如何改进公司人力资源管理工作

“千里之堤，溃于蚁穴”讲的是细节决定成败的故事，反之，从另一角度来讲，如果及时发现问题，并找出解决的办法，那么可能就不会出现失之毫厘、谬以千里的事了。在工作中我们经常会遇到这样或那样的问题，面对问题，解决它的过程其实就是思维创新的过程，往往一个创新火花的闪现，就会让问题得以迎刃而解。
 前几年，工程公司的人事档案管理中只有个人基本履历的情况介绍，当需要对某位员工的学习工作经历等作进一步了解时，就没有相应的记录可供参考。为了较全面的掌握个人基本情况，适应当时需要，经过多次的修改，设计出了《人员基本情况登记表》，内容涵盖了基本履历、工作经历、进入公司前后的培训经历、学习经历及家庭成员情况等，实现了多方位了解公司各个人员基本情况的目的。经过一段时间的应用，取得了不错的效果。但后来，随着公司规模的不断扩大，对各项工作的管理要求也逐步提升，这其中也包括了对人力资源管理工作的要求。
 更高的要求与现实做法的冲突带来了各种各样的问题，如在人员档案的管理上，由关注个人基本情况上升到把握公司整体人力资源状况的高度上，需要对公司各层次、各岗位的人员结构分布的合理性进行分析，对未来几年的人力资源规划、公司各岗位需求情况在分析的基础上能够提出专业性建议，而现实中由于采用的是人工填写、整理和归类的方法，当需要统计分析诸如具备各类职称的人员结构情况时，就需要逐个翻查登记表、记录并统计，不仅耗时耗力、效率低下，而且如果发生人员调入、调出等变化，或统计的内容稍有不同，还需要再次翻查。重复而重复的工作，对最终结果的实现并没有达到高效、准确的要求，面对此，不得不承认曾经发挥很大作用的统计表格、统计方法已不适应公司对人力资源管理工作新的要求了。这也让我产生了困惑，我们要达到的目的究竟是什么？用什么样的方法才能提高管理水平，提供出适合公司需要的高效、准确的数据呢？
经过一段时间的思考，我想只有在原有的基础上进行创新，才能适应新的变化。如果能够把人工记录、变更、整理的方式变为由计算机执行的话，那样就会很好的解决前面遇到的问题。在这个思路的指导下，对人员档案的管理我提出了一个初步的设想：把《人员基本情况登记表》设计成个人档案界面，在界面中对项目及内容进行增加、减少和修改，以保证个人资料的最新记录。并以此为基础，将所有人员的基本情况信息作为一个数据库进行管理，按不同的需要增加个人档案界面项目及内容的设置，实现筛选、分类、统计的功能，使之能及时查询出所需范围内的人员及数量，如：若查询具有专科以上学历人员可以通过在个人档案总数据库中对“学历”这一项进行筛选，通过键入“专科”一词，就可以把工程公司所有具有专科及以上学历人员的名单及数量查询出来，据此类推，把具备其他学历的人员及数量统计出来，就可以对工程公司的学历结构进行一个简单的分析了，如果此设想能够实现，用在查询上花费的时间将会缩短一半以上，效率自然就会大大提高。同样，对于人力资源管理的其他工作如工资的管理也可通过此种思路，将分析工资结构所用数据的统计需要与每月工资表的设计进行结合，按阶段分层次分类别地对数据展开分析。总的来说，对人力资源管理方面的数据进行科学的分析越来越必不可少，它可以为公司领导的决策及公司进行未来人力资源规划等方面提供参考的依据。
为使设想能够转化为现实，我首先向市场进行了了解，发现售卖的软件动辄几千，甚至上万元，而且最重要的是软件中的大部分功能目前应用不上，而根据设想需要的功能软件中没有相应的设计。经过一段时间的考察，觉得还是最好能自行设计出适用的功能软件。在与部门主管及计算机专业技术人员程老师的多次沟通讨论后，对实施的可行性进行了肯定，决定根据公司现实需要分阶段进行设计，首先建立人员档案数据库管理系统，按照设置的项目及内容输入公司全部人员的档案，然后设计出个人档案的界面，通过编程把需要分析数据的要求转化为易操作的形式，目前已建立起公司人员档案的数据库，并在此基础上设置了包括文字档案和照片档案在内的个人档案界面，初步实现了各项目的基本检索与统计。
有了第一阶段的尝试，在调整修改后将使该数据库管理日臻完善，同时对人力资源其他工作的管理也逐步进行相应的设计，最终希望能把人力资源管理各项工作的数据统计分析整合起来，以形成完整的数据统计分析系统。
 以上是我在工作中的一点不成熟的思考，请各位给予纠正和指导，最后我想向在做此项工作中给予我支持、协助的领导和同事表示最真诚的感谢！
 谢谢大家！