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浅谈会计电算化系统的内部控制(二)
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1、数据的执行和保存的安全隐患
在会计电算化系统中,所有的财务数据都是由电脑中的财务软件自动处理,理论上每个会计人员都应设置唯一的权限和口令,但是部分企业对会计人员的权限监督管理比较松懈,在一些中小企业中会计人员可以随意变换身份对系统进行操作,使得岗位责任制形同虚设。另外,由于会计电算化系统中的数据能否正常处理完全取决于计算机系统的安全性和稳定性,一旦出现不可控制的意外事故,很容易造成数据的丢失,甚至是系统瘫痪,引发严重后果。
由于计算机自身的特点,财务数据和信息存储在电脑中,这些信息极易被篡改、破坏,甚至不会留下任何痕迹和线索,使得业务风险以及企业信息风险加大。此外,由于计算机操作人员对会计电算化信息系统运作相对都比较了解,内部人员繁杂都大大阻碍了安保措施的顺利执行,导致相关人员利用计算机系统进行犯罪行为的概率增加。其次,在手工会计环境下,会计数据的处理,由几个部门甚至多名人员合作完成,若操作过程发现错误,可以及时发现并修正。在会计电算化环境下,计算机系统的处理趋于集中,如果问题不及时发现解决将会影响数据的准确性。
2、相关人员的知识结构不合理
在电算化环境下要保障财务数据的安全性就得提高计算机整体的安全及工作人员本身的技术水平。在使用会计电算化系统后,业务的严谨与否与计算机和工作人员的技术水平密切相关。传统手工会计在大量的实践中获得了相对充足的经验,其管理制度已经基本完善,然而老的手工会计的方式在会计电算化信息系统中又不适用。在会计电算化系统中不仅要求会计人员具有熟练的专业处理能力,还要对相关的计算机、财务软件的操作方法以及机器设备的日常保养维护有一定了解。有些财务人员虽然在会计业务处理方面得心应手,但对计算机的使用方法了解不够,难以将专业的知识与计算机系统相结合,导致无法完成会计信息的处理工作。此外,由于计算机软件开发时没有考虑会计业务处理需要,因此软件设计无法满足会计电算化系统内部控制的要求,导致软件性能与会计处理所需要的功能不匹配,以至于计算机技术不断升级,而会计功能缺没有更新。
三、如何加强会计电算化系统的内部控制
1、建立电算化会计信息系统的内部控制制度
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