浅谈中海油的办工自动化系统

浅谈中海油的办工自动化系统
[摘 要] 如今，一个连接着北京、高碑店、燕郊、天津、广州、深圳、湛江、上海、海南等中海油各企业的办公自动化系统，已经成为中国海洋石油总公司管理体系中不可或缺的一部分，它正潜移默化地改变着员工的观念和工作模式，推动着中海油企业管理水平的提高。
[关键词] 办公自动化系统 中海油 信息技术 开发应用

 随着IT技术的发展，企业管理信息化是一个不可逆转的趋势，中国海洋石油总公司这些年一直致力于企业信息化建设，尤其是在开发基于Domino/Notes平台的办公自动化方面，在国内企业中走得比较远，取得的成果，将对今后中海油信息化的建设产生巨大帮助。
 一．办公自动化系统的开发
 1996年5月，中海油信息技术管理部通过广泛调研，比较了各种方案，最后确定了美国莲花公司的Lotus Notes系统作为中海油办公自动化的平台，并请咨询公司做总体设计,确定了系统的总体结构。
 1998年11月开始在中海油机关和下属单位勘探研究中心推广应用从开发商那里购买的11个办公自动化软件模块，由于与实际工作结合的不紧密，员工没有使用的积极性，应用效果不好。
 1999年5月，中海油信息技术管理部决定转变开发模式，采取“以我为主、滚动开发”的方式，以信息技术部门自己的需求为基础带动办公自动化的开发和推广。经过几年摸索，在中海油高层领导的高度重视、各单位和各部门的大力支持下，经过多次改版升级，这套系统深受用户欢迎，与大家的工作融为一体。
 如今，一个连接着北京、高碑店、燕郊、天津、广州、深圳、湛江、上海、海南等中国海油各企业的办公自动化系统，已经成为中国海洋石油总公司管理体系中不可或缺的一部分，它正潜移默化地改变着员工的观念和工作模式，推动着中海油企业管理水平的提高。
 但这个过程并不是一蹴而就的。
 二．员工计算机知识的普及
 1999年7月1日，中海油广域网的各个节点全部开通，投入试运行。1999年10月23日，随着总部和各直属单位两级机关局域网的正式运行，整个中海油的NOTES办公系统正式投入了使用。如何提高网络的使用率，从而促进企业管理水平提高，不是仅通过技术手段就能解决的问题。由于员工年龄结构、文化结构、思想观念等因素的制约，中海油的大部分员工还没有使用计算机和网络进行办公的习惯。很多专业系统还需要定期报送软盘，信息孤岛的现象也普遍存在着，信息技术管理部下发的客户应用需求调研表迟迟收不回来。
 在这种情况下要推动以网络为环境，以协同工作为宗旨的办公自动化是非常困难的。
 信息技术管理部将培训员工的计算机和网络知识的工作放在首位，在北京、天津、河北、上海、广东、海南等各直属单位所在地展开了以NOTES软件为主的多期计算机网络应用培训班，培训受到各地员工的热烈欢迎。大范围轮训后，信息部门与办公厅（室）配合，将一些纸制的简报、通知、普发文件放到了网上，采用两套模式并存的方式帮助员工适应计算机和网络办公的需要。通过看信息、发通知、找文件这样每日必须的工作提高了员工计算机操作水平，并强化了大家的网络意识。如今，办公自动化的应用从技术部门的单向“推出”模式逐步转变为用户与开发者的“互动”模式，越来越多的人能够熟练使用计算机，越来越多的人利用网络共享知识和各种资源，中海油企业的内部知识库在悄无声息中建起来了。
 三．信息传播方式悄然改变
 流程短、层次少的扁平化组织结构是克服大企业病的有效方式，而信息技术的发展为这种扁平化组织结构提供了技术支持。中海油建立基于Domino/Notes平台的办公自动化系统，就是为了让信息传递得更快、让信息传递更广，让更多的资源为大家所共享，真正实现扁平化的管理目标。
 中海油的办公室自动化系统建起后，信息传播方式、传播渠道发生了变化。总经理每天坐到办公桌后的第一件事就是打开电脑，收看电子邮件，直属单位的领导已习惯于通过电子邮件的方式和他交流。基层职工也通过电子邮件向他提建议、反映情况。
 信息渠道的变化，让中海油变得透明、民主了。很难想象，如果没有网络，基层职工的心声怎么向总经理诉说。
 员工们的交流方式也发生了变化，大家通过网络讨论工作、交流信息，分散在天南地北的中海油职工们因为网络而联系得更紧密了。
 四．办公水平悄然提高
 办公自动化系统的应用对象是机关工作人员，机关运转的核心是围绕管理者的信息搜集、信息传递、信息发布、信息积累工作。中海油办公自动化网建起后，实现了信息流的快速传递和信息共享，围绕着网络信息平台，由用户提要求，信息技术部门提供技术支持，建立了一系列网上办公模块。
 “文件督办”模块：中国海洋石油总公司办公厅是一个信息中枢，过去下面报送的文件，由办公厅分发到有关部门和领导，但具体办理情况却很难跟踪，或者说依靠手工跟踪很困难。建立了办公自动化系统后，开通了“文件督办”应用模块，在网上模拟了机关办文的全过程，文件签发后立即在网络上按权限进行发布，缩短了文件发放过程，便于跟踪督办。同时避免了因为某个环节延误而导致整个文件办理滞后的现象。
 “领导批示”模块：将领导的日程安排、重要批示、文件督办的情况直接在网上公布，对中海油直管干部开放权限，这样使中海油的直管干部们能够及时获取上级信息，改变了信息传输渠道，实现了信息共享。
 “原油销售统计”模块：总公司销售部负责整个公司的原油销售工作，过去的原油销售统计工作都由人工来做，Notes系统建立后，这些都可以在录入基础数据后，由计算机程序自动计算、自动入库、网上公布。
 “员工评价系统”：以前年度的员工评价是通过下发表格、手工汇总的方式进行的，周期长而且手工统计非常烦琐，统计结果的下发又是一个较长的过程，很多环节容易出现错误或泄密，使评价结果失真。2001年行政管理部提出通过网络完成评价过程。经过两个多月的调研和编程，系统投入使用后，总公司及下属分公司的员工可以根据自己的单位、岗位、级别选择评价表格，在NOTES的安全特性的保证下完成“自评”、“他评”后，系统将按照预先设置的权重、分值自动计算结果，并给出分析报告和分析图。该系统仅能力评价部分的评价表格就有189种，每个表格的平均评价项目接近100项，当年最终形成的有效能力评价报告为654份。解放了手工模式下投入的人力和时间，达到了预期的效果。
  “健康俱乐部”专栏一经推出,立即受到总公司和下属分公司两级机关职工的欢迎和支持。该栏目办得到非常活跃，成为推动员工体育锻炼，促进身体健康的网络纽带。
 总公司和下属分公司各部门还根据工作需要建设了自己的部门数据库，各直属单位基于中海油的NOTES系统都开发了自己的办公自动化系统，目前中海油总部和下属分公司分部的服务器上就有100多个NOTES数据库在运行，很多数据库的更新和访问都非常频繁，使用效率很高。
 五．工作方式悄然变化
 随着企业员工观念的转变，越来越多的应用建设需求提交到信息技术部门，更加可喜的是与系统建设初期相比，单纯的信息分布的需求少了，侧重于提高管理的多了；愿意自成体系的少了，希望规范流程协同工作的多了。
 办公自动化系统的应用，一方面是提高了工作效率，实现了信息共享，另一方面则规范了管理行为，转变了大家的工作方式。因为办公自动化系统是通过对每一道工作程序的集成，然后通过网络实现共享。办公自动化推行后，要求员工必须按程序进行，每一步工作都有记录，这极大地规范了管理、提高了管理透明度，更重要的是转变了大家的工作方式和作风，推动了企业管理上台阶，其意义是深远的。
 六．办工自动化系统开发的启示
 中海油办公自动化系统从无到有，从有到强，网络建设的效益通过应用体现，应用的效益通过用户实现，这是一个互动的过程。开发办公自动化系统为今后的企业信息化建设提供了不少启示。
 启示之一：员工的观念转变和素质提高是企业信息化建设的基础。在企业信息化建设从表象上看取决于企业的财力，取决于投资，但从目前的条件看，更重要还是取决于员工的观念转变和素质提高。我们必须看到，信息化只是上个世纪末开始的浪潮，我们与西方几乎同步，但人员素质和观念比西方发达国家相差很远。因此，要提高中海油网络的利用率，要取得信息化建设的成功必须把转变员工观念和提高员工素质放在首位。
 启示之二：信息的准确性和及时性是应用的关键。盲目地开发应用，追求功能的先进并不一定取得成效。规范工作流程、做好基础工作，真正建立能够支持企业提高管理、科学决策、员工获取知识的网络应用系统才是企业信息化所需要实现的目标。因此，信息化建设中，信息的准确性、及时性、丰富性是确保信息化建设成败的关键因素之一。
 启示之三：企业信息化建设是一个渐进的过程。由于受到历史条件、企业组织变革、人员素质提高等因素的制约，企业信息化建设绝不是一个短期工程，必然是一个渐进的过程，就以目前国际企业界很盛行的ERP而言，成功与失败也是各占一半。因此，对于企业信息化建设我们要有清醒头脑，这是一个长期的渐进的过程。有总体规划，分步实施，不断总结经验教训，循序渐进。
 启示之四：企业信息化建设要选好实现路径，企业信息化是一项改革创新工程，推进信息化的方式方法也需要根据实际情况不断的创新和提高。在整个NOTES系统应用和开发过程也曾经走过一些弯路。建设初期采用完全外包和购买的方式失败了，后来调整了思路，确定了“以我为主、滚动开发”的方式，以自身的需求为主进行集中开发，在自己力量不能满足需要时，选择与开发商技术合作，将先进的技术和开发模式引进来，以实现信息建设的持续改进。