酒店存货管理研究

第一章 绪论 第二章 当前酒店存货管理存在问题及原因 2.1内部控制制度不健全。 2.2流动资金占用额高。 2.3.非正常存货储备量挤占了正常的存货储备量。 2.4.管理不到位。 第三章 提高酒店存货管理水平的途径分析 3.1.严格执行财务制度规定 3.2采用ABC控制法 3.3加强存货采购管理 3.4充分利用PICC等先进的管理模式 第四章 酒店案例 案例分析 对策建议 第五章 结论与展望 结论 展望

关键词

酒店 存货问题 管理 

绪论

随着中国经济的迅猛发展与对外开放步伐有条不紊的加快，我国的餐饮旅游业也应势正在飞速发展，这同时也促进了许多与其配套的服务基础设施的发展，各种形式的外商独资、中外合资、中外合作、独资酒店蓬勃发展，使我国酒店业成为与国际接轨最成熟的改革开发的窗口。 高星级酒店属于特殊行业，承载着满足消费者“住、食、行、游、购、娱”需求的绝大部门，它的发展水平与国民经济及国民生活质量密切相关，代表着一个地区、国家和民族的多元化文明程度。酒店业提供的产品主要表现为服务，而这种产品的表现又是多样化的，在内容上有着极大的不确定性和灵活性，因此极易产生管理上的漏洞。尤其是高档次的酒店，大多数属于综合性、多元化的服务行业，几乎包含了全部服务及商业行业，表现为环节多、管理难，被公认为管理难度最大的行业。

存货是酒店业的重要资产，它管理的好坏，直接关系到酒店的资金占用水平，以及资产运作，是企业管理中不可忽视的一部分。但从目前情况来看，与国际上经营比较成功的国际连锁大酒店相比，国内酒店管理方面仍然存在许多问题。应该从管理制度、内部控制、信息系统的利用、物流的利用等方面加强存货管理。

当前酒店存货管理存在问题及原因

任何酒店都需要有一定原材料的储备，以满足生产经营的需要。酒店业属于服务性行业，其产品的生产和提供在同一时间完成。服务产品一般来说不能像工业产品那样按订单生产，而且酒店也的需求具有不确定性，因此，储存足够的原材料以满足经营所需对于酒店来说就显的尤为重要。但酒店所采购的原材料，尤其是餐饮部门所使用的原材料有很强的时效性，储存时间不能过长，储存期内容易发生变质或损坏。如果原材在仓储期间发生变质或毁损，那等于前功尽弃，也影响后一步服务。但目前存货确实存在很多的突出问题。

2.1 内部控制制度不健全

1.一级仓库管理不到位，往往造成账账不符、账卡不符，账实不符。当下，高星酒店特别是国外管理公司酒店的仓库都归在财务部下面，但仓库管理职位因为职位低，待遇一般所以配备人员文综合素质也较一般，很多酒店的管理层也不太重视这点。他们往往重视的是物品采购环节，侧重控制物品的价格，会通过经常市场调研，市场比价等手段达到实现目标，但存货购入后的管理却不到位。最常见的表现诸如：未制定存货管理制度，或虽然有这方面的规定，但仅仅流于形式，不对存货进行实际盘点、存货盘点周期过长或不及时处理盘点结果。这既有管理者重视不够的主观原因也有财务人员素质不过硬、不擅长处理棘手问题的客观原因。同时，目前很多酒店将酒水、干货、文具印刷品、客房布草、餐饮布草、玻璃、瓷器和其他一次性用品等做为一级库管理，由财务部门进行明细账核算和实物管理。但是由于使用的账务处理系统和物流管理系统的兼容性不强，两者间仅仅靠打印出来的报表和数据进行手工对账，存货品名、品种、规格繁多，核对的难度较大，容易造成财务部门的账目和物流系统台账之间账实不符；或者账务处理模块和物流模块系统虽然属于一个软件系统，但系统间的转账功能没有加以充分利用，模块间的数据不统一，也容易造成财务部门的账目和物流系统台账之间账账不符，同时由于工作的疏忽大意，存货卡不能及时更新，制作，所以有时往往账卡相符流于形式。酒店人员流动相对较大，仓库管理人员流动也较频繁，交接手续不规范，账账、账实不符的原因不清、责任不明，无法及时进行账务处理，造成财务账库存金额与实际库存不符，久而久之，财务部门的账目与物流系统台账、财务部门账务与实际账存之间的差异越来越大。

2.二级库管理混乱，由于酒店的鲜活食品，一些调味料，工程物品，餐具和客房一次性用品等单位价值较小、品种规格较多，很多酒店的财务人员不愿意将其作为一级库管理，而是做为二级库管辖。在购入食材，工程用品，餐具和客房一次性用品等物品后，财务部门增加一级库库存，甚至直接把食材直接做为成本费用。同时由工程部、餐饮部和客房部一次性将购入的物品从收货部签单运走，在其营业场所另行作为各自部门的物品储存进行二级库管理：财务人员则减少一次库存，将其计入相关费用账户核算。由于酒店二级库的仓库管理人员大多是属于兼职，如客房部仓管员，一般是有楼层服务生兼职，工程部一般由工程部秘书兼职，一般缺乏财务专业知识，对其管理的存货管理往往不到位，容易出现诸如以下现象：物品出入库记录不全、领用后实际配备与否无可考证、报废和报损手续不全，或者不严格，等等。

3.外购材料审批程序不健全，采购价格随意性大，按要求是要三家供应商比价，选质优价廉的，但实际情况很难达到，而且，在很多酒店，中高级管理人员一般将精力用于酒店营销、发展等方面，采购物品市场价格的调研工作抓的不够细致，酒水、干货和餐饮原料的采购价格审批程序不全，随意性较大。物品的采购价格往往由采购人员与供应商直接协商确定，凭供应商开具的发票报销、入账，采购员与供应商共同舞弊。但也有的情况是，往往酒店用的物品较市场不大相同，只有为数不多的供应商可以供货，这样就往往搞成“独家经销”。有的酒店尝试对采购价格进行审批，但又认为市场价格波动频繁不易掌握，审批价格的时间间隔较长，一般一个月甚至一季度才制定、审批一次。当市场价格在节假日或季节变化出现较大波动时，与审批的价格之间就会出现较大的差异，导致价格控制形同虚设，达布到控制成本和降低费用的目的。

4.相关内部控制制度不严格，实物管理不规范，一是很多酒店存货的采购、验收和保管由采购部及所属仓库管理人员一并完成，缺乏权限的相互制约。尤其是采购经理(主管)利用和供应商的默契获取个人利益，给酒店造成不必要的损失。二是验收制度和先进先出制度执行差。其普遍表现是仓管人员验收不彻底，尤其是体积较大的货物不愿开箱或开包检查，货款支付完后才发现质量或数量问题，仓库货架上的货物摆放不规范，体现不出先进先出，延长了出库时间，饮料干货容易出现过期现象。增加了物品损耗：或者出库时检查不仔细、领出后上架销售因质量和有效期等造成客人投诉，影响酒店的服务质量和社会形象。

5.直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活原料管理不到位，降低了出净率，酒店的直拨蔬菜、冻品、海鲜等鲜活类原料，一般是由供应商直接送入餐饮粗加工间。海鲜、冻货等鲜活类原料的价格较高，其质量的好坏直接影响菜品的出净率和餐饮食品成本率。而财务人员实际上往往不将其做为存货管理，派出的验货人员碍于情面，或者共同利益驱使，难以对数量、质量和价格进行有效的控制。

6.缺乏较为成熟的供应商队伍。有的酒店过分依赖少数集中供货的供应商，虽然减少了市场调研的成本和费用，但是供货价格受限于供货商，不利于成本和费用控制，同时供货时间也难以持续保证；有的酒店又过分不相信供货商，频繁更换供应商，影响了与供应商之间稳定供应关系的建立和保持，同样难以有效控制成本和费用，甚至可能出现原料部能及时供应的现象，从而影响供货质量。

2.2流动资金占用额高

存货是酒店的主要资产，为保证酒店的正常运营，存货必不可少，但往往是存货会占用酒店流动资金很大的比重。存货效益和成本没有达到最优化的存货事前控制。库存管理方式过于经验化，当然也有人的惰性成分在里面，会觉得下采购单比较麻烦，有时下采购单会下的很多，对所有存货采用统一的库存控制方式，没有对重点存货进行重点管理，是一种较为粗放的库存管理，没有科学规范的方法，只能设置很高的安全库存以应付酒店经常面临的预期外需求，而不是根据不同存货的服务水平以及各自提前期来确定；库存控制仍然停留在库存内各种存货量上，没有意识到存货的挤压能够造成企业流动资金的减少，对酒店的影响很大，而对于库存的成本计算，每年底材进行一次，这是事后统计，对于库存控制没有作用。

对于一些积压的慢动品没有及时发现，这也导致了资金的占用。对于筹备酒店来说，资金的占用那会更多，比如说服务用瓷器，玻璃器，不锈钢，布草等存货，按正常来说是准备3年的用量，但有些管理公司为了以后业绩，它会采购10年的用量，这样也会造成资金的占用，而且这种占用比例会非常的大。

2.3非正常存货储备量挤占了正常存货储备量

 所谓的正常存货是指酒店日常经营所必需要的，而非正常存货则是指因为过多采购积压下来或者因为某种活动停止而造成的存货准备资源的浪费。

 就日常来说，食品，酒水，香烟等存货是经营所必须的原料，而瓷器，玻璃器皿，不锈钢刀叉也是服务所必须的营业用存货这些是必不可少的，而因为比如酒店出品月饼来卖，因为计划没有做好，而导致诸如月饼盒子大量积压在仓库，月饼低价处理掉这样就产生非正常的存货挤占了正常存货储备量，它占用了库房的面积，也挤占了正常存货的储备量，而且这种情况是很多酒店都会遇到的。

2.4管理不到位

大多数酒店对都将主要精力放在提高销售和对客服务的质量上面，而对存货的管理却很不在意，管理不到位体现在很多方面，上面也提到过不少这样的事情，这里不再做过多的赘述。

提高酒店存货管理水平的途径分析

3.1.严格执行财务制度规定

酒店应建立科学高效的财务管理制度，并随着酒店的发展不断完善。

将财务系统和物流系统的数据对接，在保障财务数据安全的前提下，酒店可以独立或与软件供应商一起对相关系统进行二次开发，建立物流系统和账务处理系统的接口，或将两者之间的系统转账功能加以开发和利用，保证两个系统数据相互衔接，增强两个系统数据的核对，建立财务账和物流系统账账相符的基础。在日常工作中，财务人员对物流系统物品的购入、领用和库存金额进行序时核对，确保两个系统之间账账相符。每月月底，酒店组织管理人员和财务人员对各个一次库进行彻底盘点，对盘点中出现的差异问题，根据存货实际盘点结果进行物流系统和账务系统的双处理，当月就能确保账实相符。如果酒店账账不符、账实不符现象已存在且数额较大，需要从以下方面入手解决：（1）管理人员和财务人员要对一级库库存进行彻底盘点，明确统一的物品名称和库存量后，将其作为起初数据输入物流细系统，并参考最接近的历史价格确定期初单价，以此确定物流系统的期初库存金额。（2）在账务系统中将存货库存数调至物流系统期初数，由此产生的盘盈盘亏按制度进行账务处理。一次性将账账、账实不相符的历史遗留问题彻底解决。（3）建立严格、完善的物流系统管理办法，明确规定凡是在财务部门报销的实物性支出和从仓库领用的各种物品，各部门必须在物流系统中按程序进行申购、批准、采购、入库验收、申领和调拨，由此生成和打印的单据和核算的原始凭证之一，实现在物流系统处理的实物金额必须在财务系统中同步进行等金额核算和反映。

将二级库升级为虚拟一级库管理，为了避免二级库管理人员专业性不强、出入库记录不全、报废和报损手续不严格等现象，将二级库升级为模拟一级库管理。所谓“虚拟一级库”就是由财务人员对原来已经作为费用核算的二级库，重新按实有明细调增库存后，开始对每笔进出库记录进行明细核算，而仓库管理人员仍由非财务部所属人员担任二级库管理方式。这样不仅可以彻底解决二级库分别由所属部门单独管理、家底不清的混乱局面，而且将工程用品、餐饮餐具和客房一次性用品由费用核算转化为存货管理，管理的透明度更强，核算的准确性越高。具体而言：其一，通过具体盘点存放在工程部、餐饮部和房务部的二级库实物，确定各个二级库的准确实有明细数量，并参考最近一次进货价格给予一次性定价，确定各个二级库实有库存明细及其金额。其二，经过酒店高级管理层的批准，财务人员通过会计分录手段，建立明细账，并将同批数据录入物流系统，保证财务部门的账目和物流系统台账账账之间、账实之间完全相符。其三，财务部门分别和有关部门共同建立规范且可行的二级库出入库制度，每笔物品的申购、入库、申领、报损和报废都必须经过物流系统和财务系统，原二级库实物保管部门只有凭需经过财务核算的物流系统单据才能入库和出库，和一级库一样进行仓库管理。其四，每月底组织人员、财务人员和仓库管理人员共同进行实物盘点，并对盘点结果进行分析，明确原因和责任人。

建立较为严格的原料和物品采购价格审批程序，存货的审批程序一般是先分别由使用部门提出采购申请，组织供应商报价，再经过采购比价和确定，报财务总监，总经理审核后，报单给供货商。审批后的香烟、酒水价格和便于、只能输入和修改数量，不能调高物品和原料的采购单价。这样就可以对香烟、酒水、餐饮原料等实行严格的价格控制，减少相关人员价格违规操作现象，同时也可避免仓库记账员手工输入价格出错或擅自调高单价现象，保证采购物品的价格控制、库存领用金额的正确性和酒店成本费用核算的真实性，大大降低采购人员和仓库管理人员分别或串通舞弊的可能性。

对仓库实行精细化管理。一要划分存货的采购权、验收权和保管权、并分别授予不同的班组，明确界定各自的职责，形成较为完善的内部控制制度。二是要对采购人员和仓库管理人员进行严格培训，包括采购员如何与供应商讨价还价、验收人员如何识别原料的质量的高低、仓库保管员如何对原料进行日常管理等。三是根据正常消耗情况和货物在途时间，与各供应商签订供货协议，采取一次性定价购买、分期付款与到货的采购形式，由供应商按照商定的日期进行；连续的补货，有效防止物品的缺货或积压。四要在物流系统中录入有效期较短的饮料和干货的名称、规格和有效期，通过软件的二次开发实现物流系统提醒功能，在库存物品有效期前的60日发出警报，确保在到期前40至60天内通知有关供应商进行免费调货，减少由于人工因素造成的存货损耗。另外，酒店质检人员和财务管理人员要经常深入各级仓库进行抽查和监督，防止“人情货”私自入库、出库和上架销售现象。

加强直拨蔬菜、冻品、海鲜等鲜活原料的管理 在酒店粗加工房存放和各厨房间流动的直拨蔬菜、冻品、海鲜等鲜活原料，不经过酒店一级库和二级库，往往不将其做为存货进行核算和管理。事实上，这部分原料是餐饮成本的重要组成部份，其质量的好坏影响菜品出净率和食品成本率，其验收和入库，应有财务部和餐饮部共同加强管理。财务部应安排责任心强、工作细致认真的员工，深入餐饮粗加工间和厨师共同进行实物验货和电脑记录，并将有关数量数据准确输入物流系统；餐饮部厨师应从质量方面对直拨蔬菜、冻品、海鲜等原料进行专业验收。通过共同努力，可以提高餐饮原料出净率，提高餐饮毛利率，从而提高整个酒店的经营毛利率。

建立一支相对稳定的供货商队伍，并进行科学管理 一则建立各类供货商的准入制度。从资质、信誉和货款结算条件等方面把关，确定合格供应商的供货名录；二则分别根据供货商的供货范围签订不同内容的供货合同，按照供应原料和物品总价值的不同进行ABC分类管理。对供货金额较大、供货及时性要求较高的供应商实行A级管理，并与其保持良好的合作关系，在资金结算方面给予保证；对供应质量和供货及时性要求不太高但用量较大的供货商进行B类管理，保证合作关系并按月进行资金结算；三则要加强对供应商供应原料和物品监督检查，并由采购、厨房和相应部门对供应商原料质量、送货及时性、服务态度等定期进行综合评价；四则建立一个酒店严格执行、供货商熟悉并遵守的处罚与退出机制，对不服从管理或提供假货、过期货物的供应商进行合理处罚，对情节严重者要坚决将其退出酒店供应商队伍。

3.2采用ABC控制法

ABC控制法的关键是在于分类，分重点集中，有效控制，用在酒店存货管理上面，主要体现在以下方面

采购方面，重点控制采购价格较大，数量较多的存货，可以对酒店经常使用且数量较大的存货，如食品，酒水，客用品等物品要多比较，选择质优价廉的供货商稳定供货

低值餐饮用餐具和用品类，对那些容易破损的瓷器，玻璃器皿，设定满足经营的最大，最小量，把批量打破的可能性降低到最小，而对于高价的金器，银器则需要每周盘点一次，或最好每日出入库登记，及时发现问题。

对于财务控制的一级仓库，如食品仓，酒水仓库内的高价珍品存货进行重点保管一方面防窃，防损，一方面要控制好库存量，既要满足餐饮部日常需求，又不能过多增加存货量，以免对酒店的资金占用过大，

3.3加强存货采购管理

 1．按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表

 2. 向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案

 3. 按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购

 4. 物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报

 5. 物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续

 6. 将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请或经销合同

 7. 将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

 酒店案例

香格里拉酒店集团是目前中国运营相对来说比较好的集团，其生意很好，当在这里想重点说的是其存货管理方面，确实高出国内酒店一筹。

在我看来，其在存货管理方面主要有如下几大优势：

采购方面，其有强大的集团采购优势，其存货采购的价格比一般酒店要便宜的多，如油，米等具有很大的优势。

管理层特别重视存货管理，有一套完善的财务管理制度，在香格里拉集团从总经理到部门经理都很重视存货的管理，他们有很大的仓库，物品应有尽有，仓库也很大，仓库设置也特别符合储存存货的标准，一般很少有报损和报废的情况发生。

先进的存货管理系统，PICC系统是一种很好的物流存货管理系统，系统从存货的采购审批到存货转成成本，全程跟踪，这样能及时反映存货的实时情况，发现问题也可以及时找到原因。

结论与展望

加强酒店的存货管理事关重要，做好存货管理则对酒店的营业有很大的支持，反之则会一步不到，则步步不到。加强酒店存货的管理应该从上到下，从总经理到仓库管理员，从财务制度到具体一只玻璃杯，环环相扣，步步为营。

通过加强存货管理，达到降低酒店综合成本的目标，有效地保证其生产经营活动的连续正常进行，从而提高酒店的综合竞争力，确保酒店能持续、稳定、健康地发展。

 所谓成功之本在于成本，而成本之重的存货管理则显得尤其重要，相信将来酒店之争最终还是服务之争，成本之争，那就从存货管理开始吧！

参 考 文 献

1. 《现代酒店管理》 复旦大学出版社 都大明　编著

2. 《星级酒店成本控制手册》光明日报出版社 苏春礼 主编

 

3. 《酒店六常管理》 北京大学出版社 邵德春 主编