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如何使会议更有效

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中文摘要
 会议在当今的商业活动中占着主导地位。虽然我们许多人抱怨开会,但是我们都已经将我们的职业生涯深深沉浸在其中了。大部分专业人士出席会议,总计每2个月61.8 次并且研究显示,有超过50%的会议是浪费时间的。由于会议是商业活动中不可分割的一部分,每个人都应该了解一个有效的会议的基本原理以及在每一次他们见面时如何实现他们的目标。如何使会议更有效?第一,要从基础开始,就意味着要组织有关有效会议的培训;第二,采用有效的会议技能;第三,实现科技设备,使会议更轻松(包括电脑,液晶投影机和交互式白板),采用这些科学技术将使与会者以访问计算机为基础的信息,共享数据,并自动保存他们在会面时产生的信息—为增强团队协作的所有功能性。召开会议前,会议的目的、议程、场所、日期、时间,背景资料和指派项目筹备的这些信息,需在会前准备完善,在会前分发给每个与会人员。这样,参加者来参加会议时,已提前做好了准备,会议时,会更少时间用于回答背景资料的问题,有更多时间讨论的重要议题,提高会议效率。会议结束后,需将会议期间记录的所有会议信息发送给所有与会者,包括会议期间分配的所有行动项目的摘要,这对于所有负责此事的参与者来说是一个暗示和提醒。

关键词:

Basics(基础),Technological(科技),Guidelines(指导方针),objectives(目的),agenda(议程)
二、译文正文
如何使会议更有效
 原作者:David Allen          翻译者:方武周
第一节:介绍会议大纲的必要性
你也许关注到了无效的会议既浪费了你的时间又浪费了公司的钱 但是如果会议能被正确引导,它可以也将会让你和你的管理更加有效.所以,下次你被问及为什么难以举行会议时, 应考虑将浪费时间和金钱的活动,减少或消除。
 1.1电话 标签
对于我们大多数人来说,语音邮件已被广泛使用。我们都知道,如果你去给某人答电话,留言,然后在你短暂离开座位然后回来后却只有一条对方的留言 这是多么令人沮丧的事啊 .电话、标签可以这样持续好几轮,离开了这两个表演者我们将会无限的沮丧。如果你正试图联络某人,电话标签不仅可以节省时间,还能在预定的时间,安排一个简单的适于你们的快速面对面会议或音频会议。
 1.2电子邮件的使用
不管爱它还是恨它,我们大多数的交流都是依靠电子邮件。多少次,你发现自己邮寄电子邮件给10英尺以外的人们纯粹是习惯问题?显然,当你在长距离通信,或者如果您需要将信息发送到一个以上的人,或者如果你需要一个书面请求,电子邮件是非常有价值的。但是,仍然在许多其他情况下,我们使用电子邮件会比面对面会议更有效。
一般来说,电子邮件是总结问题,而不是加以深入讨论。在许多情况下,摘要是所有电子邮件的需要,但如果您需要深入讨论的问题,会议通常是最好的选择。
因为写电子邮件,你可能很难将注意力集中在预定的语气。没有人声语调和肢体动作,一个消息的含意可能灭失或者误解。虽然许多人使用电子邮件“表情符号”来补偿,他们并不是真正的原来的东西的取代。如果你正在讨论一个敏感的问题,那么它最好是面对面来处理。
 1.3文件跟踪
我们都听过传说中的“无纸化办公室”,但在堆积如山的文件吞噬你的工作空间时,有多少人真的相信吗?事实上,有研究表明,在近年来由企业生产用纸量有所增加,而不是有所下降。
 1.4会议需要
重点是要记住,召开一次会议并不是一定要一个主题。要保持会议简洁,针对手头的焦点问题,集中力量达成一个可行的结论。请记住,安排一个15分钟的会谈可比发超过三封电子邮件,两个未接电话,一纸报告来的更有效。
 第二节:当天的会议情况
2.1为什么会议会有如此糟糕的声誉?
会议在当今的商业活动中占主导地位。事实上,在美国,每天都会发生大约1100万次会议。虽然我们许多人抱怨开会,但是我们都已经将我们的职业生涯深深沉浸在其中了。大部分专业人士出席会议,总计每2个月61.8 次并且研究显示,有超过50%的会议是浪费时间的。假设每次会议的时长是一个小时,在没有效益的会义中专业人士每个月会浪费31个小时,或大约4个工作日。考虑到这些数字,会议会有这样一个坏名声,一点也不奇怪。
 2.2无效的会议是如何影响我们的?
大部分专业人士定期会面基本是白日梦(91%),缺席会议(96%)或缺席部分会议(95%)。一个很大比例说明,73%的人带上了其他的工作参加会议和39%的人说他们在开会时是打瞌睡,在这些统计数字看来,也许会引人窃笑...但你有没有认真考虑过,这些低效率的会议是如何影响到你和你的组织的?
无效的会议直接的影响包括哪些?
会议较长,效率较低,产生较少的结果
更多的会议需要来完成目标
在没有效率的会议花了这么多时间,员工们就会较少有时间去完成自己的工作
无效的会议可引发各级工作人员沮丧的情绪
在无效益的会议中产生的信息往往是因为管理不善
在不同生产性的雇员工作时间中,低效的会议每年可浪费公司数十亿美元。
第三节:提高会议要做些什么?
 3.1学习和沟通的基础
第一步提高会议应从基础开始,这就意味着要组织有关有效会议的培训。由于会议是商业活动中不可分割的一部分,该组织的每个人都应该了解一个有效的会议的基本原理以及在每一次他们见面时如何实现他们的目标。让员工获得会议信息可以帮助他们了解无效会议对他们的工作生活的影响,并给他们这个能力来提高无效会议的情况。
 3.2采用有效的会议技能
一旦组织中的每个人都理解提高会议成效的重要性,并学会了适当的技巧,必须激励并支持员工运用所学到的会议技能。管理机构或团队领导人的支持也将对新的会议方法进行协助执行和承担义务。当整个团队致力于改善这个情况时,那么就可以创立一个行为准则。如果新的行为是我们期待的结果,随着时间的推移不断增强,个人可尝试实现和遵循这个准则。
 3.3实现科技设备,使会议更轻松
 3.3.1在会议上
在强调联合协作的今天的工作场所,在会议室里已经创造出一个走向实现协作的科技乐章。这些科技包括电脑,液晶投影机和交互式白板。采用这些科学技术将使与会者以访问计算机为基础的信息,共享数据,并自动保存他们在会面时产生的信息—为增强团队协作的所有功能性。
 3.3.2桌面
像其他商业领域,科学技术能帮助会议更轻松,更高效。在许多公司、机构、团体的今天,电子邮件是在不需要召开会议时,被用作是一种快速、简便的沟通信息的方法。事实上,82%的管理人员会与同事分享会议记录 - 其中77%的人用电子邮件。然而,即使电子邮件有助于沟通,45%的管理人员仍然感到会被不计其数的会议压倒。这表明,科技有助于今天的会议上进退两难的局面,但还没有完全解决。
 3.3.3距离
目前,许多公司、团体、机构都跨越距离,采用视频会议来进行交流、沟通。在今天的工作场所是需要快速通信,进行跨距离的交流,并有我们必须参加的增长中的会议。在未来,做为一个共同会议,大多数企业可能会像普通会议一样实现视频会议。视频会议已成为90年代我们全球的生产力工具。

第四节:会议的有效性
 4.1会议的指导方针
如果你想有更多有效的会议,首先要学习基础知识。这里是一些简单的,易于跟踪和检验应遵循的每一个小组会议时间的指导方针:
只召开有必要的会议
所有会议必须有清晰的目标
邀请中立调解人参加敏感的会议。
所有会议都必须有一个议程,其中包括:
专题讨论
主持人或领导者,就每一专题讨论
每个主题的时间分配
5.在召开会议之前,会议的信息需先发分发给每个人。包括:
 会议目的
 会议议程
 会议场所/日期/时间
 背景资料
 指派项目筹备
6.会议必须准时开始,以便误惩那些准时与会人员。这也是你如何认真的使会议有效召开的阶段
7. 参加会议人员必须:
       准时到达
       做好必要的准备
     简明扼要,突出重点
     以建设性的方式参与
8. 会议记录必须记录在案,并且是该公司的会议资料档案的一部分。
9. 本集团所作出的决定必须记录在案
10. 分配行动项目必须记录,并且主持人,或适当的参与者,必须去完成被指派的后续的所有行动项目。
11. 在每次会议结束时,必须审查会议的成效,建议的改进可应用到下一次会议。

4.2会议总结技巧

不召开会议
如果有相同的信息可以用一份备忘录,电子邮件或简报来代替,可避免召开会议。
确定会议目标在计划议程前,需确定会议的目标。目标更具体,议程将会更集中。
将没有会议的通知信息张贴在公司的网络上可帮助大家留意。您的系统管理员可以在网络上设置在组人员可以访问和共享重要的信息的公共文件夹。
如果你已经确定的会议是绝对必要的,尝试在会议前上网络发布信息。这样,大家可能需要在会议开始之前接收到所有信息(更新或补充材料,议程的议题等)。
为确保每个会议的参加者或团体参加会议,在会议的前几天,在网络上张贴一个最新会议通知。这样,其他参与者将有足够的时间阅读报告,也可成为该部门最新内部事件。如果在会议开始前通知参与者会议的详细资料,您的会议将变得更加集中,可以花更多的时间去处理的重要问题。当您发布公司网络上发布信息的时候,这里的有一个可延用的大纲。
事前提供议程
您的议程需要包括对会议目标的一句说明,会议所谈的主题清单,包括一个可说明每个主题多长时间的清单情况。在会议召开期间按照议程紧密进行。
分配会议的筹备事物给所有与会者一些事物,去准备会议,这次会议将给每个组的成员呈现一个新意义。
分配行动项目
在还没有确定如何去实施它的时候就不要在会议上结束讨论

检查你的会议进程
不要遗忘会议评估,并制定一个计划,以改善下次会议。
大纲更新报告A.个人名称或团体名称正确地弄清楚这个更新报告中包括哪些人
B.上个月的总结
请站在他们的立场状况,用简短的总结描述一下之前在会议上被指派的那些优秀的行动项目。
C.这个月的信息提供一个自上月会议以来,在你的团队里发生的最重要事件的总结。
D.新纲要或新计划简要的说明正在计划的所有新纲要或新计划。这样,每个人都从事于计划活动中,能贡献或提出问题。
E.谁受影响团队以外的人们需要了解他们如何可以被任何新的方案或即将来临的事件所影响。这有助于其他人更好地准备,更多的个人感激这预先的通知。它还可以帮助您知道是谁邀请参加了会议。
F.申请议程项目
如果有人参加会议,想要一份即将开始的会议议程项目,在这里可以申请。即将举行的会议主持人在会议开始前将编译会议要求和创建会议议程
这将需要一些时间来写这些报告。然而,想起在没有收益的会议上浪费的所有时间—这里是你赢回那些失去的时间的机会!该制度的效益将更为集中,会议更有效...。

4.4领导会议
按照这些指导方针去领导召开一次会议,比想象中的要容易。
4.4.1. 会议时间表
当安排您的会议时,要考虑到必须涵盖的信息,然后分配一个适当的时间。不要尝试把太多的议程主题填充到30分钟的会议里。你最终将会去延长时间,与会者也将变得沮丧。另一方面,不要安排太多的时间或会议,这样,有可能会使会议进度变得缓慢并脱离主题。我们的建议是:为会议分配适当的时间,实事求是是最好的方式。
不要以偏概全.当仅仅是安排会议行程时,很多人都会自动分配时间,无论是30分钟还是整整一个小时,因为这些时间量是很常见的,也是预期中的。如果这就是讨论该问题所需的时间总计,那就安排一个40分钟的会议。如果你没有一个小时的问题来讨论,不要感到要满足这一个小时有压力。

请仔细考虑哪些人应该来参加这次会议。最好只邀请被考虑的那些人出席是绝对必要的。如果有人应该知道此次会议发生了什么事,但其出席是完全没有必要的,那只需发送一封概述会议结果的快速电子邮件给他们即可。我们都已经参加过多次会议。这些人将会为那周他们并没有参加这一个额外的会议表示感谢。

4.4.2. 创建会议信息

当发送一个会议邀请时,需询问与会人员是否对议程项目有要求。一旦议程项目被要求,至少在预定会议的前一天必须建立好议程。这样,在会议开始之前,您就可以将议程分发给所有与会人员。

4.4.3. 分发会议信息

当参加者在会议前就持有议程和资料背景,这样,就给了他们足够的时间准备,将在会议期间发生的任何讨论或决定,这也节省了开会时间。如果参加者来参加会议做好准备,更少的时间将用于回答背景资料的问题,并有更多的时间讨论的重要议题。当分发议程时,可提醒与会者,有备而来参加会议是他们的责任!

4.4.4. 主持会议

会议必须准时开始!即使所有参加者都没有到达,在你说你将要..时开始...。坚持如期发出一个消息,即你对此次会议是很认真和严肃的 ,并期待参加者准时到达。
当会议开始前,可提供一个议程项目概述和介绍会议的总体目标。这为会议方向做了准备,并加强了在这段时间完成的所需。通过提及下一位发言者,以及将要讨论的内容来介绍每个议程
作为会议主持人,就要为会议记录负责。无论是在互动白板,挂图或在笔记本上。这可使参加者摆脱记笔记的负担,并鼓励学员更丰富,更深入的讨论。
继续跟踪会议,这也是你的责任。这意味着掌握了会议讨论的方式,实现了会议的目标。如果在会议室你有反对的意见或难以相处的性格,这可能是个挑战!可尝试使用如下句子:“这是一个正确的观点,但并不立即适用于这次讨论上。或许我们应安排另一次会议,以完全地解决它。”或者,“围绕这一问题,很显然有一些反对意见。或许最好是将我们的时间花在达成折衷的工作上。有什么建议?”如果会议显得尤为激烈,这是在会议上最好的可行的说话技巧,但可考虑下次会议聘请专业的主持人- 一个被训练得足以应付高压力,高冲突的会议中立的主持人。

4.4.5. 总结会议
在会议将要结束时,主持人要检查执行的项目,例如谁负责,什么时间负责之类。这样,会议结束后,每个人都很明确各个项目的负责人,项目内容以及时间。
另一个应该在你的会议结束时演说的项目是会议过程本身。在会议结束时留一些时间讨论一下本团队在会议期间哪些表现很好,哪些地方需要改进
一旦已经完成会议的目标,宣布休会。即使是三十分钟,比预期的更早!不要再去持续会议,因为那只不过是个日程安排而已。

4.4.6. 提供会议信息

会议结束后,将会议信息发送给所有与会者。因为在会议期间,你要负责会议记录,会议结束后,你可能是唯一一个有这次会议信息的人。无论您提供记录是以电子邮件的形式,或拿出来复印,共享本次会议的信息是非常重要的适当的后续行动。在所提供的会议信息里,如果包括会议期间分配的所有行动项目的摘要,这一点也是个好主意。这对于所有负责此事的参与者来说是一个暗示和提醒


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