时间管理

本论文在工商管理论文栏目，由论文格式网整理,转载请注明来源www.lwgsw.com,更多论文,请点论文格式范文查看 XCLW193733 时间管理

一、认识自己的时间·················································4

二、来自于时间的压力···············································5

三、管理自己的时间·················································6

（一）诊断自己的时间···············································6

（二）消除浪费时间的活动···········································7

（三）统一安排自由的时间···········································8

四、闲暇中的财富···················································9

五、参考文献·······················································9

内容摘要

时间是最特殊的一项资源，毫无供求弹性。在现金为王的市场经济时代，公司与企业的生存与流动资金量密切相关，而这一点，银行可以解决资金匮乏的问题。另一个影响因素是人才，作为人口大国的中国，新时代人才稀缺让许多公司与企业求贤若渴，不惜花重金招揽。而，能用资金解决的问题都不算问题。只有时间，我们租不到、借不到、也买不到，即使用尽一切手段也无法获得。

时间永远是最短缺的。时间完全没有替代品。行世间诸事，时间被纳入头等要素考虑。有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍视自己的时间。哈佛著名理论：人的差异在于业余时间。

一切卓有成效的管理者都懂得：对时间的控制与管理不能一劳永逸。

关键词：特殊资源、时间短缺、替代品、业余时间、卓有成效、时间管理。

时间管理

在执行某项任务前，一般都从如何具体落实计划说起。如此看起来合乎道理。现实情况是制定的计划，很少发生作用，或极少发生预料的作用。制定实施计划通常成为纸上谈兵，或者是构造出理想的愿望，真正实现的屈指可数。

有效的管理者对于自己的工作，一开始会从时间安排上入手，计划不是他们的第一步，他们以认清楚自己的时间都用在什么地方为起点，从而管理好自己的时间，减少和消除非生产性、非建设性工作所占用的时间。最后，将“可自由支配的时间”从零碎集中成一整块连续性的大块时间段。此三步，是有效掌握时间的基础。

一、认识自己的时间

有效的管理者都知道，时间是行诸事的一项限制性因素，任何生产程序的生产量，都会受最短缺资源的制约。在这里，我们所称谓“有效工作”的生产程序中，最短缺、最稀有的资源，就是时间。

在各项主要生产资源要素中，资金实际是最充足的，而时间是最特殊的。从计划经济过渡到市场经济中，制约国民经济增长的从来不是资金匮乏的问题。对于人力，总还是可以聘用的，尽管雇佣到人才并不容易。

“时间就是金钱”已经不是“等量关系”，而是“时间大于金钱”。时间是我们租不到、借不到，也买不到，更不能以任何手段去获取。

在一定范围内，缺少一种资源，可以寻觅另一种资源替代。人力少了，可以用机器替代。铁不行，可以用钢。我们可以通过学习，以增长文化与知识，但没有任何事物可以替代已消逝的时间。有效的管理者与其他人最大的区别，是他们非常珍视自己的时间。

人类拥有自己的“生物钟”，心理学实验证明，人的时间感是很不可靠的。让一个人在黑屋子里独处，很快他就丧失对时间的感觉。在禁闭室内，即使灯火通明，也无法估计时间的长短。有时，对时间估计过长，有时估计过短。

经常有人说：我这没做什么事情就过了一上午。若完全靠记忆，我们是无法说清楚自己的时间究竟是怎么消耗掉的。

清晨，某公司部门主管安排一整天的工作，新人培训、招聘面试、拜访客户。刚开始意气风发，何时做培训，何时面试，何时拜访客户，计划得井井有条。而一天结束，比较自己的工作日志与原来的工作计划，结果发现以上事务都没耗多少时间。计划的三类工作只不过是他大脑里认为应该耗时做的。一周结束，工作日志显示，大部分时间都在解决自己的属员的客户上。

有效的管理者知道，若要管理好自己的时间，应首要了解自己的时间实际上是怎样消耗的。

二、来自时间的压力

管理者经常不得不花费一些时间在非生产性和浪费时间的事务上，一位管理者，不论是经理人或者是负责人，总有大部分时间消耗在毫无意义的工作上。许多时间都无可避免的被浪费掉。在公司组织中，职位越高，公司对他的时间要求会越大。

若公司一位重要客户打来电话，客户经理绝不敢说：“等一下，我现在很忙。”或许这位客户会谈一些家务琐事和自己的心事，而这位客户经理不能说：“这些与我无关。”也只能“洗耳恭听。部门经理需要每天组织主管早会，解决昨日的遗留问题和宣布即将采取的行动。不然，每位主管会迷失工作方向。这样的事，每天都在重演。

每一位管理者的时间，大部分是被浪费掉的。表面上看，似乎每件事都非办不可，实际有些却毫无意义。

即使只想获得最少程度的有效，管理者的很多任务也需要耗用相当大的一整块时间。若每一次耗用的时间少于耗用标准，不仅事情不能办好，也造成时间的浪费，再做还要重新开始。

写一篇社论，大概需要3至4个小时方能完成。若每次用20分钟，每天3次，一共需要4天，虽然总时间达到了4小时，估计结果还是不如人意。若是暂时与外界切断联系，连续用上4个时辰，一份相当可观的社论就可以完成了。

知识工作者要想有效，就必须把时间做整块运用，若将时间分开零星使用，即使总时间相同，结果也总是不够。每个人都是时间的消费者，然大多数人都是时间的浪费者。

与他人接触两三分钟，是不会达到了解的程度，也谈不上什么效果。与他人做有效沟通，需要用上足够的时间才能达到预期效果。一位领导开导下属，如果认为只需要花20分钟把话讲完就行了，那他一定是自欺欺人。若想在思想上影响他人，那就需要1个小时以上的促膝长谈。若想建立和谐的人际关系，就得需要更多时间。

由于知识工作不能用衡量体力工作的方法来衡量，因此，我们确实无法用只言片语说明知识工作者是否在做该做的工作，是否做得出色。对一位体力工作者，我们可以说：“标准是每小时完成40件，而你只做了35件。”而对于知识工作者，我们需要坐下来与他共同讨论应该做些什么，为什么该做，然后才弄明白他的工作做得怎样。如此一番就很费时间。

知识工作者必须了解别人期望他做出的贡献是什么，原因是什么，对必须使用其知识成果的人的工作情况，他也要有足够了解。因此，知识工作者需要资料、需要讨论、还需要指导他人，这些都极为费时。他不仅需要占用他上级的时间，同样也占用他周围同事的时间。

在寿险公司里，内勤（组训）为保险销售岗位人员（包括主管）提供一切销售支持工作，从新人入司的从业资格培训到销售技术和资料（产品资料等）的准备。对于内勤人员来说，销售员就是他们的“内部顾客”，内勤工作者需要了解销售员的业绩情况，并为直辖部门经理提供数据信息。

对于部门经理而言，周一到周五每天8点整的主管早会，需要为每位主管指明本周的工作方向与安排，而内勤则从旁协助。

工作关系的协调确实很费时间。任何组织都少不了这种协调。人数越多，层级越高，协调相互的关系所需时间越长，如此，真正属于自己的时间就相对减少。

三、管理自己的时间

“不违农时，谷不可胜食也；斧斤以时入山林，材木不可胜用也。”

“鸡豚狗彘之畜，无失其时，七十者可以食肉矣。百亩之田，勿夺其时，数口之家，可以无饥矣。”

——节选自(《孟子·梁惠王上》第三章《寡人之于国也》)

不耽误农业生产的季节，粮食就会吃不完。按一定的季节入山伐木，木材就会用不完。

鸡、猪、狗的畜养，不要耽误它们的繁殖时机，七十岁的人就可以吃肉食了。百亩大的田地，不要耽误它的耕作时节，数口之家就可以不受饥饿了。

孟子从“不违农时”、“斧斤以时入山林”，推出“谷不可胜食”、“材木不可胜用”的结论。继而推出“是使民养生丧死无憾”这个新的结论。孟子运用“连锁推理”形式，强调了实行道要从不违农时、发展生产、解决百姓最基本的吃穿问题入手。

有关时间管理的研究与讨论已有渊源的历史。正如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到信息革命，时间管理也已历经四代。

第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。

第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

第三代是当下正流行、讲求优先顺序的观念。即依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。

第四代的理论与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

（一）诊断自己的时间

提高管理者的有效性，第一步是记录其时间耗用的实际情形。

时间记录每个人各有其法，事实上许多管理者都有一本小册子和工作笔记本，自己记录，也有请其秘书小姐代为记录。记录的重要之处，是必须在处理某一项工作的“当时”立刻加以记录，而不能事后凭记忆补记。

在寿险公司，每一位寿险从业人员，无论外勤和内勤，都具有系统性记录时间的习惯。对于内勤，当天经理交代了接下来的工作，需要和谁联系，需要为外勤人员准备什么资料，每一步都需要做到准确的衔接，内勤的贡献就是做好对外勤的销售支持。对于外勤，则是我今天计划拜访哪些客户，客户如果不方便，随时有备选的拜访对象。以上事项都在一天之晨落在寿险从业人员的工作日志上。一天结束后，他们都能根据自己的时间记录进行自我总结和检讨。

经过反复的记录与总结，他们在时间的利用和工作的有效性上比有进步。但管理时间必须持之以恒，才能避免再回到浪费的状态。

第二个步骤就是要做有系统的时间管理。我们需要先将非建设性和浪费时间的活动找出来，尽可能把这些活动内容从时间表上排除。要做这一步，先试问自己下列问题：

1、首先找出什么事情根本不必做，做这些事完全是浪费时间。将工作记录拿出来，逐一思考：“这件事如果不做，会有什么影响和后果？”如果判断“没有任何影响”，这件事就该立刻取消。

然许多大忙人，每天在做一些让他们觉得难以割舍的事，比如家里突然有人造访，来访目的是聊周末可以到哪些地方去休闲，而此时主人正忙于写公司的简报，但他不得不放下手中的事，接待上门的朋友。

2、时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？

对于一家公司刚成立一个新部门，负责筹建的领导人就需要培养和训练第一批主管，初始，这位筹建经理会忙得无法分身，他要处理新主管所面临的问题，和接受新主管的诉苦。所有的活动和问题都需要他事事躬亲。

经过三个月的专项训练和业务通关，主管开始分担领导的事务。此时，筹建经理可以做到部分“授权”，把可由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应由自己做的事——这才是有效性的一大改进。

3、还有一项因素，是每位管理者都可以控制并且可以消除的——管理者在浪费别人的时间。

这种现象不那么明显，然而，用一个简单的方法可以检验：去问问自己的属员。有效的管理者懂得有系统并且诚恳地问他的下属：“请仔细想想，我经常做哪些浪费你的时间而又不会产生效率的事情？”提出这样的问题，需要让对方敢说真心话。

（二）消除浪费时间的活动

每一位知识工作者和管理者都该自问以上三个诊断的问题。时间浪费有时是由于管理不善和机构有缺陷引起的，管理不善不仅会浪费大家的时间，更有甚者，会浪费主管自己的时间。

1、首先，应找出由于缺乏制度而产生时间浪费的因素。尤其注意的现象，是组织机构里一而再、再而三地出现同样的“危机”。同样的危机若出现了第二次，就绝不应让其出现第三次。

自2011年11月11日起，每年双11的到来，电商的爆仓似乎都成了必然，淘宝物流1个月才消化掉1天的订单，以致客户埋怨不断。即使在今天有超级电脑处理，问题依然照旧出现。

一项重复出现的危机应该是可以预见的。因此，可以预先防止。同一个危机如果重复出现，往往是疏忽和懒散造成的。

2、另一个常见的浪费时间的原因，是组织不健全。其表现形式是会议太多。

所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，是组织缺陷的一种补救措施。我们开会时就不能工作，工作时就不能开会。我们之所以要开会，只因为某一情况所需的知识和经验，不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益。会议太多，表示未能将信息传送给需要信息的人员。

在大型寿险公司，会议成为一种特色型的常态，每天清晨一早会，除非领导不在，否则，会议无可避免。每一次会议的时间少则1小时，多则2至3小时。

（三）统一安排自由的时间

当管理者做过了自己的时间记录与分析后，就能了解究竟有多少时间可以自由支配，有多少时间用于贡献大事上。

然而，对于可自由支配的时间板块，也不用有太多奢望。无论管理者怎样删掉浪费时间的部分，自由时间依然不会太多。

例如：某公司的一位职员在年休的时候，他的公司的电话因为各种各样的原因突然来访，此时，他不得不放弃休息时间来接听电话，甚至他会赶回公司。这个时间原则上可以删掉，但实际情况让他的自由时间再次减少。

一位管理者的职位越高，其不能自由支配的时间越多。因此，有效的管理者知道，他必须集中他的时间。他知道时间分割成若干段，等于没有时间。时间若能集中，即使整块时间只有1/5，也足够处理一些大事。相反，零碎散乱的时间，即使有4/5，也毫无意义。

所以，时间管理最后一步，是将管理者自行支配的零碎时间集中。如何集中，各有其法。一些管理者，在周末两天里会安排其中一天，在家里工作，或外出进行商务拜访。许多保险从业人员就采用此法。更有甚者，两天周末的时间都贡献给了工作。

另一种方法，是每天晚饭之后安排时间，外出拜访客户。

这种方法经常用于金融保险业，在保险公司，员工的时间大部分是属于客户的。很多保险客户在白天工作，只能在晚上约见。因此，保险代理人只能集中自己晚上的时间。如此，很多人认为可以在晚上加班，反倒没有抓紧白天的时间。

然而，集中的方法在其次，重要的是时间如何用法。有效的管理者，第一步应先估计究竟有多少“自由时间”，真正是他自己的时间，再保留出相当分量的一段连续性的整块时间。一旦发现还有别的事情在“侵食”他保留的时间，便立刻再分析他的时间记录，再将其中比较次要的工作重新过滤一次。

一切卓有成效的管理者都懂得：对时间的控制与管理不能一劳永逸。他们需要持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，必须根据自己可支配的时间的多寡，给一些重要活动定下必须完成的期限。

总言之，时间是所有资源中最稀缺的。若不管理好时间，再想管理好其他事情就是空谈。分析自己的时间，也是系统地分析自己的工作，区别工作重要性的方法。

“认识自己”是一句富有智慧的哲言，对于我们而言，实属不易。然，“认识自己的时间“是任何人肯做，就定能做到的，这是通向有效性的必经之路。

四、闲暇中的财富

时间这位朋友每天乔装打扮着如约前来拜访我们，我们看不见它，但是它的手上却携带着无价的礼物。然而，只要我们不知道如何好好利用它，它就会悄然消失，如一滴水潜入大海，无声无息。我们的日子也如同这样滴在时间的河流里，无影无踪。

可是，在生活中，成千上万的年轻人无视光阴的匆匆流逝，对自己宝贵的青春麻木不仁，不知惜时如金。岁月如梭，白驹过隙，这个残酷的事实，他们并没有清醒的认识，反而还盲目地相信还有大把大把的时间等着他们肆意挥霍，就像一个花钱大手大脚的人顺手点了几个菜，并没有顾及到它们是否会被浪费掉。就在他们“大度”地虚度美好光阴的时候，那些深深懂得时光一去不复返，花无重开日的人则只争朝夕，分秒必争。

每个人都应养成惜时如金、争分夺秒的习惯，不要让任何一点闲散时光逃走。你可以利用这些空暇时间增进本职工作的能力，你也可以在这些时间中接触其他新生事物，开拓自己新的知识领域。

正如许多人所不屑的“长期坚持的勤劳和节俭最终可以让一个人成为富翁”一样，许多成功者捡起别人随手抛掷的零碎时间，并因此得到了渊博的知识和为人敬佩的素养。那些终日埋怨自己“没时间”的年轻人，扪心自问，在一天中，他们连自我反省、自我完善的一个小时也挤不出来吗？

浪费时间本身尚且不是最大的损失，更大的损伤是我们在这段时间中损耗的精力。努力工作的人，心思敏捷，精力充沛，而一个无所事事者的神经将日胜一日地麻木。沉迷于安逸和享受的人，最终会萎靡不振。

时间就是财富。谁能像种子一样铆足了劲，从土地中分秒不停地汲取丰富的营养，不分点滴地积累，他就能有一番作为。就像没有理由随便丢弃1元人民币，你也不应肆意践踏一小时。浪费时间就是浪费了许多永不再来的机会。扪心自问，你是如何对待你的时间的？好好把握吧，因为，那里有你的未来。

五、参考文献

1、冯仁德、徐剑锋、何万波，论有效的时间管理，2003

2、孟子，《孟子·梁惠王上》，中华书局，2007

3、莫榕珍，论管理者如何管理时间，2011

4、彼得·德鲁克，《卓有成效的管理者》，机械工业出版社，2012

5、吉姆·兰德尔，《时间管理》，上海交通大学出版社，2012