我国中小企业会计信息化应用探讨

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[摘要]：本文针对中小企业会计信息化存在的问题进行了探讨，并提出了相应的应用对策，以推进中小企业会计信息化的发展。随着信息时代的到来．中小企业的生存和竞争环境发生了根本性的变化，一个企业现代信息技术应用水平的高低．将成为企业竞争力强弱的重要标志。企业只有迅速掌握好信息技术、利用好信息技术，按现代管理方法管理企业的物流、资金流、信息流。实现企业信息化，才能全面提升企业资源配置水平，提高企业核心竞争力，从而提高企业经济效益，使企业在市场竞争中立于不败之地。当前中小企业信息化的内容十分广泛，其中会计信息化是一个重要方面，如何运用信息技术增强企业会计核算与管理的能力．如何把会计信息化系统融入日常的会计管理工作为企业带来效益，是中小企业所面临的重要课题。但从中小企业会计信息化应用的效果来看，还存在一些需要重视和急待解决的问题。
[关键词]：会计信息化基础信息会计信息安全
　　一、中小企业会计信息化存在的问题
　　1．企业领导对会计信息化的认识不到位，缺乏会计信息化的发展规划。
　　许多中小企业的领导对会计信息化的认识不到位，不了解企业管理和会计信息化系统之间的关系，没有认识到实施会计信息化对改善企业管理、提升企业竞争力的重要意义。由于中小企业目前普遍缺乏高素质的信息技术专门人才，在实际工作中往往受厂商的引导，不能做出科学的决策。在应用过程中缺乏专家的具体周到的指导，使企业会计信息化的应用过程缺乏总体和长期的发展规划、统一的规范和科学的方法，这造成了许多企业的会计信息化应用未能达到预期效果。
　　2．会计信息化基础管理工作薄弱
　　很多中小企业在手工核算方式下会计基础工作较差，账、证、表的格式和内容混乱，核算方法与程序不统一、不规范。由于基础工作薄弱，会计信息化系统出现了一系列问题。
　　(1)企业基础信息分类及编码缺乏总体规划。企业基础信息分类与编码的好坏，将直接影响信息系统信息共享、交换的效率和质量。企业基础信息编码包括：组织机构编码、人事编码、会计科目编码、供应商编码、客户编码、物资编码、固定资产编码、设备编码等8类。由于会计信息化实施时。往往只考虑财务部门工作的需要，没有从整个企业管理信息系统的高度出发．导致各信息系统的编码种类繁多且很多编码相互之间不兼容，存在同一编码对象在不同系统中分类和编码完全不同，形成很多“信息孤岛”。会计科目设置时简单照搬手工条件下的会计科目，没有充分使用辅助核算来提升会计信息的数量和质量；客户编码和供应商编码采用顺序号编码，给客户信息和供应商信息的录入和查询等带来不便。
　　(2)不重视摘要的填写。企业的财务人员在填写凭证的摘要时，往往认为摘要不重要，摘要内容写得非常笼统，或一张凭证只有一个摘要．信息不全面。
　　3．会计信息化人才缺乏，会计信息化应用水平低
　　会计信息化工作对会计人员提出了更高的要求，既要求会计人员掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机、财务软件的操作以及相关设备的保养和维护知识。由于中小企业整体的计算机应用水平不高，缺乏足够的技术人员，会计信息化应用水平较低。财会人员多数仅懂得业务技术，对计算机软硬件知识了解甚少。虽然经过会计信息化培训，但由于各种原因，培训效果并不好，所学知识不足以支撑会计信息化系统的日常工作需要，由于大多数会计人员对财务软件的功能和使用方法不太了解，造成使用不当或功能使用不全面。而对于系统中需要根据企业自身经营核算特点进行设置的项目，更是不能运用，一些已经开展会计信息化的中小企业正是因为在工作过程中遇到问题不能及时解决，导致系统不能正常运行。
　　4．缺少强有力的安全防范措施
　　在会计信息化环境中。所有的会计信息都以电子数据形式集中存储在计算机数据库系统中，会计信息化系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰，这种侵扰可能来自于系统外部，也可能来自系统内部，很多企业没有针对网络环境来建立和完善相应的会计信息化安全防范措施。主要表现为：操作人员安全保密意识差．不设置口令密码，或口令密码长期不变，或保管不严，系统管理员对操作人员操作权限设置不当，操作人员短时间离开计算机时，不正常退出财务软件，没有采取浏览防范措施，致使未经授权的人员可轻易地操作系统，浏览、修改数据；个别操作人员使用带有重要财会数据的计算机上网聊天．给网络黑客窃取信息或病毒侵扰提供了机会：没有对软件提供的操作日志进行管理，数据资料没有定期打印存档或随机备份不及时，对会计信息化系统崩溃、数据丢失缺乏灾难恢复措施等。
　　二、中小企业会计信息化应用对策
　　1．提高企业领导的认识水平，科学制订会计信息化发展规划
　　会计信息化应用，首先要有支持和理解会计信息化的企业领导，领导的高度重视和积极参与是会计信息化成功的保证。企业主要领导必须对会计信息化重要性和迫切性有深刻的认识，认识到会计信息化是提升企业的核心竞争力的有效措施。会计信息化是企业管理信息化的一个重要组成部分所以应结合企业的实际情况和需要制订企业管理信息化的总体规划，在此基础上制订出会计信息化发展规划。企业管理信息化的目的是要把企业的管理思想融入到系统中，使企业完全掌控企业的人、财、物情况．实现物畅其流、财尽其利、人尽其用，所以信息化管理是一项系统工程，是企业高层高度关注的一个投资项目，不能急于求成，也不可能一蹴而就，它需要整体规划、分步实施，制订切实可行的信息化实施方案。并找准信息化实施的突破口，一步一步扎实地向前推进。企业应清楚实施信息化管理的整体思路，把握住信息化系统的管理思想，摸清企业现有管理模式下企业管理的瓶颈和存在的问题，明确今后企业管理的发展方向，并对预期的新的管理体系要有清晰的认识。在把握企业信息化整体思路之后，就可以按照效益与实务互利、先局部后整体的原则，结合企业实际情况加以实施。具体可分以下几步走：①建立以财务为核心的会计信息化管理系统，把会计管理信息化作为企业信息化管理的切人点．一步一步地引导和推动其他管理环节逐步实现管理信息化。②建立以存货管理为中心的供、销、存供应链管理系统，实现供应链的信息化管理。③建立以生产控制为核心的生产、成本管理系统。④建立电子商务网络系统，实现企业内、外部信息资源的共享，全面实现企业管理信息化。
　　2．加强会计信息化基础管理工作
　　(1)要特别重视系统初始化工作。系统初始化是会计信息化工作的基础，会计信息化初始化设置将本单位要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录人电脑，使财务软件能适应本单位的核算与管理需要，是由手工核算过渡到会计信息化处理的第一步。系统初始化设置是一项工作量大、难度高、对系统日后影响极大的工作，初始设置项目一旦确定，以后便难以更改。初始化的成败与否，直接影响日后会计信息化工作的质量与效率。系统初始设置时，一定要慎重、考虑周全。个别企业在初始化时对于核算的内容缺乏周密的考虑，给以后工作带来很大的麻烦。所以在初始化设置之前必须要根据本企业特点、核算内容、管理要求制订具体的方案，经过多方面的讨论通过后再执行。进行系统初始化设置的一项重要内容是基础信息分类与编码。会计信息化系统要求录入到电脑中的会计信息代码化，以便计算机识别、分类、汇总、查询。编码的设计是初始化中既复杂又费时的工作，它直接影响到初始化成败。基础信息分类与编码只有从全局考虑，在企业形成统一的面向信息共享的信息分类与编码，才能将分散、孤立的各种信息资源数据变成网络化共享的信息资源数据，将众多“孤岛式”的信息系统进行整合，实现信息的畅通和共享。①根据国家统一规定和本企业的具体情况．并充分考虑企业的变化和发展，建立一套适合本企业实际情况的会计科目体系；②根据已建立的会计科目体系及企业核算和管理的要求，建立一套科学的辅助核算项目体系，以灵活多变的核算形式和统计方法为管理者提供准确全面的信息。组织机构编码、人事编码、供应商编码、客户编码、物资编码等关键性编码、名称，各个子系统要完全一致；③结合有关职能部门和内部管理需要，建立起一套健全的会计报表体系。
　　（2）重视摘要的填写。在会计信息化系统中，对反映不同经济内容的同一张记账凭证，应该做到每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要，摘要信息填写得是否完整，对充分体现计算机优点的查询、统计来说是十分重要的。在分类方面，摘要、明细科目、核算项目可以相互补充，配合使用．使分类的维度增加．以使分类统计满足企业管理的需要。例如。在企业经营中要签订很多经济合同．企业依据合同支付款项，如在摘要中写明合同的编号，那么在一段时间后，对于各个经济合同的款项支付情况进行统计时．就可以在摘要中以合同编号为过滤条件。来筛选对于某个合同款项的支付情况。以便于和企业的合同台账相核对．确保合同付款的准确性，保障企业的利益不受损失。
　　3．加大会计信息化培训力度。提高会计信息化应用水平
　　会计信息化需要一支稳定的既懂会计知识、信息技术又懂管理业务的复合型高素质人才队伍，国家和社会以及企业都要采用多种形式、多种渠道提高会计信息化从业人员的素质。中小企业员工的素质、应用水平、参与程度直接影响着会计信息化系统运行的好坏。因此，在会计信息化的应用过程中，必须做好员工的教育培训工作：
　　（1）有计划、分层次地对员工进行信息化管理理念、计算机应用、信息化管理系统等方面知识的教育培训工作。使员工逐步了解和熟悉信息化，明白信息化能给自己、给企业带来的实惠。使广大员工自觉参与信息化管理的实施。
　　（2）强化中小企业自身使用的那套会计信息化系统操作方法和操作技能的培训，规范操作人员的操作行为，将培训贯穿于系统运行全过程。
　　（3）有计划地组织会计信息化业务骨干到会计信息化管理优秀企业参观学习．以取长补短。
　　4 加强会计信息化安全防范措施，建立健全会计信息化管理制度
　　在技术上对会计信息化系统的各个层次采取安全防范措施，建立综合的多层次的安全体系。具体安全防范措施有：设置密码及使用权限，只有在会计信息化系统中注册登记并拥有正确密码的人员方可进入本系统系统管理人员应根据内部控制的原则与岗位需要公平地分配每个系统操作者的权限，只有拥有操作权限的人才能调用相应的功能或接近到相关的文件，对于操作密码，系统操作人员应该定期或不定期修改自己的密码；对于系统中重要的程序、数据、文件等，应采用加密技术进行加密，以防他人进行调用、浏览或篡改；设置操作日志，操作日志可自动记录进入系统的人员密码、进出系统的时间、所进行的操作内容等，通过操作日志，可及时发现非法进入系统、接近系统数据文件的企图：建立有效的防火墙、计算机病毒防范体系、网络漏洞监测和攻击防范系统，建立计算机安全应急机制，使用设计成熟、技术先进、安全稳定的数据库系统和财务软件平台等先进技术，为了防止病毒的侵袭，不能使用盗版的或来路不明的软件。对外来的磁盘要先进行病毒检测，方可在计算机中使用；在计算机中安装并开启杀毒软件，这样能及时发现并清除病毒；不打开来历不明的电子邮件。要定期对软硬件进行维护、保养，定期备份财务数据，并且每次备份不少于两套，分两地存放，以确保会计信息的安全。
　　企业应从软硬件管理和维护控制、组织机构和人员的管理控制、系统环境的管理控制、会计数据和会计档案的保护控制、计算机病毒的预防等各方面建立行之有效的制度，从制度上保证会计信息化系统能够安全、准确、可靠地运行。
　　由于中小企业自身条件和观念的影响．目前中小企业会计信息化的发展程度距离现代信息经济的要求还很远，企业会计信息化应用可谓任重道远。企业会计信息化的实现，不仅需要企业经营者的高度重视，而且还需要依靠广大会计人员，更需要政府推动，共同促进中小企业会计信息化快速和健康地发展。