公务需发生通讯费，而公司对此都不予报销，经常听到员工抱怨出差的辛苦，还要自己往里贴钱之类的怨言，从而导致有的职工多开住宿费，以虚增出差天数的方式达到平衡，这极大的损害了企业的外部形象，不利于企业的长期发展。

四．解决的方案措施

采用科学而严谨的管理手段，制定并切实落实一套完整而系统的费用报销管理制度，才能保证企业的应收账款管理工作在一个良性轨道上运行。根据本公司上述的费用报销存在的问题作出相应的解决方案，使公司在费用报销的财务方面有进步。

（一）加班费

1．根据公司目前的现状，严格合理的规定费用报销的具体时间。每月月末最后三天为报销的时间，如遇周末或节假日则顺延至下月初的前三天，且每月只能报销上一个月的费用，逾期则不予报销。

2．针对交通费的报销我认为应该根据实际制定一个最大报销限额，或者是明确限制只能报销机打发票。这样便有效地遏止了员工乱报、多报、假报的现象，并且还有效地控制了公司的成本费用，同时还潜移默化地提高了公司的经济利益。

3．解决员工报销时粘贴原始凭证、填写报销清单等细节问题。首先应该制定一个具体详细的操作指南，要求每一位员工必须严格按要求执行，对于不恰当的操作，财务会计有权将其退回，不予报销。

4. 减少报销时不必要的流程。当团队领导审批完成后直接将邮件发给公司财务，无需再发到项目领导那里。项目领导本来工作就繁多，完全没有必要做这一步审批，因为团队领导已经同权威的数据对比审批了。这样既给项目领导节省了不少时间，同时也减少了操作流程，为申请人提供了方便，可谓是一举两得。

（二)差旅费

1. 合理控制出差员工对于差旅费的报销，制定严格的控制预算程序。各项目组领导负责对该组员工差旅费的控制，应加强员工的集体主义精神，增强员工的成本意识，调动员工的积极性，对需要出差的员工可以采用员工的资金来降低企业资金成本的占用，先由出差员工本人垫付差旅费，待员工完成出差任务归集后，再进行报销。在具体操作上，根据本公司的实际情况，对于出差天数在10天以内，借款金额在5000元以下的，建议实行自带资金，不予借款的制度。这样企业就取消了一笔对众多员工个人的其他应收款，减少了大量资金的占用，为企业节约了成本，减少了负担。其次，从另一个角度，也避免了员工有意或无意拖欠借款不还的现象，使费用报销更加及时，更好的体现“权责发生制”的原则。

2. 针对管理费用信息失真的问题，公司应熟悉差旅费支出标准，建议在伙食补助的基础上增加市内交通补助费和通讯费补助，带车出差的，不计发交通补助，参加会议的有会议费的，只计发交通补助费。对这两项补助，可均定为每人每天10元。如此一来，可取消出租车票和市内交通车票的报销，杜绝职工在报销时出现五颜六色、各式各样的发票，使差旅费报销从暗补变为明报销，严肃了财务制度，使财务管理制度真正做到有章可循。通过增加这两项的补助，普通职工出差每人每天的补助可达20元，天数越长，补助越多，所以天数的控制至关重要。为了节省开支，提高出差效率，建议采取分段包干补助，如10天以内出差的按规定的补助标准，10天以上到20天以内以及20天以上等等，可相应递减补助金额。

3. 要真正控制好差旅费还可以借鉴以下方案：

出差审批程序：出差人员应填写出差申请单，项目领导审批后，如有借款，出差人员须将“出差申请单”交财务部审核，审核通过后，出差人员到财务处领取借款。出差人员应同时通知到项目组考勤人员，以便记录备案，如因事情紧急而未及时填表，须事先通过邮件或口头向项目领导申请，返回后应立即补办手续。出差人员除特别费用外的一切费用，先由出差人垫付，返回后一个月内填写“差旅费报销单”报销。

差旅费审批权限：主管（含）以下员工国内短途出差，由团队领导审批。国内长途出差，须经团队领导或授权人审批。团队领导出差，由项目领导审批。

差旅费报销控制，如在报销单据整理方面：

出差报销单据须符合国家规定的正式发票，没有财政、税务盖章及填写不完整的发票一律不予报销；

差旅费报销时，“出差申请单”，作为必要依据提交财务部门；

若无批准的“出差申请单”，则财务部有权拒绝差旅费用报销；

出差报销单必须填写完整，不许有漏项，票据粘贴整齐。凡是为客户支付的费用，应单独粘贴，写出详细说明，一并列入招待费用。

报销中还应注意的事项：一是出差人员执行完全程出差任务后，一个月内必须办理差旅费报销手续，逾期仍未办理报销手续的，须由项目领导批准后方可报销；二是差旅费用报销单由出差人员所属团队领导和项目领导审核批准后，提交财务部门；三是财务部在报销时须冲销预支数。

后记

在完成毕业设计的过程中，感谢廖老师的耐心指导，同时也感谢财经学院老师对我的谆谆教导，让我在踏入工作岗位之前有充分的知识储备。

从毕业设计的选题到最后的定稿，在这数个月中，我通过完成毕业设计让自己懂得了如何学以致用，从只知道理论，到理论与实践相结合，这个过程给了我一次将自己在大学期间所学习的各种书面以及实际的知识，运用于工作中实际操作、演练的机会，能帮助我不断的积累经验，提高文化素质和各种工作技能。

参考文献

[1] 中国人民大学．成本与管理会计［Ｍ］．中国人民大学出版社：查尔斯·亨格瑞著，2002：153．

[2] 东北财经大学．会计与控制理论［Ｍ］．东北财经大学出版社：夏恩，2004：237．

[3]《经济法》. 中国财政经济出版社.2009年版.主编:中国注册会计师协会.