论信息管理系统在当今信息社会的作用

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[摘要]：以管理技术和计算机技术为基础的信息管理系统已经步入中国工业企业的经营生产活动中。因此，我们有必要探讨现代信息管理系统在现代信息社会中的作用，从而使其更好的为中国社会主义市场经济的有序发展做出突出贡献。
[关键词]：信息管理系统　现代信息社会　企业　
　　一、研究背景
　　二十世纪末，人类文明的发展进入信息时代，计算机技术、现代通信技术、网络互连技术、数据库技术、信息发布技术、智能信息处理技术、信息安全技术等关键技术都日趋成熟，为信息技术的发展、为信息系统的大规模建设和应用提供了坚实的技术理论基础。信息己成为社会生产力的一个重要因素。信息技术的发展使我们社会发生着一场变革，随着网络技术，尤其是INTERNET技术的成熟与发展，管理信息化已成为一种趋势。信息化是“社会经济的发展从以物质和能量为经济结构的重心向以信息与知识为经济结构的重心转变的过程”，数字化、网络化是其主要内容，信息化管理则是利用数字网络信息技术系统所进行的管理。西方发达国家的LIMS（实验室信息管理系统）市场在九十年代就已经完全打开，现在LIMS已经成为一个标准词汇为大家广为接受，在美国每年要召开一次LIMS大会，讨论LMIS的有关问题。在国内，LIMS在九十年代开始为人们所知道，并在石油化工等行业得到了一些初步推广，但总的来说还远没有达到普及的程度。这当然也受到了各种条件的制约：体制、观念、经费等等，但其中起根本作用的是硬件基础条件和人们的观念[1]。
　　二、信息管理系统的起源、定义及发展
　（一）信息管理系统的起源
信息管理系统的概念起源很早。早在30年代，柏纳德就写书强调了决策在组织管理中的作用。信息管理系统一词最早正式出现在1970年，由Walert.TKeunvena定义为：“以口头或书面的形式，在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策”。很明显这个定义是出自管理而不是计算机。他虽强调了用信息支持决策，但没有强调应用模型，也没有强调一定要用计算机。所有这些均显示了这个定义的初始性。直到1985年，出现信息管理系统的一个比较完整的定义：“它是一个利用计算机硬件和软件，手工作业、分析、计划、控制和决策的模型，以及数据库的用户一一机器系统。它能提供信息支持企业或组织的运行、管理和决策功能”。
但人们对信息管理系统的理解尚未完全统一，一般认为：“信息管理系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、存储、加工、维护和使用的系统。它利用信息技术，通过对企业（或部门）过去和当前运行数据的分析处理来获得所需信息，从而达到控制企业行为并对企业的未来状况提供预测资料，从整体上辅助企业的领导进行决策的目的[3]”。
　　近几年来，许多企业都建立了自己的Intranet网络，并且利用Internet/Intranet实现企业信息的快速采集、发布、存储、处理和交流，从而有效的管理企业。人员和设备的管理是企业管理的重要内容，当今社会，企业人员流动频繁，设备更新速度快，人员和设备管理工作也变得越来越复杂，实现人员、设备管理的信息化，无疑将给企业管理部门带来很大的方便。
　　（二）信息管理系统的发展
信息管理系统在80年代即在英美等发达资本主义国家得以广泛的开发与应用，以美国公司为代表，管理信息系统软件已大量应用于生产、生活、通讯、交通、运输、商业、建筑等各个行业，通常被称为无纸化、无笔化管理工程。由于我国计算机硬件发展相对于英美等发达国家来说比较落后，经济发展过程相对滞后，计算机软件开发市场疲软，缺乏安全性，再加上软件开发人才稀缺，严重制约了我国管理信息系统的开发与应用；目前我国信息管理系统主要是引进消化国外产品，对国外一些产品加以汉化、改造，但这些产品适应性差，针对性不强，不能很好的应用于我国各行业生产的要求。还有相当一部分企业通过对MIS系统的开发来探索企业现代化管理的思路。

　三、信息管理系统的作用
　　（一）辅助分析
一个企业对生产经营等活动进行决策的时候，需要以各种数据作为依据。在人工的数据处理方式下，会浪费较多的时间，只能提供定期的报表，难以根据需要提供各种综合分析的数据，使得企业的决策活动只能是依靠经验，往往带有盲目性，而且人工处理时往往会出现计算上的误差。
（二）规范化管理
　　企业等组织中的许多数据管理并不像财务管理那样有严格的制度，常常带有较大的随意性，数据采集的时间、格式和计算方式等往往是根据经验和公式完成的，而且又不便于审核，容易引起混乱和错误。计算机系统则能为数据处理提供明确的尺度使之标准化、规范化[6]。以我为例，我在某百货商城工作，作为商业企业，采购部是一个非常繁忙的部门。每个采购员都要管理几百到上千种类的商品的订购、价格、促销活动等事项，每天都会和数字打交道，无论各种商品进仓还是销售的价格、数量，给人的感觉是数字庞大而琐碎的。公司配备了计算机信息管理系统，采购员可以用这个系统制作电子定单，定单中规定了商品的名称、价格、品类、等级，和允许进货件数等要求。不符合要求的货品计算机系统将不允许进仓。这样能够有效杜绝不符合要求的商品，误被收货部和录入部门收货。有效的规范化了商品进仓的管理。
　　（三）节省人力
　　不仅大量的重复计算能由计算机处理，可以减轻劳动强度，更重要的是在输入数据以后，所有的处理都由计算机系统来完成，可以免去人工方式下许多中文的处理环节，达到减员的效果。以我公司为例：如果采取人工记帐的方法，这样往往会带来计算数量频繁琐碎，并且容易出错的问题。当有顾客购买数量较大品类较多的商品时，会出现商品库存数量是否足够的问题，这时如果靠人工去数，不但需要的时间长，而且很难避免忙中出错。而在安装计算机信息管理系统，可以直接通过计算机系统查询，不但方便快捷而且准确，大大节省了人力。
　　（四）信息管理系统能大大的减轻管理人员的工作强度
　　企业等各种组织的管理的工作量很大每天都会产生大量的信息，但以往由于缺乏有效的手段，造成管理人员的时间与精力都只能放在大量的分类、登记和计算机等工作中，因而在很多场合只能简化管理。但是通过信息管理系统，可以调用计算机的强大功能，使工作人员有更多的精力去研究、细化管理内容，扩大管理的深度和广度。这有利于各层次管理者全面、深入地把握各种信息，进行科学的决策，进一步提管理水平。例如我工作的单位，作为一个大型商业企业，每天公司的商品销售量与进货量十分庞大，采购员的工作量就会相对非常大，要考虑商品的销售量、库存量、哪种商品的销量好热门，什么商品销售较慢但又必不可少，哪种商品销量差需要停止销售，什么季节哪种商品需要做促销等等。这种情况下如果商品的数量需要人工记帐销售，工作量会十分繁重，而且需要大量的人力支持，而采取计算机系统的电子帐后，货物的数量可以轻松查询，并且一目了然。大大减轻了工作强度，并节约出大量的时间，可以更多的做一些例如市场调研等需要现场操作的工作。
　　（五）信息管理系统可促进管理制度的完善
　　在建立信息管理系统的过程中，随着职能、组织结构的调整、优化和管理深度的提高，各机构之间的联系也随之越来越复杂，要使各机构有机的联系起来，依靠的是以责任制为基础建立起来的一整套完整的管理制度。完善的管理制度为信息的采集、加工整理、传递等提供了可靠的保证，可使信息这一重要的资源在管理中充分发挥作用。例如我工作的单位，在人力资源部，建有每个员工的电子档案，每个员工的档案可以经过计算机系统查询，同时通过网络，各各分公司间同样可以相互查询，这样当各部门需要人员调动调配时大大提高了机动性，人事部门可以通过电子档案直接进行筛选。并且在单位中会有许多同事边工作边学习，这样当取得更高级的学历证书时，人事部门会直接记录在电子档案中，方便查询。
　　（六）信息管理系统能提高工作效率
　　计算机进行数据的处理．其速度是人的几百倍、几千倍，将使管理信息的提供更加及时。管理内部网络的建立，使部门之间的工作衔接更加紧密，大大加快了业务办理的程度，从而为提高工作效率奠定了良好的基础。例如11年9月，公司成立16周年庆典前夕，领导要求我为公司成立16周年的店庆会，写一份公司业绩报告，内容关于企业成立16周年来年销售及各月销售盈亏、各各楼层销售任务完成的情况、各各分店的销售情况等。我在单位只工作了4年多，对往年的销售数据一无所知。公司的计算机信息管理系统，不但可以查询当年的各种数据，还可以选择查询往年的数据，这样不但节省了我反复查询往年资料的麻烦，也不会有资料丢失或者资料统计不完整的问题，更可以避免由于大量数据而产生的计算误差等问题的产生。并且公司本部和分店的系统通过连网，全部可以相互查询，这样同时节省了我在各各分店收集资料的麻烦，通过计算机系统将数据组织起来，可以随时提供各种所需的数据，能保证准确、快捷便利。
　　（七）促进素质提高
　　在目前的信息管理系统建设中，一个突出问题是计算机专业人员数量少，而且既懂计算机技术又懂管理的复合型人才奇缺；而信息管理系统建设的主力军是管理人员，管理人员不了解信息管理系统的基础知识，就不能建成信息管理系统。因此为了更好的掌握计算机操作技术和信息管理系统的应用，每年公司都会鼓励员工集体组织参加有关部门的计算机培训，很多员工包括我个人，都取得了计算机应用中级的资格证书。很大的促进了员工的工作能力和工作素质。
　　四、结论
　　通过以上分析，我们可以清楚地看到建立信息管理系统的必要性以及其作用、意义，建立信息管理系统不仅仅是企业安全管理的一项重大变革，而且是时代的需要，是顺应时代潮流的体现。随着应用的不断推广和深人，信息管理系统在现代信息社会中的作用必将越来越大，计算机必将促进企业安全管理向科学化和现代化迈进，促进社会的和谐，有序，健康发展[7]。
　　参考文献：
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　　[3]洪应.基于NET平台Web服务的实现[J].荆门职业技术学院报,2004,5:48-51
　　[4]万亮.基于SOA与EDA的综合架构应用研究[D].武汉:武汉理工大学计算机科学与技术学院,2006
　　[5]朱明磊,黄磊.基于SOA模式的企业级应用程序的架构设计[J].电脑知识与技术,2005(17):71-74
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　　[7]万博通公司技术部.网络系统集成实用技术与方案设计指南[M].北京:海洋出版社,1999,305-310