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现代会计与手工会计的比较
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计算机会计信息系统与手工会计系统的比较
“经济越发展,会计越重要”。随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善,会计作为经营管理基础性工作,其地位和作用越来越被人们所认识。我们正处于由变化莫测、不断创新的技术发展推进社会变革的时代,与传统手工会计系统相比以计算机技术为代表的信息技术为主要推动力量。自从计算机技术在企业应用以来,已经不断地突破了对自身能力的假设,极大地影响着企业所处的经济社会环境和企业的经营、生产、管理等各方面,当然也毫无例外地影响到企业的会计工作。计算机应用于会计工作,产生了计算机会计信息系统,又称电算化会计。而计算机会计信息系统与手工会计系统之间的比较,已成为保证企业会计工作正常有序进行的基础。
一、计算机会计信息系统与手工会计系统的特点
计算机会计信息系统,是由计算机硬件、软件、电算化管理制度、财会及计算机人员组成,是一个组织处理会计业务与会计数据,为企业内外有关人员提供会计信息并辅助管理的人机系统。其主要以计算机为主要工具,运用会计所特有的方法,通过对各种会计数据进行收集或输入,借助特殊的媒介对信息进行存储、加工、传输和输出,并以此对经营活动情况进行反映、监督、控制和管理的会计信息系统。
(一)计算机会计信息系统的技术特性
1.集中性
计算机会计信息系统将一个企业的很多不同部门所使用的信息统一在一个整体的计算机系统当中,由原来手工条件下需要由多人不同岗位完成企业经济业务的会计工作,现在只需一二台计算机即可实现。这意味着企业内部的不同部门不再使用不同的数据库来管理信息,在网络或多用户的环境下,同一组信息可以被不同的用户共享,更加体现信息处理集中化这就使得企业内部不同部门的员工能够获得相同的信息。
例如:企业在应用计算机会计信息系统之前,各家公司将重要的商业记录保存在很多不同的部门。每一个部门通常使用不同的系统和技术来对信息进行管理。这些信息还有可能在企业内部被复制多次,这种复制往往不够精确并且跟不上最新的要求。一些信息还有可能仅仅是记录在纸上,这就为获取该信息增加了难度。如果一个客户有可能打电话到销售部门,希望了解一宗非常重要的订单的货物发送情况,由于没有共享的数据库资源,接待人员就无法迅速的对客户的询问做出答复,他必须要打很多个电话到公司的生产部门或运送部门才能够了解情况。
2.自动性
计算机会计信息系统的自动性能够为企业带来很大的好处。电子计算机具有强大的运算功能,整个会计核算程序由计算机来完成,大大减少人工干预,客观
上消除了手工方式下信息处理过程的诸繁琐重复过程;再者,计算机又承担起计提折旧、存货计价和成本计算等繁杂的核算工作。包括错误的减少、速度和效率的改进以及更完全的信息通道。有了更好的信息通道,企业的员工和管理人员能够更好的了解目前企业的业务运行状况,做出更好的商业决策。
例如:江门轻骑华南摩托车有限公司(以下简称江门轻骑)是一家有着迅猛发展势头的摩托车制造企业。江门轻骑座落于中国着名侨乡、摩托车产业示范基地-广东省江门市,是一家集技术开发、生产制造、产品销售、进出口贸易为一体的大型摩托车生产企业,也是济南轻骑在华南地区投资的重要摩托车制造基地。江门轻骑具备完善的整车和发动机开发能力,拥有年产30万辆整车、20万台发动机的生产能力。2008年爆发的全球金融危机对国内的摩托车制造行业造成了一定的冲击,原材料价格上涨、劳动力成本提高,产品的利润空间和市场不断萎缩,扩大内需已成为摩托车行业摆脱困境的迫切需要。而近期,随着国家一系列刺激内需及惠农政策的出台,将极大地刺激市场需求,江门轻骑正面临产业重大利好带来的发展机遇。为了抓住产业机遇、促进发展,同时优化内部流程、降低成本,江门轻骑高层领导下定决心引入ERP管理工具,整合企业资源,提升管理水平。
企业在应用ERP后最大的好处是库存准确了、停工待料减少,数据实现共享,各部门间的沟通也更顺畅。对数据的处理和稽核能够及时准确,财务成本核算也快捷方便。
通过ERP系统的实施,从江门轻骑的领导班子到一线员工,都已深深体会到信息化管理手段为企业带来的好处。已在信息化道路上迈开坚定的第一步的江门轻骑明白,要想充分发挥ERP系统的最大效应,必须持续不断地深入应用系统,挖掘系统的应用价值。因此,在ERP系统成功上线后,江门轻骑专门成立了ERP稽核小组,制定了严格的ERP稽核奖惩制度。该制度直接与一线实施员工的绩效挂勾,每月统计,结果在员工工资中直接体现。严格的ERP稽核制度,能有效地保障ERP系统的顺利实施和持续优化,为真正提升企业的经营管理水平。
3.多元性
(1)收集信息的多元性
在计算机应用平台上,企业的会计系统可以通过对各个部门的信息接口转换,接受货币形态的信息或非货币形态的相关信息,其信息渠道更加宽敞。
(2)提供信息时间的多元性
在计算机会计系统中,会计期间已不再是提供会计信息的约束条件,不仅可以按照既定的月、季、年来披露会计信息,而且可以随机快速地生成所需信息,如某种产品的“日成本”、“周成本”,并可对系统实施实时控制。
(3)提供信息空间的多元性
借助于信息处理方法多元化的结果,计算机会计系统提供信息的空间非常广阔,根据需要,有货币形态的信息,亦有非货币形态的相关信息,既有历史成本信息,也有重置成本、市场公允价值信息和预定成本、目标利润信息。
(4)提供信息形式的多元性
随着计算机多媒体技术的不断发展,计算机会计系统除了提供数字化信息,也可提供各种图形化信息以及语音化信息。
(5)处理信息方法的多元性
计算机会计系统在主体认定的计算方法的同时,如有需要可以利用计算机运算方便快捷的特点,对其他备用方法的试算比较,比较差异。此外,此外,由于系统接收或调用了大量非货币形态的相关信息,便于系统运用有关数学模型和方法,进行财务分析、预测和决策。
归纳起来,计算机会计信息系统可以提供以下几个功能:
首先,生成准确的物料需求计划,降低了生产成本,缩短生产周期。让企业以最优水平生产,并同时兼顾生产弹性。包括生产规划、物料需求计划、生产控制及制造能力计划、生产成本计划、生产现场信息系统。
其次, 协助企业有效地控管物料,由于有了准确的需求,可以在恰当的时间得到恰当的物料,减低了库存,提高了采购金额的利用率。包括采购、库存管理、仓库管理、发票验证、库存控制、采购信息系统等。
提供更精确、跨国且实时的企业财务信息,了解企业真实的财务状况。业务数据与财务数据的统一,降低了财务人员的工作量;确保财务数据的唯一和准确性,为实现财务管理的预算、控制和分析提供了基础;减少了财务坏账、呆账金额。包括产品成本管理、利润分析、应收应付账款管理、固定资产管理、一般流水账、特殊流水账、作业成本、总公司汇总账。
协助企业迅速地掌握市场信息,以便对顾客需求做出最快速的反应。实现了对订单和计划的动态跟踪,全面掌握销售情况,提高市场的响应速度和客户的满意程度。包括销售管理、订单管理、发货运输、发票管理、业务信息系统。
最后,提供决策者更实时有用的决策信息。包括决策支持系统、企业计划与预算系统、利润中心会计系统。
(二)手工会计系统的技术特性
在会计漫长的历史发展过程中,手工处理一直占据主导地位,直到现在仍有大量企业的会计工作采用这种形式。手工处理是指主要靠人工进行会计数据的收集、分类、汇总、计算的一种形式。这种方式主要利用人(财会人员)的眼、耳等感觉器官当作输入器,用纸和笔把观察到的经济业务事项作为记录,存贮下来,并加工输出出去。
手工处理形式的最大优点在于它具有良好的适应性和可靠性。比如由于某种需要,会计业务的处理方式、程序需要调整、变化时,在手工方式下比较易于进行调整;在日常的业务处理过程中出现特殊事件时,可以及时的比较灵活的进行相应的处理;会计业务的正常处理不会因为某个人的原因或电力的、温度的原因而完全中止。但手工处理形式的缺陷也是明显秘,具体表现为二低一高,这就是它的低速度、低效率及高差错率。
二、计算机会计系统与手工会计系统的区别
(一)基本设置差异
1.系统初始化设置工作有差异
手工会计的初始化工作包括根据企业经济业务特点,建立会计科目,开设总账,登录余额等;计算机会计系统的初始化设置工作则较为复杂,主要有会计系统的安装,账套的设置,权限的设置,会计科目及其代码的建立,初始余额的输入,自动转账分录定义,会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。
2.科目的设置和使用上存在差异
在手工会计中,将账户分设为总账和明细账,明细账大多仅设到三级账户,此外,再开设辅助账户以满足管理核算上的需要;科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在计算机会计系统中,有的财务软件将科目的级数设置到6级以上,除设置中文科目外,还设置与之对应的科目代码。使用科目时,计算机只要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。
3.账务处理程序上存在差异
手工会计根据企业的经济业务特点采用不同的会计核算形式,常用的有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等,对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法,通过多人员、多环节进行内部控制与相互牵制,目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错。而在计算机会计系统中常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。
4.账簿格式存在差异
在手工会计中,账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种。而在计算机会计系统中,由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿,因此根据《会计电算化工作规范》规定,所有的账页均可按活页式打印后装订成册。
5.会计报表的编制形式上存在明显差异
会计报表是企业会计核算中的一项重要事项。在手工会计中,报表的编制是一项复杂的工作,报表编制人应了解各种报表的结构、报表中各个数据的来源渠道及各种运算关系。而在计算机会计系统中,各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的打印参数设置等工作,则作为报表子系统初始设置的内容,在正式编制报表前可预先设置好,而后在月末编制报表时,操作员只需按报表生成命令键,系统即自动根据数据的取数公式取得数据,在短则几秒,长则十几分钟的时间内快速生成报表,并且能自动校验报表数据的各种内在关系,此外,还能使不同账套、或上下级公司之间的同名报表即时合并。相比之下,计算机会计系统在编制会计报表时有较强的优势。
(二)会计发展方面存在根本性的区别
在手工会计中,由于手工会计核算的复杂性,使会计人员耗时耗力,使企业会计停留在会计核算上,对会计向管理型发展受到了很大的约束。而实行计算机会计系统,在手工会计中复杂的会计核算工作已有计算机高效而精准地完成,使企业会计向管理型发展得到有力保证。
三、计算机会计系统与手工会计的联系
(一)系统目标一致
两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,为企业经营者提供正确会计信息,做出正确经营决策,提高企业经济效益。
(二)采用的基本会计理论与方法一致
两系统都要遵循基本的会计理论和方法,都采用复式记账原理。
(三)遵循法律、法规一致
都要遵循会计法和财务制度,以及国家的各项财经法纪,严格贯彻执行会计法规,从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。
(四)系统的基本功能相同
任何一个信息要达到系统目标,都应具备信息的采集输入、存储、加工处理、传输和输出这五项功能。
(五)都要保存会计档案
作为会计信息系统的输出,跨级信息档案必须妥善保存,以便查询。
(六)编制会计报表的要求相同
两系统都要编制会计报表,并且都必须按照国家要求来编制企业外部报表。
四、计算机会计信息系统与手工会计系统比较的现实意义
通过上述比较可以看出,计算机会计信息系统与手工会计之间有许多区别与联系。企业要根据自身的经营特点和性质来决定采用何种会计核算方式,而并不是一味的追究高科技就能给企业带来良好的经济收益,要综合考虑各种因素给企业带来的利弊关系,否则会适得其反。
例如: A公司是一家经验汽车零配件加工的制造型企业。经过几年的发展,公司业务规模取得一定的增长,甚至已经开始向海外市场发展。面对发展需要,公司领导决定在信息化上下功夫,争取使公司的生产、经验再上一个台阶,同时,也便于和国外的零配件营销企业建立更为紧密的联系。经过一段时间对业内同行的信息化状况分析,公司发现国内该行业的领头企业大都应用了ERP,于是该公司领导决定立即启动ERP。经过半年紧张的选型、实施,A公司花费上百万的ERP系统顺利上线。很快,又是半年过去了,A公司的ERP却丝毫没有起到预期的作用。询问之下,员工们一一反应:“对ERP操作不熟悉”;“我们的ERP流程和一些业务有冲突,不够合理”;“用ERP审核原料进库,比原先用表格记录还麻烦”······
“为什么花大笔金钱换来的ERP会成为摆设?一套小小的软件在我们公司怎么就应用不起来呢?”A公司领导百思不得其解。
很多企业认为,实施ERP就是花钱买来一套软件系统,认为可以像办公软件一样购买回来就可以使用,把ERP首先看成是软件问题然后才是管理问题。 这种认识上的错误导致许多企业将ERP项目预算的90%都花在购买功能齐全的ERP软件系统上,而忽视了对人员的培训和系统流程的调整。这种本末倒置的作法必然导致项目收效甚微。
通过上述实例我们不难看出,一个应用成功得计算机会计信息系统=有准备的企业+合适的软件+成功实施 。而三者都和企业的自身主体意识有关。这使得我们在建立计算机会计信息系统过程中,应注意做好以下几方面工作:
(一)注重系统的初始化设置工作
当评价一个计算机会计信息系统的优劣,可根据对账簿数据和会计报表数据的是否精确无误、过程控制是否有效来判断。当财务软件本身的程序及控制正常可靠的情况下,数据输出结果的正确与否直接与系统的初始化设置有关。为此,在系统初始设置时,应根据本企业会计核算的需要做到:
1.正确设置会计科目的级数和位长,建立标准的会计科目代码体系;
2.认真整理和录入明细科目的年初余额和本年累计发生额;
3.慎重设置操作员的姓名、用户代码和口令,根据会计工作的分工和内部控制的要求,合理开放每位操作员的权限;
4.正确设置企业的凭证类型、记账方法、核销方法、外汇汇率的记账方法、自动转账分录等。
(二)科目代码设置应力求精确和完整
实行计算机会计信息系统后,科目代码的设置处于核心地位,系统的运行都是根据科目代码而进行的,为此,合理设置科目及代码是至关重要的。由于计算机处理信息的高速与准确,我们可以对会计科目划分到足够精细,特别应根据报表数据取数的需要,应将科目的级数和位长设置的恰如其分,以获得更加详细的会计核算资料。但应避免将科目代码的级数和位长设置的过多过长,这既不利于记忆和使用,又浪费存贮空间,应根据整个科目的体系来确定。当系统运行后,科目的修改或删除是一项非常困难的工作。因此,应该在初始化时周密考虑,把科目代码设置完整,一般不要在年度中间进行修改。
(三)要正确地修改凭证带来的差错
在计算机会计信息系统中,因为经审核过的各种凭证、账簿和报表的数据源,如发现账簿或报表数据有差错,则可判断必定是记账凭证存在差错。修改错误凭证可有以下三种方法:一是凭证未审核时发现错误,则可由凭证编制员直接修改;二是凭证已审核后发现有误,则应先由审核员取消审核标记,由编制员修改后,再经审核员进行审核;三是登账后发现凭证有误,则再不能修改该凭证,应由编制员先编制一张红字凭证冲销错误凭证,再编制一张正确的凭证,将红字凭证和正确的凭证经由审核员审核后,进行登账,即可达到个更正错误凭证和账簿数据的目的。
(四)正确进行报表系统的初始设置
报表子系统的初始设置是计算机会计信息系统中最繁杂的工作。在商品化的计算机会计信息系统中,目前大多数采用通用报表程序,即系统提供一种接口,由用户自己定义报表的名称、类型、格式、数据来源公式等。这样,当报表格式或数据来源发生变更时,只要修改原先的定义,而不必修改系统内部的程序,从而适应了各种不同用户之间的需求。初始设置时,要求设置人员充分理解报表的编制原理及公式表达式的设置规则。检查各种报表数据准确性,如有错误及时进行更正,而后重新生成报表。
(五)注重计算机会计信息系统的维护与安全
基于计算机会计信息系统的特点,应对其进行经常性、始终性的维护,直至系统过时或报废。为了适应系统运行环境的变化,系统维护涉及到电算化系统功能的调整、扩充和完善,包括软件的修改升级、计算机硬件和通讯设备的维修或更新等。同时,为保护系统的安全,可通过对建立会计组织体系的内部控制制度、系统和操作员口令的定期修改与保密、数据的定期备份与保存、增强程序自身的自我保护能力等措施来实现。
(六)培养复合型会计人才,适应电算化会计的要求
人员控制是计算机会计信息系统管理的根本,会计电算化人才的缺乏是制约我国会计信息化工作发展的关键环节。因此,可以通过以下几方面措施解决问题:
1.要通过各种培训提高会计人员的计算机业务水平和职业道德水准、增强遵守各项法规的自觉性,实行考核合格才准上岗的制度;
2.要通过各类院校培养既懂会计又掌握一定计算机知识及技能的专业人才充实到会计队伍中;
3.会计人员不仅要具备财会知识和计算机知识,同时还要掌握一定的管理知识;
4.业务主管应当熟悉整个会计电算化处理业务,以便对系统会计工作流程进行监控和指导。
(七)加强相关监督机制
使用计算机会计信息系统的单位必须具备以下几个基本条件:
1.各级财政部门和业务主管部门应加强审批的各项管理措施,以保证实现会计电算化的单位都具有良好的内部控制制度,特别是对于商品化的财务软件,要加强对软件的评审管理;
2.评审的内容主要是针对软件是否符合国家统一的会计制度,软件的安全性、可靠性以及软件的售后服务功能等方面;
3.验收工作主要是检查与软件相配合的运行环境和管理制度的建立情况。
综上所述,通过对我国计算机会计信息系统与手工会计系统的比较分析,我们在以手工处理为技术特征的基础上,并充分考虑到现代信息技术其强大信息处理能力和潜能,两者取长补短,充分发挥其优势力量。从计算机会计信息系统的技术特性的新观点出发,研究和发展现代会计理论方法,实现会计职能的战略转移,那么,会计历史悠久的学科必将翻开崭新的一页。
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