浅谈用友U8.61的财务系统操作中的注意事项
 包根梅
 (浙江经贸职业技术学院，浙江，杭州，310018)

摘要：在进行会计电算化教学中，财务系统中的系统管理、总账的工作非常重要，操作不恰当所导致的后果会在后面的具体工作中逐渐地显现出来。在多年的教学工作中，经常有各种各样的问题出现，有的是当时就体现出错误，有些是要在后面的操作中才知道错误，这些错误都会导致无法继续操作财务软件，很多要再次返还做修改，部分是只能删除账套，重新建账。结合我多年上会计电算化实践教学的经验，例举系统管理、总账模块和报表模块中出现的典型的一些问题，并提出解决的办法，供大家参与，并进一步与同行探讨。
关键词：会计电算化  系统管理   总账

 会计电算化是指在管理信息系统中，利用电子计算机技术对会计信息系统实施管理的人工和计算机结合的控制系统。我们常规教学中过程是：建账、增加操作员、赋权、基础设置、总账系统初始化、总账日常业务操作、期末业务处理、生成报表。这些操作是会计专业学生必备的技能，是会计电算化课程的重点和难点部分。
 我从事会计电算化教学十二年，结合自己的在实际教学中的体验，经历了用友软件的多个版本，总结出用友ERP-U8.61（目前采用的版本）财务管理系统中在教学工作的经验，在这里与同行一起探讨。
系统管理操作中的注意事项
 系统管理是财务软件操作中首先运行的模块，以及每天操作要进行的。地位重要。主要内容是以admin身份进行下列操作：建账、增加操作员以及赋权、账套修改和输出。在这些操作中，主要的注意事项有：
初次登陆系统管理，账套选项为空，提示无法登陆
 这是由于每台机器的计算机名与数据服务器名不一致。学校的实训室一般通常采用机房管理软件，重新安装软件时往往是先安装好一台机器，以此机器作母机，通过克隆方式传给所有机器，而后再通过机房管理软件自动分配每台机器的计算机名。这就造成了机房内的各台机器计算机名不同，而数据服务器名因是克隆复制的而完全相同，所以无法登陆。解决方法：点开始→程序→用友8.61→系统服务→应用服务器配置，将数据库服务器名改为本台计算机名，而后重新登陆即可。
 （二）账套号的选择
 账套号是账套的唯一标识，可能自行设置3位数字，但不允许与已存账套的账套号重复，账套号设置后将不允许修改。在教学中，我们一般以第一位数区分班级，后二位就是学生自己的学号，这样就会重复。
 （三）账套路径的确认
 由于是在学校实训室进行操作，有特殊的要求。一般在单位里是默认路径，即存放在C盘。而一般院校实训基地里，为了保护软件和有关数据，往往C盘是还原的，是保护状态的。所以，在这里，我们一般先要求学生在其他盘，D、E、F等盘先以自己班级学号为名称，建立一个存放的文件夹。建立账套时的存放路径即为自己的文件夹，相对应的，账套备份也在此文件夹，以防关机时资料丢失。
 （三）会计启用时间
 在此，要再三强调注意账套的启用时间，一旦建账成功就不能修改。一般不要去设会计期间。我们在教学中一般设置账套的启用时间为一月份，简化操作。如果设置为其他月份，会涉及到累计借贷方金额，会增加操作难度。
 （四）科目编码方案的调整
 根据单位的相关制度进行编码设置，尤其要注意级次和长度。在修改时从后面往前面改。经常有学生在做到科目、部门等时发现不对，要回到这里修改账套。
在建立新账套时，许多同学在确定分类编码方案时，会计科目编码级次是322，且无法修改成实验账套要求的4222。这是因为在建立账套的过程中,在核算类型窗口,对其中“行业性质”选项没有设置为“2007年新会计准则”，而是选择了其他。这样会造成科目编码级差次不对和部分科目没有更新。解决方法：以账套主管的身份注册系统管理，点账套→修改，在核算类型窗口，将“行业性质”选项设置为“2007年新会计准则”，而后点“完成”。
    （五）增加操作员以及赋权
 1、增加操作员
 注意编号，三位数，号是唯一的，可以同名不同号。
 2、赋权
 先打开相应的账套，再赋权。注意权限，细小的打开，如：总账会计，不能直接选个总账。一个操作员可以是多个账套的主管，一个账套可以有多个主管。
由于系统默认主管为demo，所以设有单位的主管后，要取消默认主管，以免账套被人利用进行修改和破坏。
 二、总账模块操作的注意事项
 在建好账套后，我们一般要进行下列操作：启用总账、设置基础、总账初始化操作、日常业务处理和期末业务操作。
 （一）启用总账模块
 在进行基础设置之前，一般要先启用总账系统，在启用时，注意一般以主管的身份去启用，并注意操作时间。不要启用其他模块。在教学，有个别同学一下子启用较多模块，甚至全部模块，在做总账结账时就无法操作。
 （二）基础设置
 基础设置一般包括：部门档案、人员类别、人员档案、客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案、存货档案、存货档案等。这里一般会遇到的问题有二个：
 1、编码规则不相符
 出现这个问题的原因是在建账时，编码设置级次不对，解决的办法是：以账套主管身份登陆系统管理，点“账套”→“修改”，进入“编码方案”窗口，在相应的编码方案上进行修改，修改成功后再返还到基础设置操作。
 2、无法进行客户或供应商分类
 这是因为建立账套时，没有选择客户或供应商分类。解决方法：以账套主管身份登陆系统管理，点“账套”→“修改”，进入“基础信息”窗口，在客户或供应商是否分类前的方框内打√即可完成。
 （三）总账系统初始化操作
 1、设置系统参数
 系统参数是作用于整套账的，要进行详细准确的设置。
 一般有下列问题：
 （1）制单权限控制。一般我们要求设置二个：不允许修改、作废他人二进制的凭证；出纳凭证必有经由出纳签字。这样设置的目的是给学生充分的分角色练习，更深刻地理解会计主管、会计、出纳等会计分岗位的意义。
 （2）票据设置和制单位序时控制。一般我们要求选上这二项，以满足日常业务操作时的支票登记以及当天业务当天制单，使学生进一步明确会计业务的严谨性。
 （二）会计科目
 一般在建立账套的同时, 电算化软件会根据你所选择的单位性质, 按照会计规则默认安装一套会计科目。这些会计科目大都是总账科目, 一般会满足单位的需要, 不用再自行手工建立, 但是各单位的会计核算的区别较大, 明细科目还需要自己根据本单位会计核算的需要分别建立。在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外, 还要为每一个会计科目加入一个编码, 另外还需要注意科目的性质、余额的方向, 需要辅助核算的科目还要进行辅助核算方面的设置。
 查看科目编码，是否相符。查看1001，是否为库存现金，以此简单辨别是不是2007年度新科目。
 1、指定科目
 后面会出现出纳无法进行签字等，一个是无赋权，另一个就是没有指定1001和1002。注意指定1002时，明细科目也要选择。
 2、增加新科目
 注意要符合编码规则，不能重复。在此项操作时，强调学生注意科目的属性，如：是否受控；辅助核算类型；账面格式等。
 3、已经使用的科目不能修改也不能删除。
 （三）凭证类别
 根据单位相关规定，选择相应的凭证类别，在教学中，我们一般是分收款凭证、付款凭证和转账凭证。在设置时，注意限制类型和限制科目，在输入科目时，要在英文状态下。
 经常在有学生在填制凭证时，保存凭证时提示没有满足什么条件，是这里做错了。如：收款凭证是借方必有1001或者1002，有的学生粗心，在输入限制类型时选择了借方必无。
 （四）期初余额
 1、期初余额的录入
 可直接输入，不需要输入，需要明细输入。直接输入的以白色显示，直接输入金额即可。不需要输入的是指最此上级科目，它是黄色显示，由下级子科目的金额汇总直接生成 ，所以不需要输入金额。需要明细输入的是指有辅助项的科目，以灰色显示，单位该科目，在跳出的对话框中，一一输入辅助项内容，自动生成科目金额。
 2、负数的输入
 以数字前加-输入。
 3、试算
 期初余额输入完成后要进行试算，试算平衡了继续操作；试算不平衡的要找到出错点进行修改。
 4、修改
 进行日常业务处理时，如果已经记账，期初余额不能修改，显示为只读状态。此时要修改，要进行反记账操作。
 （五）结算方式
 1、编码规则
 根据单位制度，进行设置编码规则，一般选择是1，2编码。
 2、票据管理
 在设置结算方式时，有个“是否票据管理”的选项，我们一般除了现金结算方式，其他结算方式都要求选择票据管理，以进行相应的核对控制。
 （六）日常业务处理
 　1、保存凭证时提示“不满足借方必有条件”等提示
 这是由于学生制单时选择的凭证类别错误，不符合凭证类别的限制条件。例如：赊销业务应做转账凭证,而很多同学都选择了收款凭证，因而无法保存。解决方法：选择正确的凭证类别再保存即可。
 2、制单中遇到应收账款或应付账款时，提示“不能使用应收(或应付)系统的受控科目”。这是由于在会计科目维护时，应收(或应付)账款在设置客户(或供应商)往来辅助核算时，受控系统选成了应收(或应付)系统，而本账套没有启用应收(或应付)系统。解决方法：进入会计科目维护窗口，把应收账款的受控系统修改为空即可。　
 　3、制单时遇到有辅助核算的科目时，提示“××的部门(或客户、供应商等)不能为空”
 这是因为该科目的辅助核算信息没有录入。解决方法：鼠标指向该凭证的备注栏即辅助核算信息栏，当鼠标指针变成笔型时双击，弹出输入辅助核算信息的对话框，输入相应的辅助核算信息保存即可。　　
 4、凭证全部做完才发现用错了制单人
 电算化实践教学中，为使学生掌握财务软件的每个操作环节，所有的操作人员(包括账套主管、制单人员、审核人员、出纳人员等)均由学生一人完成。所以经常会出现操作员错位的现象，即用错了操作员制单。解决方法：以当时的制单人身份登陆企业应用平台，进入总账系统中的填制凭证窗口，将用错制单人的凭证全部作废，再整理。再以正确的操作员进行业务处理。
 5、做出纳签字,显示“没有符合条件的凭证”
 如果学生确实做了现金、银行存款的收付款凭证，那原因就是没有指定现金、银行总账科目。解决方法：在会计科目维护窗口，点“编辑”→“指定科目”,而后将“现金”科目选为“现金总账科目”，将“银行存款”科目选为“银行总账科目”，再进行出纳签字即可。
 6、期末自动转账时,生成的期间损益结转凭证有误
 这是因为在生成期间损益结转凭证前，没有自定义结转、对应结转、汇兑损益结转、销售成本结转等自动生成的凭证记账，从而造成结转损益时相关损益类科目发生额错误。这一错误还将直接影响到UFO报表系统中的资产负债表，使得资产负债表无法平衡。解决方法：将已生成的错误的期间损益结转凭证作废、整理，将前面自动生成的所有转账凭证进行审核、记账，而后再重新进行期间损益结转凭证的生成。
 三、报表系统
 (一)资产负债表资产年初数和负债及所有者权益年初数不等，但期初余额试算平衡
 这是由于有些同学在录入期初数据时，粗心大意造成了串行，这种错误通过试算平衡校验无法检查出来，但最终还是会在资产负债表这个环节中暴露出来。解决方法：记账后，期初余额是无法修改的，所以要先恢复到记账前状态(即反记账)；再修改期初余额；而后再将当月凭证记账，重新计算报表即可。　
 (二)资产负债表年初数和年末数相等，利润表为空　
 这说明本月没有记账。解决方法：记账后再重算报表。　　
 (三)资产负债表年末数不平　　
 说明本月填制的凭证有误。如漏做凭证、凭证科目或金额错误等。还可能是上面提到的期末自动转账时,生成的期间损益结转凭证有误。解决方法：将漏做凭证补上，或取消记账、审核,修改错误凭证；而后再审核、记账，重新计算报表。
 四、账套备份
 备份是由主管操作，进入系统管理，进行账套的备份。由于机房机子是还原的，学生还要拷到自备的U盘或者压缩后发自己的邮箱，注意二份一起拷，即源文件和备份文件。在初学时，经常有学生只拷一个备份文件，此致在下次课时无法引入。
 总之，会计电算化实验操作并不难学，也不难教，但在现实中，较多的老师不愿意上这门课，一个主要原因是学生在操作中出现的问题五花八门，在上指导课时，在机房里要满堂跑，学生此起彼伏地找老师寻求帮助，一堂课下来，是筋疲力尽，是对体力和脑力的双重考验。结合我多年的教学经验，我认为，在讲解示范时，先强调上述要点，可以较大程度减少学生的出错。在教学中，精讲多练，注重实际能力的培养；精心设计上机实训内容，耐心辅导学生上机练习；定期进行岗位角色轮换，增加实训的仿真性。同时教会学生举一反三，认真学好会计电算化这门实践性很强的课程，使学生具备独立开展企业会计电算化工作的能力，为今后走向社会打下坚实的基础。我期待，和同行有关这方面的进一步探讨。

参考文献：
 [1] 王新玲，陈利霞，吕智杰.用友ERP财务管理系统实验教程[M].清华大学出版社，200