企业的管理费用核算的方案设计

目 录

一、企业的基本情况.........................................................................................................................2

二．管理费用的核算现状、处理流程.............................................................................................2

现状............................................................................................................................................2

处理流程....................................................................................................................................3

三、管理费用所存在的问题............................................................................................................3

1、预算控制..............................................................................................................................3

2、借款控制..............................................................................................................................4

3、报销控制..............................................................................................................................4

四、问题的解决方案........................................................................................................................5

（一）.预算控制.......................................................................................................................5

（二）借款控制.........................................................................................................................5

 备用金借款....................................................................................................................6 

 采购借款........................................................................................................................6 

报销控制........................................................................................................................6

 费用报销规定................................................................................................................7

 

内 容 摘 要

管理费用核算内容繁多，也是企业成本费用的重要项目之一。它的核算是否规范直接关系到核算主体的当期损益的正确性、可比性，能够直接体现企业经营管理状况，在会计核算中有很重要的作用。资金使用的效益和效率有赖于预算的精细化和科学化，管理费用的节约有赖于支出的合法化和公开化。根据川泰事务所人员出差的管理费用报销情况，提出该公司管理费用发生的具体问题和解决费用控制的具体办法。特别对办公费用的预算控制、借款控制以及报销控制作出了明确的规定。本文对诸如以上问题进行分析研究，对公司各部门办公费用的控制和所有员工差旅费用的控制工作具有指导意义。

关键词：管理费用 预算控制 借款控制 报销控制

企业的管理费用核算的方案设计

企业的基本情况

 企业是经四川省财政厅批准，于2004年在四川省工商行政管理局注册登记，由资深注册会计师、注册资产评估师发起设立、独立承担风险、独立执业的有限公司，注册资本200万元，企业内有注册会计师16个（其中有6人为执业注册会计师，10人为挂靠在事务所内的非执业注册会计师），注册资产评估师3人，注册土地评估师2人，现有员工30人。经营范围是审查企业会计报表、出具审计报告；验证企业资本，出具验资报告；办理企业合并、分立、清算事宜中的审计业务，出具有关报告；基本建设年度财务决算审计；代理记账；会计咨询、税务咨询、管理咨询、会计培训；法律、法规规定的其他业务。公司简称“川宇智业”，它以“独立、客观、公正”的理念、“科学严谨”的工作作风、“高效优质”的服务，赢得了广大客户和相关政府机构支持与信任，现在拥有稳定的客户群，并与各大企业、机构保持着良好的合作关系。

二．管理费用的核算现状、处理流程

现状：

我到企业的时候是在11月中旬，已经快到年底了。企业在年前和年后都很忙，因此企业的业务量增加，人流量加大。财务部门有会计和出纳各一名，此外，还有业务部、审计部、税务部、评估部、行政等部门。而审计、税务、评估三个部门又分了小组，每个小组都有带队的老师。一般情况下，都是业务部门联系，业务部把项目与客户协商好了，就交给项目经理，项目经理就业务的大小和当时的情况来决定去的人。一般情况，去1个组的人，一个组，一般为1-2个老师和2个熟手，再加1-2个生手。我是实习生，所以通常有项目就会跟着去学习，跟着不同的带队老师。

审计部和税务部大部分的餐费补助是由对方客户提供，评估部的餐费补助是由公司提供，评估部由于业务的范围很广，常常出差的地方很远，有时就有住宿费。近段时间，随着政府的项目不断增多，业务招待费也不断增加。由于出差常常比较突然，出差人员很少填写《出差申请表》，即使填写了，也未详细注明项目名称、出差地、时间、餐补、住宿、交通具体的标准和小计等。管理费用除了差旅费这些外，还有一些日常的开支。最常见的就是行政管理部门的办公用品消耗，以各种纸张和打印机和复印机为主。一般情况，都是采购人员先向财务部借款，购买后根据发票等附件多退少补，之前不填写请购单。

行政部门的费用报销与审计、税务、评估部门的报销是一起的，所用的报销单是一致的。

在我实习期间，出差之前会在考勤表上面签名单和日期。评估部门由于有时出差的地方有点远，会有住宿费，在之前会有预借差旅费的情况。而审计部和税务部出差一般都在成都市区，所以费用报销一般只有交通费和餐费补助，这些费用都是在项目完成后进行报销。

有时，因为各种原因，会几个项目会连续做。在回企业时，附件和发票就混在一起进行报销。

 业务流程：

公司在差旅费的业务处理流程方面都是在出差人员回公司后进行各项费用的报销，填写费用报销单没有明细，大部分的时候直接填写总计额。报销单后面粘贴附件和各类发票，没有分类说明。也有时员工用的是公司的备用金，根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，借支额度根据实际要确定，由总经理签批，但每次备用金借支后，会计都有及时冲账，备用金占用时间不超过15天，若遇特殊情况不能按时冲账，可书面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最长不可超过一个月。另外如果员工长期占用备用金的，财务部就会从员工的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金。

行政部门的费用报销与审计、税务、评估部门的报销是一起的，所用的报销单是一致的。在我实习期间，出差之前会在考勤表上面签名单和日期。评估部门由于有时出差的地方有点远，会有住宿费，在之前会有预借差旅费的情况。而审计部和税务部出差一般都在成都市区，所以费用报销一般只有交通费和餐费补助，这些费用都是在项目完成后进行报销。有时，因为各种原因，会几个项目会连续做。在回公司时，附件和发票就混在一起进行报销。

三、管理费用所存在的问题

1、预算控制

这个环节出现问题不仅仅是事务所的工作方式、流程除了问题，最重要的是观念的落后，缺乏管理费用的预测能力。在流程和工作方式的方面，出差返回后进行报销，由于时间的不确定性。“随时来随时报”，年前工作繁多，有时候忙不过来，会出现账实不符的情况，这个给财务部门的工作增加了难度，对于企业的效率也有阻碍。财务部门应该在这方面加强监督和管理，“事后算账”的情况不应出现。在第四季度末，公司也对各部门提供的财务活动历史资料进行分析，也没有制定工作目标和计划，即使对下一年的管理费用做出过全面预算，也都是费用草算，没有真正的编制预算。缺乏强烈的市场观念，不够重视成本费用在实际中发生的性质，一味注重眼前利益，较多考虑当前成本费用指标的完成情况和避税需要，为追求短期盈利而忽视长期战略目标。

2、借款控制

借款控制主要有3个方面：差旅费借款、采购借款、个人因私借款。

差旅费借款缺乏监督和管理。比如项目出差：职工出差一般是先向企业借款，然后完成项目后，返回后报销冲账，但是还账不及时。主要原因是：一是相关领导出差造成有些发票签不上字，而不能及时冲账；二是部分职工因项目多，出差频繁来不及冲账，又马上去下一个项目。三确实有某些原因不能及时还款。

采购借款集中在办公用品和食堂内设施消耗。公司中午提供午餐，因此，就会有冰箱、微波炉、抽油烟机等电器设备的前期采购，后期维修的费用。但是在在这个过程中，就会有监督不严的问题。常常是费用发生后，员工自行解决后再向公司报销。缺少了管理部门审核的过程，会有一些作假的嫌疑，对公司对成本的控制有影响，不利于企业的发展。另外一个方面，就是行政部门的办公用品，虽然，有前期申请，后期报销的过程。但是审核方面依然不足，没有请购单，报销单也和差旅费的一致。

个人因私借款这类情况极少，但是也存在一个备用金长期占用的问题。因为每个人的情况不同，在核实和查证方面很难确认，所以，企业应该尽量减少这类的借款。

3、报销控制

报销控制的问题是这三个控制中问题最大的，它不一定是金额最大，但一定是最繁琐的。相比较其他两个控制，环节是最松散的，制度是最不健全的。

员工在接到项目时，应该填写出差申请单，交由项目经理和经理签字。并且去行政部门的考勤进行人员和日期的确认。项目完成后，也应该向考勤人员报备。之后粘贴发票和附件，项目组人员和项目经理签字确认，再到财务部进行报销。报销发票应据实报销，不同项目的发票和附件应该分开粘贴。并且注明时间和地点，以便审核。审计组和税务的出差地点绝大部分都在市区内，所以提供交通补助。补助的项目公交车和地铁为主，一般情况是不提供出租车发票的报销。但是由于监督和审核力度不够，一些员工用出租车的发票来抵公交车发票，也出现过多报和不据实报销的问题。而在市区之外的地方出差，或者带车出差就会出现过路费、油费和住宿费。但对于乘坐出租车，火车软卧，飞机等发生的交通费。，不过还是存在以下问题，比如总经理去外地参加一次会议，来去本应该都是火车票，但是回来的时候因为时间的原因，乘坐的是飞机，事务所予以报销。此外差旅费报销制度中明确规定只报销从出发地到车站和从车站到目的地的出租车票，在实际操作中则存在：一是目的地不止一个，需多次乘坐出租车；二是办事的地方偏僻，每天需要乘坐公交车或地铁才能到达，且出差时间较长，如此一来就产生了大量各式各样的公交车票，且公交车票均为定额发票，真实性有待考证。

四、问题的解决方案

(一).预算控制

1.公司财务部于每年12月12日前向项目经理和各部门经理发放本年的的各个费用情况，并且发放下一年度的预算表，各个部门的负责人可以对一些重点项目进行批注和调整，并及时与财务部协调。同时，各个部门负责人须在每年的12月28日之前完成下一年度的预算，财务部门才能进行汇总整理。

2.财务部应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各个部门的各项预算开支的合理性，一旦发现问题应立即将预算表退回相关负责人，要求其在短期内重新制定或做出合理的书面解释。

3.经总经理审核通过并签字批准的预算由行政部复印一份保存后，再由财务部公布生效。预算原件由财务部保存，复印件由行政部保存。

（二）借款控制 

1.借款时必须由借款申请人填写一式两联（一联支付凭证、二联跟踪单）公司借据，借据填写内 容必须要清晰完整，不得划抹改动； 

2. 借款前，经办人必须根据具体情况估算借款金额，严禁无计划借款和超预算借款； 

3. 借款金额在5000(含)元以下的由部门主管和财务经理签字后可以支借，5000元以上的总经理签 字批准后可以支借； 

4. 相关审批人签字后，借款人持借据到财务部进行借支； 

备用金借款 

1.备用金借款分主管备用金借款和小车队司机备用金借款，备用金借款是不需要进行支付确认， 司机必须过实习期后才可以借最高不许超过1000元备用金借款； 

2. 调岗或离职前，备用金使用人必须将备用金偿还，否则在借款人工资中扣还借款，工资不足部 分由部门主管偿还。 

采购借款 

1.采购人员未提供支付凭证到财务部进行确认累计10万元以下的借款，可由部门主管、财务经理 共同审核后予以借支，累计10万元以上的必须经总经理批准后才能予以支借； 

2. 采购借款前必须先进行有效的市场咨询或调查，对采购物品进行相应的价值估算，严禁超额借 款行为； 

3. 采购人员借款后，3日内必须到财务部进行支付确认，否则不再对借款人借款，并处以借款人 50元/天负激励； 

4. 借款人失踪、蓄意逃脱偿还的视情节追究其法律责任。 

个人因私借款 

1.个人借款一般不得超过借款人1个月工资、期限不得超过2个月，超过时必须有厂内有偿还能 力职工为其担保； 

2. 员工个人借款在偿还之前不得再进行个人借款行为； 

3. 员工离职前必须偿还个人借款，否则在员工工资中扣还或由担保人承担责任。

 （三）报销控制

1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的收款凭据，在原始单据上要注明费用发生明细、日期、金额大小写要全，原始单据不得有涂改的痕迹，凭合法的原始单据将票据粘贴好，用中性笔填写经费支出报销单。费用支出类的单据要有经办人在原始单据上签字；报销费用时要将不同店的费用分开填具经费支出单。

2、将付款凭单交给会计，由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，并对所审核的单据签字确认。

3、将财务审核好的单据交给经理或经理授权的指定人员审批。

4、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。

5、特殊事件急需付现，先向经理请示后，出纳先行付款手续，后补审批手续。

6、每周规定一天提交报销单，隔天领报销。

费用报销规定

1、市内交通费报销：要凭正规发票(公交车票、车租车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特殊情况不许打车，如有需要，向经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续（在报销单上注明打车原因）。

2、差旅费用报销：因公出差期间发生的交通费、住宿费凭正规车票、住宿发票进行报销；餐饮费按公司规定按日定额给予报销。公司员工出差借款，应填写借款单，并注明出差时间行程，由财务会计审核、总经理或经总经理授权的指定人员批示后方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的，财务部门应在当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。

(1) 出差报销单据须符合国家规定的正式发票，没有财政、税务盖章及填写不完整的发票一律不予报销

(2) 差旅费报销时，“出差申请单”，作为必要依据提交财务部门。 若无批准的“出差申请单”，则财务部有权拒绝差旅费用报销。

 （3） 出差报销单必须填写完整，不许有漏项，票据粘贴整齐。凡是为客户支付的费用，应单独粘贴，写出详细说明，一并列入招待费用。

 （4）差旅费报销和日常报销必须分开，报销单应注明报销项目、时间、每个项目的员工需要签字确认。

 （5）对每周的报销时间予以确认，可以每周四进行报销，周五领报销款。对报销单、附件不规范的予以退回，并说明原因，只能在下周进行报销。

 （6）对于报销费用在200元以下的实行现金支付，200元以上的实行银行转账支付。

3、伙食费的报销：餐费按公司在定额（ 元/日/人）范围内给予报销，员工就餐需签字、不得代签。报销时要把伙食费购买单据和就餐签字表一起粘贴到费用支出单据上。

4、加班用餐费的报销：因加班用餐报销费用，需要有加班人员的签字方可履行报销手续。

参 考 文 献

[1]《企业会计准则讲解》.人民出版社.2010年版.主编:财政部会计司编写组

[2]《财务会计实务》.高等教育出版社.2012年版.主编:陈强

[3]《初级会计实务》. 中国财政经济出版社.2014年版.主编:财政部会计资格 评价中心

[4]《审计学》.中国财政经济出版社.2009年版.主编：丁瑞玲