电算化账务处理系统与账务处理方法

目 录

一、账务处理系统在现代经济社会中的意义2

1、会计电算化的含义2

2、会计电算化在财务工作中的作用2

二、用友软件操作过程中常出现的问题4

(一）、系统管理在操作中容易出现的问题4

 （二）、总账系统日常账务处理容易出现的问题4

 1、填制凭证5

 2、审核凭证6

 3、记账6

 4、出纳签字7

 （三）、期末账务处理容易出现的问题8

 （四）、生成UFO报表过程中容易出现的问题10

 （五）、打印凭证中会出现的问题11

三、在日常账务处理中常出现的问题12

内 容 摘 要

会计电算化是将计算机技术、信息技术、和会计结合起来，用电子计算机代替手工记账、算账、报账，为企业提供重要会计信息和财务信息。结合日常工作中在财务软件系统操作中遇到的部分问题以及在各种经济活动中的遇到的部分账务处理的问题作出的原因分析和解决方法。 

关键词：系统操作、账务处理、常遇问题、原因分析、解决方法

 电算化账务处理系统与账务处理方法

账务处理系统在现代经济社会中的意义

 （一）、会计电算化的含义

会计电算化：随着计算机技术和通信技术的发展，计算机已经渗透到人们的学习，工作和生活中。在各行各业，计算机发挥着不可替代的作用，计算机应用于会计工作中的简称为会计电算化。会计电算化的实施使得会计从大量繁琐的重复计算劳动中解放出来，可以把主要的精力投向财务管理。

 （二）、会计电算化在财务工作中的作用

 我国会计电算化从上世纪七十年代开始，由简单的单位自制软件，到有计划的商品化软件逐步向网络化发展。会计电算化的实施，要求广大的财会人员学习会计电算化知识，使会计人员的会计基础知识和现代会计理论水平在接受专业培训时得到不同程度的提高，使广大财会人的综合素质逐步提高。在日常工作中起着越来越重要的作用。主要表现在以下几个方面：

（1）提高会计人员的工作效率

 在手工会计中，会计人员将主要精力用于记账、算账、结账、报账等繁琐的会计核算工作上。实现会计电算化后，只要将原始会计数据输入计算机，大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作都可由计算机自动完成。计算机强大的处理能力和极快的处理速度大大极高了会计工作的效率，使会计信息的提供更加及时、准确。

（2）促使会计工作更加规范化

 实施会计电算化后，对数据来源提出了一系列规范要求，在很大程度上解决了手工操作中的不规范、不统一、易出错、易漏掉等问题，促使会计工作规范化程度不断提高，使会计工作的质量得到保证，为提高经济效益创造了必要的前提条件。

（3）促使会计职能转变

 实施会计电算化后，会计人员从大量繁琐的计算工作和重复劳动中解放出来，将更多的时间和精力投入到对生产经营活动的观测、控制等管理中来，从而促使会计工作职能发生了转变，使会计在经营管理、提高经济效益中发挥更大的作用。

（4）为企业管理现代化奠定了基础

会计是经济管理的重要组成部分，会计信息是企业管理信息的主 要部分，而且是综合性指标，具有涉及面广，辐射面广，渗透性强等特点，实施会计电算化为企业管理现代化奠定了重要基础。

（5)促使会计学科不断发展

 会计电算化是会计核算手段或会计信息系统操作技术的变革，这对会计核算方式、程序、内容、方法、以及会计理论等将产生极大影响，使其进入一个更高的发展阶段，并在社会主义经济建设中发挥越来越大的作用。

用友软件操作过程中常出现的问题

 （一）、系统管理中容易出现的问题

 (1)在注册时提示“系统服务没有正常启动或系统管理没有正确安装”，这是由于用友软件安装后，客户自行安装了防火墙软件，在防火墙安装后第一次系统管理启动时被禁止，通过防火墙设置将系统管理注册功能在防火墙中取消禁止，再注册恢复正常。

 (2)新建账套后，系统提示操作员非法，这是因为操作员没有该账套的操作权限，系统不允许进入该账套进行操作，以admin或账套主管的身份注册进入系统管理系统即可。

 （3)在进行编码方案设置时，系统默认32222，且一级编码不能调整。分析用友U8的会计编码沿用的仍然是2000年之前财政部颁布的会计科目编码，即一级编码除外资企业和股份制企业为4位数外，其余均为3位数。但新的《会计法》规定所有企业的会计科目一级编码均为4位数。在建账时行业性质选择为新会计制度科目或股份制，这以问题就解决了。

 （4）无法增加客户或供应商分类，在建账时忘了选择客户或供应商分类，以账套主管的身份进入系统管理，点击账套—修改—基础信息，在客户或供应商是否分类前的方框内打勾即可。

 （二）、总账系统日常账务处理容易出现的问题

 日常的账务处理包括：填制凭证、审核凭证、记账。

 在填制凭证中又常常会遇到修改凭证，作废与删除凭证，生成与调用常用凭证。

1、填制凭证

 (1)在注册对话框中输入操作员的编号，密码，选择要操作的账套号，会计年度（根据所选账套号自动出现）及操作日期点击确定后进入总账系统。进入总账系统后点击系统菜单→凭证→填制凭证后弹出填制凭证的窗口，制单人则是进入账套的操作员。

 (2)在填制凭证的窗口的工具栏内中的快捷键。

 打印快捷键为Ctrl+P，增加快捷键为F5，保存快捷键为F6，增行快捷键为Ctrl+I，删行快捷键为Ctrl+D。

 (3)填制、查询凭证的错误。

 填制凭证时，屏幕上出现“日期不能超前建账日期”或“日期不能滞后系统日期”的提示，应重新正确建账，正确设定总账启用日期或退出总账系统，更改计算机系统日期后重新登录总账系统，再进行填制凭证工作。

 无法查询凭证其原因有:①当前操作员没有被授予查询凭证的权限。②当前操作员有查询凭证的权限，但不能查询他人填制的凭证。③给出的查询条件不正确，根本无法满足查询条件。对于原因①由账套主管或系统管理员注册登录到系统管理子系统，对该操作员赋予查询凭证的权限，或更换其他具有查询权限的操作员，重新登录系统，进入查询凭证功能。对于原因②由账套主管进入总账业务控制参数设置功能，选择“可查询他人凭证”选项，若确实要限制当前操作员的此项查询工作，则取消查询。对于原因③纠正查询条件，给出正确的筛选条件。完成这些工作后即可执行查询凭证的工作。 

2、审核凭证

在完成当月的凭证制单后，就要审核凭证、审核凭证是指对记账凭证是否与原始凭证一致，分录是否正确等进行检查核对，要求凭证的制单人和审核人不能是同一个人，即自己不能审核自己所填的凭证。

不能进行审核凭证操作其原因有：（1）当前操作员没有进行此项操作的权限，审核凭证的功能被隐藏。（2）所要审核凭证的筛选条件不满足实际情况，找不到要审核的凭证。（3）在总账业务控制参数设置中设置了权限控制，如凭证审核控制到操作员，而后面没有进行相关权限的分配，即当前操作员没有审核某制单人所填制凭证的权限。对于原因（1）由账套主管或系统管理员注册登录到系统管理子系统，对该操作员赋予相应的凭证审核权限或着具有凭证审核权限的操作员重新注册进入总账系统，再进行相关操作。对于原因（2)给出正确的筛选条件，尤其要注意所要审核凭证的业务日期范围与该凭证填制的日期范围一致。对于原因（3）执行总账子系统的系统菜单下“设置”菜单中的“数据权限分配”功能，进入“权限浏览”窗口，选定审核人，并将业务对象指定为用户，执行“授权”命令，在“记录权限设置”对话框中进行相关权限的分配，完成这些工作后即可执行审核凭证的工作。

3、记账

 （1）有记账人员登录总账系统，在系统菜单→凭证→记账

 （2）弹出期初试算平衡表，若试算结果不平衡，将无法记账，若试算结果平衡则点击确定，就会提示记账完毕，点击确定。

 （3）如果记账以后发现凭证错误要修改时，就要反记账，由账套主管登录总账系统，系统菜单→期末→对账，打开对账窗口，在对账窗口中按组合键Ctrl+H激活，恢复记账前状态，单击提示信息的确定按钮，退出记账窗口后，在凭证菜单下出现恢复记账前状态，点击后出现恢复记账前状态的对话框，选择恢复方式中的最近一次记账前状态，点击确定后，输入主管口令，点击确定，即可恢复到记账前的状态操作，此时，要修改凭证则要以审核人员的登录总账系统后，取消审核，之后便可修改凭证。

注意：

 只有审核过的凭证才能够记账。

 在记帐时必须保证上月已经结账，否则系统将不允许记账。

（3）跨月发现总账的期初余额录入有误。解决方法：对已经记账的凭证进行反记账（在对账界面，按ctrl+h键，弹出恢复记账前状态功能已被激活后进行反记账，使期初处于可修改状态。

4、出纳签字

 若出现不能出纳签字发生，原因分析：（1）找不到签字的凭证，不能执行出纳签字的操作。（2）没有出纳签字权限造成。③没有指定科目，造成不能执行出不能执行出纳签字操作。（3）总账业务控制参数设置中，没有规定“出纳，不需要进行出纳签字。解决方法：对原因（1）确认是否为收款凭证和付款凭证才需要进行出纳签字。对于原因（2）确认操作员是否有出凭证的填制日期是否一致。对于原因（3）确认是否进行过指定科目的操作，即在科目设置中，指定现金科目为现金总账科目，指定银行存款科目为银行总账科目，指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目。对于原因(4)确认在总账业务控制参数设置中进行了“出纳凭证必须由出纳签字”的设置。

 （三）、期末账务处理容易出现的问题

 1、在每个会计期间终了时，都要进行期间损益结转，即结平损益类账户，将损益类科目结转到本年利润科目以便及时反应企业在该会计期间的盈亏情况。

 （1）手动结转损益类科目，系统菜单→账表→科目帐→余额表，在发生及余额查询条件中选择起止月份，末级科目，包含未记账科目，点击确定打开余额表，再打开填制凭证界面，将余额表中的损益科目结转到本年利润，此方法适用于损益类科目发生额不多的企业。

 （2）由系统自动进行转账生成，1、系统菜单→期末→转账定义→期间损益，出现期间损益结转设置对话框。2、在本年利润科目编码栏录入本年利润的编码3131，点击确定。3、定义了自动转账凭证后，系统菜单→期末→转账生成，出现转账生成对话框，选择要结转的月份，选择期间损益结转，选择全选，点击确定即可快速结转损益类科目，在此之前一定要审核并记账，如果要结转的月份中还有未记账凭证那么转账生成的凭证的金额可能不正确。结转完成后，打开余额表查看损益类科目的期末余额栏内是否还有金额数值，若没有，则转账完成。

若月末无法生成销售成本结转凭证，“库存商品”、“主营业务收入”以及“主营业务成本”科目的账簿格式未设置为数量金额式，这时只能依靠手工解决，因为从初始设置到日常账务处理，整个数量数据都缺失，无法再对以前业务数据进行相应的修改。

 2、期间损益结转后，主营业务成本的明细帐发现结转后有贷方余额，分析有以下几个原因：①结转前主营业务成本有贷方金额记入借方红字。②增设明细科目未转账定义，进入转账定义加上新增明细科目。③有未记账凭证且结转时未勾选包含未记账凭证。

 3、期末自动转账时，系统自动提示生成的期间损益结转凭证金额为零，无法生成。

 原因：在进行期末各项转账业务生成时，是有先后顺序的，而先后顺序的体现就是记账，即前一张凭证生成，并且是审核、记账后，对应的账户上才有发生的金额，才能进行后续转账凭证的生成，在生成期间损益转凭证前，如果没有自定义结转、对应结转、汇兑损益结转、销售成本结转等自动生成的凭证记账，将造成结转损益时相关损益类科目发生额有错误。

 解决方法：将已生成的错误的期间损益转账凭证作废、整理，将前面自动生成的转账凭证进行审核，记账，而依次生成后续凭证，审核，记账，最后再进行期间损益结转凭证的生成，审核混合记账。

 4、结账不成功

 当出现以下情况时，总账不能结转

 ①本月有未记账的凭证（即使该凭证已经作废）。

 ②总账和明细对账不平。

 ③其他模块没有结帐。

 5、月末无法生成销售成本结转凭证。原因分析：“库存商品”、“主营业务收入”以及“主营业务成本”科目的账簿格式未设置为数量金额式。解决方法：遇到这种情况只能依靠手工解决，因为从初始设置到日常账务处理，整个数量数据都缺失，无法再对以前业务数据进行相应的修改。

 

 （四）、生成UFO报表过程中容易出现的问题

1、在报表的生成过程中，报表的公式核对都对，但是取不到数，可能是以下几个原因①总账没有记账。②公式设置了账套号，而进入报表系统的账套号与公式的账套号不符。③关键字设置不正确或根本没有设置。对于原因①回到总账系统进行凭证的审核与记账。对于原因②在单元公式设置时将系统的默认账套改为报表所要选取的账套号，同时对应相应的月份。对于原因③录入关键字，或修改为正确的关键字。完成后重新计算报表数据就成功了。

2、资产负债表不平衡原因分析（1）没有进行制造费用结转，结转即可。（2）没有进行期间损益结转，结转即可。（3）有新增的一级科目没有修改公式，修改即可。（4）套用的报表模版行业性质与建账的时候选择的不一致，改变模版即可。

3、损益表累计数不对。原因分析：利用软件预置的报表模版，1月份编制利润表（损益表）数据正常，2月份的时候“本年累计”列数据不正确，与“本月数”一致，没有加上1月份的数据。解决方法：修改报表模版的公式，把“本年累计”数的公式都修改为“累计发生函数LFS”然后保存修改后的报表模版，每个月都用新的报表模版生成需要的利润表。

4、损益表“财务费用”账户金额出错。原因分析：本期有利息收入产生，填制凭证的时候，作为“财务费用”科目的贷方处理，本月编制的利润表上“财务费用”数据没有体现该利息收入数，致使利润表不正确。解决方法:因为报表模版上“财务费用”的取数公式为取“财务费用”科目的借方发生数，所以建议对于利息收入的确认，在凭证用借方红字来反映。

 (五)、在打印凭证中会出现的问题

 1、打印凭证时只打印奇数页，如1、3、5、7、9。

原因：纸张设置高度过大，打印机认为第一页高度够高，第二页打印在第一页后面，所以不打印第二页。解决方法：在打印设置中鼠标右键选择“服务器属性”选择该自定义纸张，在左下角把其高度调小。

 2、客户端打印凭证提示“文件已存在能打印，但设置的参数不能保存”，此时，在客户端上安装本地打印机并设为默认，打印凭证时不会提示同样问题，再将网络打印机设为默认后，打印凭证正常。

 3、打印凭证提示“-107”错误，这个错误是因为打印驱动和纸张设置问题，安装EPSON1900K驱动，然后将打印纸张设置为自定义大小的纸，并设置边距为0。

三、日常务处理过程中容易遇到的问题

被税务检查需要补交的所得税处理。

调整应缴所得税

 借:以前年度损益调整

 贷:应交税金-应缴所得税

（2）将“以前年度损益调整”科目余额转入利润分配

 借：利润分配-未分配利润

 贷：以前年度损益调整

 （3）补交税款时

借：应交税金-应交所得税

贷：银行存款

2、在购进货物发生收料在前，付款在后或发票未到的入账。

 借：原材料

 贷：应付账款-暂估应付款 下月初用红字冲销

 收到票时:

 借：原材料

 应交税金-应交增值税（进项税）

 贷：应付账款

计算增值税出现“应交增值税”借方余额如何处理。

“当期销项税额小于当期进项税额不足抵扣时，其不足部分可以结转下期继续抵扣。”因此当“应交税金-应交增值税”科目出现借方余额时，该期不需缴纳增值税，该借方余额即反应为尚未抵扣完的进项税。

为收取货款零头尾数的财务处理。

 在日常经济业务中，收取货款的时候，一些货款的零头尾数部分为收取，如：几角，几分等，对这部分为收取的零头尾数，按会计的重要性原则，未收回的几元、几角、几分钱的货款零头尾数为次要的会计事项，可适当简化处理，列入管理费用即可。

零时工的工作是否计入应付职工薪酬。

如果这些临时工是公司长期固定聘用的，即公司有事情的时候都是固定找这些临时工的话，可以以工资表作为费用支出。

借：应付职工薪酬

贷：现金

如果是公司有事情的时候临时到劳务市场找人来做的，那必须要有劳务发票才可以在企业所得税税前扣除，而且，不能以工资的形式来发放，要以劳务费的形式来发放。

超额列支了工资、应酬费，当地税务机关作出了补水罚款的处理决定，所作会计分录为：

计提所得税时

借：利润分配

贷：应交税金

支付罚款时：

借：利润分配-税收罚款

贷：银行存款

缴纳税金时：

借：应交税金-应交所得税

贷：银行存款

企业将成本是80万，售价是100万的产品捐赠，符合公益性捐赠，当年利润1000万元，账务如何处理？税收如何调整？

借：营业外支出97

 贷：库存商品80

 应交税费-应交增值税-销项税17

税收调增：视同销售增20，捐赠限额120，可以全部扣除97万元。应纳所得税=（1000+20）×25%=255万元

参考文献：

1、《会计电算化》 薛飞 西南财经大学出版社

2、《中级财务会计》杨金观/宗文龙 中国财政经济出版社

3、《初级会计实务》 财政部会计资格评价中心 中国财政经济出版社4、《纳税会计》余海宗 西南财经大学出版设