会计账簿的变化及风险防范对策

 会计账簿的变化及风险防范对策
 一、电算化会计账簿的变化
 1、改变了数据输入方式。传统的会计账簿主要是根据审核无误的凭证,逐笔或汇总记录在会计账簿上,登账工作繁琐复杂,易于出错。电算化环境下会计账簿的记录直接取决于数据采集端口的原始单据或记账凭证,而原始数据的采集与输入形式已大为扩展,如人工键盘录入,磁盘、光盘、U盘等磁介质导入,远程网络收集与传输,输入方式呈现出迅速、开放、多元、高效的特点。
 2、改变了数据处理方式。在传统的会计核算程序中,采用平行登记方法的总分类账与明细分类账的登记是一项原理简单而核算过程繁杂的工作。实行电算化后,账簿数据的整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节,会计信息系统基本采用集中处理的方式,即多个子系统采集原始凭证信息,记账凭证一次输入或生成,各种账表数据在记账凭证分录库的基础上派生形成。数据的运算与归集高度依赖于计算机信息系统的实时操作,账账、账证之间的对账环节也不复存在,数据处理呈现出一体化倾向。
 3、改变了数据存储方式。传统的会计账簿以纸介质存储方式保留会计信息与管理会计信息。在计算机方式下,账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中,以电磁介质作为会计信息的存贮载体,还可以存储在计算机磁盘、内存、磁带等磁介质与光盘等电介质上,需要时可以通过打印机输出纸介质账簿。原始数据的输入端口、高度依存的电算化软件系统、易隐藏信息的存储介质,成为影响电算化环境下会计账簿风险的三大主要因素,这些因素不仅引起了传统会计账簿外在形式的变化,而且带来了会计账簿实质性的变革。
 4、改变了数据登记方法。传统账簿中,会计数据的登记按会计六大要素分别设置资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大账户,并设置总分类账和明细分类账。而在电算化会计账簿中,所有账户都被赋于一个科目号,科目号的第一位用于标志这个会计科目的大类别,如资产类为1、负债类为2、权益类为3、成本类为4、损益类为5,前三位用于标志总账的会计科目,如现金是101、银行存款是102,这样就可以方便的进行总账、明细账、日记账等各种账目的处理,实现数出一门(都出自凭证),数据共享的特点[1]。总分类账和各级所属明细分类账也不再是一种重复平行的关系,而演化为一次登记,逐级共享的关系。
 二、电算化会计账簿带来的风险
 1、开发和设计软件不严格带来的风险。目前,国家对财务软件研发环节没有严格、有效的限制性法律条款制约,对财务软件推广环节也没有强有力的市场准入制度保护。一方面,一些软件企业为打开市场,追求市场占有率,满足少数企业的不正当需要,在“反审记”、“反记账”、“反结账”、“修改数据库”、“删除操作日志”等方面为企业大开“绿灯”[2],为少数企业和人员违反会计法规提供了可乘之机。另一方面,在软件研发过程中,由于研发人员考虑问题不十分全面,也给犯罪分子以可乘之机。
 2、业务操作不规范造成的风险。企业应用现代化管理工具代替了陈旧落后、繁琐的手工核算,但是企业管理者的管理理念没有转变,严格而科学的管理往往只停留在形式上。同时,由于国家缺乏对电算化环境下会计账簿存储介质的严格规定,其原始性与可靠性无法得到保证,电子数据转入、修改大为便捷,出现了“无痕迹修改”、“瞬时删除”、“快速拼凑”等行为现象,极大地破坏了会计账簿信息的原始性、真实性和完整性。滥用或盗用操作密码进行操作的现象时有发生,也给账簿数据带来了风险[3]。
 3、使用管理不规范带来的风险。由于国家对财务软件及其安装环境、存贮方式都缺乏明确的规定,例如,有些企业没有用于会计核算的专用计算机,使财务软件与其他的应用软件交错在一起,不利于会计信息的专门监管;对计算机维护不当、操作失误等,也给账簿管理带来了风险。在网络环境下,服务器是数据集中存储介质,也是电算会计账簿的重要组成部分,有些企业由于种种原因,为达到某些目的,采取隐匿服务器、跨地域存放服务器、以代理形式设置服务器等方式,造成会计账簿的不完整和数据信息风险。
 三、电算化会计账簿的风险防范对策
 1、加强软件购置及开发的管理。应惩治财务软件开发商的违规开发、违规推广问题,切实保证财务软件遵从会计及审计法律法规用户购置系统软件应是经过实践应用并被证明是安全可靠的,购置的会计应用软件必须是经财政部门评审通过的并有详细的操作说明的。单位自行开发研制会计电算化应用软件的必须进行全面深入的调查,科学系统地分析和设计,开发、研制过程一定要规范,开发、研制出的软件必须符合财政部颁布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。开发、研制出的软件在投入运行前必须经上级有关部门的评审、鉴定,软件的有关文档资料必须齐全。在正式运用前应经过一段时间的试运转,对相关数据进行验证,防止研制人员由于考虑问题不全面而出现偏差。
 2、加强操作控制会计电算化。操作应严格遵循会计业务和处理流程进行,在会计软件中设置防止重复操作、遗漏操作和失误操作的控制程序,如违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止。建立操作日志制度,计算机程序中应对所有操作留有记录,包括操作时间、操作人员姓名、操作内容等。对日记账和已结账业务设置不可进行修改或逆操作程序,要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正,以保证账簿数据的完整性和真实性。
 3、加强数据输入(出)管理电算化。会计系统主要是由数据输入、数据处理、数据输出三个部分构成。在这些环节中,应预测出现风险的可能性,考虑系统设计过程中是否该在实现各个功能时嵌入相应的内部控制措施,而嵌入的内部控制措施是否发挥作用。对于一些潜在的可预见风险,应考虑是否该在系统中采取预防措施,对不可预见风险,应考虑是否留有系统空间等,由此保证各个环节的数据准确有效和账簿数据的安全完整[4]。
 4、加大检查监督力度。要健全企业内部定期检查监督制度,对会计账簿资料定期检查,主要检查电算化账务处理是否正确,是否遵照会计法规行事,审核费用签字是不是符合本单位的内部控制要求,凭证附件是否完整等另外,计算机犯罪具有智能化、隐蔽化的特点。因此,加强网络法制建设,加大网上执法力度,对不法分子的不法行为进行打击以起到震慑作用的任务势在必行。同时还应配备杀毒软件,定期或不定期地查杀病毒。总之,在电算化会计下,账簿风险是客观存在的,但只要我们正视各种风险并认真分析,积极采取正确有效的措施进行严密地风险预防,那么电算化下账簿的风险是完全可以控制和减少的。