企业应收账款管理与核算存在的问题及解决对策(二)

（一）公司概况及应收账款管理介绍 H股份有限公司(以下简称公司)是中原地区一家以生产医科内外用药品的制造型企业，公司从乡镇企业起步，经过几次公司体制的改革，逐步成长为一个股份制有限公司。 公司始建于1995年，现占地面积3. 5万平方米，建筑面积7万余平方米，公司现有固定资产近4000万元，现有员工近340人，其中大专、木科以上学历的各类专业人才80余人，是个以中西药制剂为主的现代化中型制药企业。现己能生产了7个剂型，近60余个品种的中西药制剂，并建有年加工中药材2000吨的多功能提取车间。公司产品坚持走“中西药结合，中药为主”的路线，先后生产了系列产品:“特制狗皮膏”(国家中药保护品种)、“新血宝胶囊”(国家中药保护品种)、“小青龙胶囊”、“护肝片”“叶金胶囊”等，并以其独到的特色、优良的品质、显著的疗效赢得了全国广大医患的信赖和好评。在产品的市场营销运作上，公司以其优质的产品、优良的服务，立足中原、面向全国，逐步建立起遍及全国的营销网络，并积极地开拓海外市场，出口创汇额逐年提高。公司一次性投资3000余万元，建设了符合GMP要求的制剂大楼((1万平方米)、改造中药提取车间(3000平方米)。几年来公司曾先后荣获省、市小型巨人企业、科技先导企业、星火示范企业和先进单位等称号，2006年又被省科学技术厅评为“高新技术企业”，公司现正不断完善硬件、软件设施，以谋求更大的发展。 公司还设有研究所，是公司的技术开发及新药研究部门，成立于1991年。研究所下设有新药开发、药物制剂、药物分析等研究室，配备了药学专业的研究生、本科生、大专毕业生等各层次的科技人员，己形成了一支有一定实力的科研队伍。为了保证新药开发顺利进行，公司每年用于新药开发的资金占销售收入的396以上;此外，公司还制定了一整套激励科技人员的政策，最大限度的调动科技人员的积极性。 药品制造行业本身极具发展潜质，而公司义以特制狗皮膏、及壮骨膏等在当前同类产品市场中占据主导地位，同时兼制其他药品。此外，2007年又有一座新厂区建成投入使用，说明了公司的经营规模正在逐步扩大。但是，随着公司规模的不断扩张，公司现存的管理工作水平函待提高，而作为企业管理工作核心的财务管理工作自然成为公司在提升管理水平中的一个重要的环节。

（二）公司应收账款状况分析 

 1、H公司应收账款财务指标分析 2007年12月31日，公司应收账款达到1331万元，占流动资产的5596，占总资产的2196。在2007年，公司当年实现销售收入2837万元，与上年同期相比有所下降，但同时应收账款却有所增加，并且出现逐年递增的趋势，与此同时应收账款周转率不断下降，影响公司健康发展。可以看出，2007年公司产品销售收入比2006年下降了9. 6%，但净利润降幅却高达39. 5%。固然，由于这两年厂家之间竞争加剧，利润空间下降是导致利润大幅下降的主要原因外，应收账款在收入、利润都下降的前提下，却以17. 9%的增幅在增长。可以看出，应收账款居高不下、连年增加无疑也对利润的大幅下降起了推波助澜的作用。

2、H公司应收账款的账龄分析 应收账款作为流动资产的一个项目，是否保持流动性是判断应收账款质量的关键。因此，对应收账款进行账龄分析是一项必不可少的分析手段。逾期应收账款的产生通常是由于客户己没有能力偿付或是不愿意偿付。所以应收账款逾期，其形成坏账的可能性就大增。应收账款逾期的时间越长，形成坏账的可能性也就越大。从流动性来说，应收账款存续的时间越长，它的流动性就越差。严格地说，那些存续时间超过企业的一个经营周期(通常是一年)的应收账款己经不能算是流动资产。在考虑企业短期偿债能力时，应通过账龄分析将此部分变现能力差的应收账款剔除。 应收账款的账龄分析有两种方法：一是分析应收账款是否过期及过期天数；一是直接分析应收账款存续的时间，而不论应收账款是否过期。国外的企业通常是采用前一种方法，而我国的企业目前通常采用后一种方法。

三、公司应收账款管理存在的问题及原因 

不良应收账款的存在，会极大程度地影响公司的经营，进而影响公司的绩效，严重时甚至会危及公司的生存。那么，H公司应收账款管理存在哪些问题，其存在的原因又是什么呢?有必要进行进一步的分析，进而找出解决问题的关键。

公司应收账款管理存在的问题 

应收账款管理职能设置上的缺陷 公司设有市场部，主要负责与客户洽谈合同，并承担收账责任，这种方式虽然改变了应收账款无人管理的状况，但实际上却给企业带来了更大的风险。应收账款非但不能得到有效的控制，反而在高额销售激励机制下，销售人员拥有更大的销售自主权，会形成更严重的拖欠。在应收账款拖欠的案例中，有80%是由于销售部门承担应收账款的管理和收账任务造成的。实践证明，这种应收账款管理模式，无论在销售部门(或销售人员)的目标与公司整体的经营管理目标的差异上看，还是从职能设计的合理性以及实施的专业性角度看，销售部门都不可能很好的承担应收账款管理的职能，原因是：①从管理目标上看，片区销售部门是以销售业绩为导向的，而应收账款管理目标是为追求经营利润。②从职能上看，片区销售人员的主要任务是争取订单，卖出产品，而不是控制呆账、坏账。当前公司各片区销售人员中普遍存在“重合同，轻回款”的现象，一旦销售任务与回款任务冲突时，销售人员就会对回款置之不理。这一方面使得应收账款不能及时收回，另一方面，助长了客户故意拖欠应收账款的倾向。同时，客户会认为该公司管理不善而降低对公司的信任度，从而反过来影响公司的销售业绩。③从专业性看，应收账款管理是一项技术性很强的工作，例如，客户信用分析、信用信息管理、账龄控制、收账等工作，这一般都不是销售人员所能胜任的，由于管理目标的偏差以及销售人员应收账款管理能力欠缺等诸多因素，使得销售人员在选择客户、签订合同及催收货款等环节中，都无法真正做到对应收账款回收风险的有效控制。另外，财务部也承担着部分应收账款的管理职能，通过财务部辅助管理应收账款，能否解决市场部在应收账款管理和催收方面遇到的问题，答案同样是否定的。 虽然从管理目标上看，财务部门的确更加重视企业的现金流量和经营利润。然而实际上财务部门却难以起到期望的作用，甚至造成与市场部的激励冲突。原因在于，财务部门并不了解客户背景和交易状况，无法对信用风险做出准确的判断，也无力承担收账工作。同时财务人员日常工作以会计核算为主，在信用风险管理与控制上同样缺乏专业知识和经验。

公司对销售风险控制滞后目前药品行业市场竞争十分激烈，销售人员对于任何客户都不会轻易舍弃。真正的风险控制是在销售员与客户签订合同后才开始的，公司也希望通过对签订的销售合同的严格把关来达到控制风险的目的。而这种把关本身只是对合同文本本身的一种控制，真正风险来源是客户，即客户违约的概率而决不仅仅是合同条款本身。同时，各部门在参加合同把关时，也只是从本部门的角度考虑合同情况，不能对销售合同进行总体评估和把握。

合同执行上的缺陷 由于相关部门未能严格执行合同导致大量应收账款拖欠，按照规定公司只有在至少收到货款时才能开增值税专用发票，然而落实到实际上，有些片区为了留住一些老客户或是拉拢新客户，没有付款就开出增值税专用发票，失去了对客户的约束力，造成货款拖欠的问题，同时反映片区销售过程中在对合同执行缺乏严肃性。

公司应收账款流失严重通过对公司几个销售片区应收账款的调查结果显示，应收账款流失严重，有的销售片区账面应收账款占实际发生应收账款的75%,账面平均应收账款为实际发生应收账款的82%，造成公司应收账款流失除上面谈到的外主要表现为以下几个方面：①业务员违反财务和销售制度，直接从购货方提走货款，不交回公司。这种情况有几种操作方法。一种是进行现金交易，收取的货款直接纳入业务员的腰包；另一种是业务员采取向购货单位借款，购货单位直接在应付账款中扣除借款冲抵货款。②走货。走货即明为销往甲方而实际上销往与甲方并无业务关系的单位，甲方未收货，由业务员提取货物后销给乙方。比如业务员找一家没有直接业务关系的单位，货和发票都发往此单位，但该单位并不收货和发票，业务员再提走货物以低价直接在市场上销售或销售给另外的客户以获取现金。③一部分业务员违规兼职，同时兼做其他药厂的业务，为了某种利益或原因与购货单位串通一气，将应付甲企业的货款付往乙企业，而所附发票又为甲企业发票。④应收账款中包含销售折让，而财务部门不知晓，未作财务处理，造成应收账款不实。业务员在进行交易时承诺给购货方一定的让利，而业务员又未通知财务做折让处理，直接挂在应收账款上。购货单位在付货款时，直接在应付货款中扣除让利部分。如某些单位甚至只按货款的85%付款，折让幅度最高达到15%，低的5%。⑤有一些购货单位自身管理不规范，不是货到入库即入账，及时做应付账款挂账，往往是要求厂方先发货，等销货完后再开发票送购货方财务部门挂账等待付款。这样发票长期压在购货方业务员或有关人员手中，时间一长，造成部分发票遗失而拒付款，或者重复开发票虚增应收账款。⑥因债务人不存在或无法找到，形成坏账。有几种情况：a、一些购货单位利用破产、重组来逃废债务，再加上公司对应收账款没做定期催收、清理，造成一部分应收账款无法收回，成为坏账。b、有些购货单位实为个体挂靠在某些医药公司，找到该医药公司却称没有此人、此单位。c、业务员为了急于扩大销售，在对购货单位的经营情况以及财务状况未作充分了解的情况下，盲目将货物发往要货单位。如某地区第一次与之打交道便贸然发了十几万元的货物，几个月过后去催收货款已是人去楼空，货也不知去向。⑦企业销售管理松懈，业务人员经济责任落实不够。虽然每月对业务员的应收账款也进行核对、催收，但力度不大。随着业务员的频繁更换，不作交接处理，老业务员一走了之，后来接任的人员对前面的应收账款不进行催收，大量增加了货款的流失。

仅在财务系统中设置应收账款辅助明细账 虽然有财务与业务的单向接口，并从业务系统中获取有关数据，但应收账款数据基本由手工录入。在这种方式下，应收账款的设置主要是为账务处理服务，只有客户代码、客户名称、发票号、发票时间、摘要信息、金额等信息。利用财务系统中的应收账款辅助明细账管理应收账款是中国大多数企业通行的做法，该公司也是如此。这种方式存在较大问题：①事后管理。只有当应收账款正式形成之后，才进行管理。②数据不全。系统没有客户管理模块，缺少客户资料，如联系方式和客户信用等信息，管理不便，无法区分应收账款是否超出客户信用期。③信息滞后。从业务完成、开具发票、财务部门进行财务处理，到最终形成明细账，一般都要经过相当长一段时间。④数据不准。应收账款数据的变化不能及时反映到财务系统当中。