企业实行会计电算化的风险与对策--以XX企业为例

一、会计电算化概述

二、中小企业实行会计电算化中存在的问题—以云南XX公司为例

三、该公司实行会计电算化存在的问题的原因分析

四、应对策略

五、结论

内 容 摘 要

我国会计工作的科学化、法制化、社会化进程已经开始，许多重大的改革办法已经实施并取得了显著的成效。会计电算化是我国会计工作实现全面现代化的一项关键性工作。作为会计核算方式的重大革新，会计电算化已占到国民经济核算比重的大部分，保证会计电算化工作的顺利发展，是确保会计电算化信息合法、完整的基础，也为推动企业向更高一级的企业管理信息化打下良好的基础。随着社会发展、网络迅速的兴起、现代化技术不断的出现，会计电算化系统为用户带来了及时、准确、高效的工作。把原本复杂的核算工作变得简单而快捷，提高了会计工作质量和会计工作效率，在一定程度上提升了企业在市场中的竞争能力。会计电算化具有很多优势的同时，在实行的过程中也存在不少风险和问题。本文针对会计电算化的发展，就会计电算化技术在应用上存在的潜在风险因素做了一定的剖析，结合实证分析了会计电算化风险因素的主要划分及客观存在，提出了应对风险的方法和措施。

企业实行会计电算化的风险与对策--以XX企业为例

　一、会计电算化概述

（一）会计电算会的定义

会计电算化的概念定义应该是计算机信息技术在会计工作中的应用过程。广泛地讲是包涵了会计工作中的所有计算机信息技术的应用，具体而言是会计电算化的组织、规划、实施、管理、人员培训、制度建立、计算机审计等内容。现有的企业会计数据信息处理方式已经无法满足不断发展的社会经济水平下的企业生产经营管理工作和决策的需要。会计电算化推广实施之后，企业财务会计人员的工作将得到大幅度的简化，只需完成记账凭证的录入，由会计电算化软件系统处理大量的记账、算账、报账等工作，降低了会计人员日常繁重度，以便这些岗位的人员能够集中精力完成财会信息的监督和控制，并且使得企业会计的工作效率得到大幅度的提高，从本质上改变了会计工作的职能，增加了企业的效益。同时，规范了企业的财务管理过程。

（二）我国会计电算化的发展历程

根据会计信息系统的结构、以及开发平台与技术的变化过程，可以大体上将我国会计电算发展划分为以下四个阶段：

第一阶段：会计电算化理论研究与定点开发阶段(20世纪80年代初)。在这一时期的定点开发工作进行得非常艰难，应用单位并不完全了解计算机技术，也不能全面描述自己的业务需求。由计算机技术人员和企业财务人员组成的开发组只能在摸索中前进。

第二阶段：第一批商品化会计软件开发阶段(20世纪80年代中期至20世纪90年代初期)。在这期间开发出的商品化会计电算化软件主要是以计算机替代手工会计核算和减轻会计人员的记账工作量为目标，一般人们称之为“核算型”会计电算化软件，其主要功能包括账务处理、报表生成、工资核算、固定资产核算、材料核算、销售核算和库存核算。各模块可以独立运行，模块之间在结构关系是松散的，不能称之为一个系统整体，未能解决数据重复录入和数据一致性控制机制等问题。

第三阶段：商品化会计电算化软件不断成熟阶段（20世纪90年代中期）。由于在第一批商品化会计电算化软件的开发与应用过程中积累了丰富的经验，这一阶段从一开始就进行规范化总体设计，并在功能上做了较大调整，主要功能包括系统管理、账务处理、资金管理、报表、工资、固定资产、采购与应付账款、销售与应收账款、库存管理等。

第四阶段：会计电算化软件向企业管理信息系统发展阶段（20世纪90年末至今）。这一时期推出的大型企业管理信息系统不仅限于解决企业财务管理问题，而且要对企业的资金流、物流和信息流进行一体化、集成化管理。

二、中小企业实行会计电算化中存在的问题—以云南XX公司为例

（一）公司简介

云南XX公司于1999年在昆明成立，经过十四年的发展，目前已经成为国内颇具名气和市场份额的国内专业的XX生产商。公司坚持以客为先、服务第一为运营理念和持续稳定的行业规则及质量跟踪体系，产品销售网络遍及欧洲，北美，南美，澳大利亚，香港，台湾。为了使企业获得更佳的发展前景，云南XX公司结合公司目前的实际情况和业务发展的需要，特别是会计部门的工作现状，建立现代化的会计电算化制度体系，并制定了详细的会计电算化实施办法和步骤。

（二）该公司会电算化实施中存在的问题

1、会计从业人员的素质偏低

云南XX公司仍然沿用手工环境下的财务规章，如机房管理制度、系统维护制度、电脑软件的操作规则都没有，出了问题也没有办法追究，造成管理上的漏洞。比如说财务科的出纳利用财务科的计算机上网，这是严重违反财务纪律的。因为从网上容易传入病毒，虽然出纳采用的手工方式，所用的计算机没有与装有财务软件的计算机相联，但二者之间有时也要交换文件，不能保证不传播病毒，而且公司的其他计算机也容易受到黑客的攻击，泄露财务数据，账户密码客户信息等公司机密。

财务各模块的进入密码保管不善，形同虚设。软件操作人员所使用的密码还是软件的初始密码，如财务经理的口令为1，总账会计的口令为2，公司其他部门的部分员工都知道财务人员的操作口令，同时财务人员从来不更换软件登录口令和操作密码，再加上金蝶软件也没有设置强制更换密码的功能，所以只有用制度来规范，以保证权限设置的有效。因为在电算化软件中，很多内部控制的实现都要通过计算机操作权限的设定来实现，如果大家都知道其他人的密码，就有可能造成一些人用其他人的密码进入自己无权进入的模块，进行非法操作，而且这种操作不像手工的修改，不易被人发现财务科软盘使用也不规范，使用不明来历的软盘，乱拷贝数据的现象严重。这有可能导致计算机染上病毒以及财务数据泄密的危险。

2、会计电算化档案管理工作存在疏漏

由于云南XX公司实行会计电算化时间短，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏，乃至单位会计信息泄密。同时，由于云南XX公司脱离了手工，将账簿存放在了电脑里，这样在提高了会计工作效率的同时，也对数据的安全性要求提高了许多。尽管工作人员比较及时地打印了凭证，但是账簿却是一年只会打印一次的，因为磁性数据很容易遭受丢失和破坏的危险，所以公司必须做好数据的备份工作。可是该公司仅仅只是对账簿文件用软盘进行备份，但是对其他相关的文件，例如对自行开发的程序等都没有进行备份。而且，即使数据已备份好，但是相关的备份软盘却没有分人分地有规划地进行保存，也没有定期地对软盘数据的可靠性进行检查。实行会计电算化后，应及时备份硬盘数据，并且每次备份不少于两套，分两地存放，按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大。一旦会计电算化系统出现故障，会计数据将无法恢复。

3、公司里的财会人员素质良莠不齐

由于我国会计电算化事业起步较晚，云南XX公司也是近几年来才实行会计电算化系统，公司领导对会计电算化的重要性还没有充分的意识到。领导只是关注于运用电算化的机器设备，只要机器设备能够满足会计电算化的基础工作就行，而总是忽视公司财会人员素质的问题。同时因为该公司只是中小企业规模，资金和实力有限，能够招到高素质的财会人员的可能性不高。目前为止，在该公司的财会人员共有7名，其中有3人是中专毕业，有2人是大专毕业，1人是本科毕业。该公司的财务部长是一名老会计人员，从事会计工作已经有几十年，对会计业务非常精通，但原来学习的专业知识和现在的实际工作相比有很大的差别，再加上平时又要忙于业务，接受计算机培训的机会不多，不能够很熟练地运用现代化手段管理财务。而其他的财会人员相比较而言都很年轻，虽然对计算机方面的知识很感兴趣，喜欢专研，但是他们的会计基础知识却不太牢靠，不能灵活地将计算机知识和财会知识相结合。

另外，该公司的财会人员对计算机的软硬件方面的了解不是很深，要是遇到了计算机出现故障就会没有办法，停滞手中的会计工作，只能寻求财务软件厂家的售后服务人员的帮助。当财会人员使用计算机进行操作时，一旦出现操作失误，就可能丢失自己辛辛苦苦得来的工作劳动成果，导致系统数据丢失甚至造成系统崩溃。长此以往，会影响财务部的工作效率，甚至会影响到公司的整体运作。

4、侧重会计电算化的账务功能，忽视管理功能

一直以来，云南XX公司的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以将会计人员从繁重的算账、报账中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。可是，云南XX公司实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，具备管理功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测模块，却没有设计或内容过于简单，查询功能也不健全，限制了管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的作用。

四、应对策略

通过前文对云南XX公司有限公司实施会计电算化过程中存在的问题的分析总结，能够发现该企业目前的会计电算化工作还不完善、并且面临着严峻的考验。为了完善企业的会计电算化制度，将会计电算化引向更高更深层次，本文试探性地针对云南XX公司的会计电算化进程中存在的问题给出以下四点建议措施。

（一）更新认识，转变观念

云南XX公司有限公司的领导应充分考虑到企业现在面临的是网络信息的时代，从长远的角度来谋划企业的发展，以全新的观念来看待会计电算化在企业的应用，将其作为一项长期投资。在企业内部应该强化对会计电算化的认识，建立会计电算化是过程而非所要达到的目标的正确观念，并在企业日常经营运作中加强对会计电算化工作的重视程度。通过培训学习使财务人员认识到会计电算化能够在改变会计内部控制与审计方法的同时，改变会计核算方式，以及会计数据的处理程序、方法和存储形式，此举能使财务部门获得更高质量的会计信息。与此同时，应该强调会计理论和实务研究发展的时间里，在进一步发展完善会计理论与会计技术的改革基础之上，企业的会计电算化更多的应该面向财务会计管理，这是因为企业现代管理会计是将单纯的数据记录和反映，扩大到对过去和现在及未来的分析、控制和筹划之中，将三方面的内容有机结合起来，建立企业先进的会计电算化的理论依据和模型。因此，云南XX公司的管理领导层必须重视会计电算化的落实和推进，正确定位会计电算化。在此基础上，结合本单位管理思想，制定符合单位实际需要的会计电算化管理制度，促进本单位会计管理制度的改革。

（二）建立健全会计电算化内部控制制度

一个完善的内部控制系统应该具有强有力的一般控制和应用控制措施。其中，一般控制主要是有关数据处理的政策和制度，它为计算机系统的安全可靠运行提供了一定的保障，主要包括软件系统控制，组织与管理控制、操作控制和安全控制。应用控制是针对某个特定的应用系统而建立的控制，其主要包括数据输入控制和数据输出控制。在这里具体包括以下三点。

1、完善操作管理制度

其任务在于建立电算化的运行环境，按各自的职责规定录入数据，执行各功能模块的运行操作，各类信息的输出，做好系统内有关数据的备份和故障的及时恢复工作。对各种数据的读写修改权限进行严格限制，把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不同岗位的用户，并赋予不同的操作权限，拒绝其他用户访问。

2、完善岗位责任制度

针对各类人员的系统管理员、系统操作员、数据录入员和系统维护员制定岗位责任制度。通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等控制手段，建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制，相互制约，防止舞弊性为的发生。

3、完善系统维护管理制度

制度中应该明确系统维护的任务，维护工作承担人员的安排，软件维护的内容，系统维护的操作权限，软件的修改手段等。强化审计监督。只有严格监督才能保证财务数据真实可靠，从而防止舞弊行为的发生。严格内部控制，强化监督是数据安全的有效保证，也是会计电算化健康安全发展的迫切要求。审计人员对系统的每个环节进行核查监督，并审核和评估内部控制制度，发现弱点及时改进；提高审计人员的素质，加强对舞弊手法的甄别能力，以适应对会计电算化系统的审计要求。主要包括：针对篡改输入的审计，针对利用程序舞弊的审计，针对篡改输出的审计，针对其他舞弊方法的审计。

（三）加强对财会人员素质的改善

会计人员要把会计工作做好，就必须要知道一些相关的知识。因此，云南XX公司有限公司应不断鼓励财会人员学习相关的会计知识，并倡导财务工作人员须处理好与相关部门的关系。同时，公司还应当直接委托职业培训机构对公司的财会人员进行培训。在与培训机构协商培训内容时，应当注意层次化差异培训，确定不同的培训内容，因材施教、分类指导从而提高公司财务人员的职业素质。为了考核培训结果、鼓励财务人员主动积极认真地参加培训，强化掌握培训内容，公司可以建立财务考核、激励机制，对财会人员的培训成绩和企业财务会计系统的电算化运用情况进行考核。将考核结果与员工的薪资福利挂钩。从而在提高财会人员的素质的同时，也使企业的会计电算化应用水平得到提高。

另外，财会人员要自觉地提高自身的素质。该企业的财会人员应该及时更新观念，学习大量新的专业知识，在确保完成自身本职工作的同时，将部分精力和时间投入到参与企业管理和经营决策方面。提供有效的财务会计信息，使得企业决策层能够对经营问题做出事前科学预测和事中的管理和监督。这也是财务人员做好企业管理层的经营决策参谋的重要内容。因此，企业会计人员必须坚持不断地学习全面的专业知识，这其中既有学过的专业知识，也包括没有学过的知识，只有及时更新知识库，才能适应社会的发展和需求。

因此，云南XX公司结合自身业务特点，以实用、够用为出发点, 根据自身规模和经营特点选择合适公司发展所需的服务功能软件，并根据软件所需硬件配置的要求匹配计算机硬件。同时还需紧跟会计准则的改革步伐，招聘、培养会计电算化系统研发人员或寻求专业电算化系统研发公司，根据公司的实际情况，量身打造适合企业自身特点的财务软件，使其更好的为财务管理工作服务。

五、结论

确保会计信息的安全、合法、完整是企业财务管理工作者的基本职责，随着我国市场经济的改革的不断发展，传统的手工记账已不能适用当前中小企业发展的需要，会计电算化作为一项重要的技术，已经得到了越来越广泛的应用，己占到国民经济核算比重的一大部分，保证会计电算化工作的顺利健康发展，是确保电算化会计信息合法、完整的基础，也为推动企业向更高一级的企业管理信息化打下良好的基础。因此，公司应将其作为重要的发展任务来实施，重视实际运用中存在的问题并及时解决，以保障会计电算化的顺利进行，从而促进公司的电算化向更深层次发展，使其对公司的经济效益发挥一定的积极作用。

参 考 文 献

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