外贸企业应收帐款的管理XX外贸公司应收帐款的管理及对策

一、公司的背景资料

二、目前应帐帐款情况

三、应收帐款超期未收的主要因素及其分析

四、公司应收帐款的管理与对策

内 容 摘 要

在后金融危机时代，企业面临着新的机遇和挑战。加强外贸企业应收帐款管理，完善应收帐款的管理机制，对于企业正常生产经营，降低财务风险，提高经济效益具有重要意义。特别是中小外贸企业的应收帐款管理存在着很大的问题，已严重制约了一些中小企业的生存和发展。本文以一家中小外贸企业为例，从企业管理的角度出发，阐明了应收账款管理的现状，剖析了企业应收账款居高不下的原因，并针对性地提出加强应收账款管理的对策。

关健词：外贸，应收帐款，问题，管理。

公司的背景资料

基本情况：XX国际贸易有限公司，全称宁波XXX国际贸易有限公司，是一家成立于2003年的私营有限责任公司，总投资500万人民币。

1.成长情况和产业结构。公司在最初的几年，仅在一般贸易业务上，局限于日本业务中寻求发展。由于公司拥有自已的工厂---XX针织有限公司，占地面积20000平方米，建筑面积26000平方米，拥有各类机器160台。设有物流中心，负责出口产品的检品、检针，为出口商品起到了保驾护航的作用。这些都为公司的业务发展打下了良好的发展基础。自2005年起，由于业务的不断发展，公司先后拓展了欧美市场，开展了来料加工、进料加工等加工业务，同时开拓内销市场，设立专卖店，实行多元化发展。

2.市场情况和运营模式。XX国际贸易有限公司的业务大都是一般贸易出口，少量为来料加工和进料加工。在出口业务中占比重较大的都是日本单，而且客户集中。在2010年出口中，全年出口业务的总收入是2155.80万美元，其中出口日本为1904.44万美元；意大利226.36万美元；法国25万美元。总体来看业务基本处于良好的稳定阶段。欧美业务的增加有望成为公司另一个新的增长点。

3.公司业务销售赊帐政策及应收帐款的发生。公司的业务执行经理负责制，公司充许除零散客户必须“付款买单”放单外，签约客户付款期限在45天内。部门经理负责拓展客户，洽谈业务。签订购销合同，然后将业务交于本部自已的跟单员、单证员作具体的操作，因而各部门经理充当了销售经理的角色，部门经理有权代表公司与客户在签订合同时约定客户的付款方式、付款时间。

目前应帐帐款情况

2010年末，公司累计应帐帐款已有55.60万美元，从公司的帐龄分析来看，公司90天以上的应收帐款已占总应收帐款的68.2%，应该引起足够的重视。由于外贸企业的特殊性，一般必须有充足的流动资金作后盾，每一笔业务通常的毛利也不过12%-18%左右，若应收帐款不能及时收回，那么业务收入的增加也毫无意义，不仅如些，严重的话恐怕企业的正常运作也会受到影响。

应收帐款超期未收的主要因素及其分析

1. 应帐帐款不能及时回收的客观原因。客户在付款审批程序中有意无意地拖欠占50%，企业约定事项双方有差异的占10%，客户对公司的服务质量不满的而拒付占8%，客户缺少信用故意赖帐的点6%，客户财务状况不佳无法支付的占10%，业务经理离职造成客户应收10%，业务员不及时清帐、结帐、催帐占5%，其它占1%。

2. 分析造成客户应收帐款拖欠不付的原因。从以上的统计可以看出。将公司应收帐款超期不能收回的原因归纳如下：

a)公司的业务部门过于看重销售指标的完成情况。只为扩大销售，每个部门的业务经理为了完成各自的销售指标，在事先还对付款人资信情况进行调查的情况下，不顾客户的资信情况是否有能力付款等等，对已和自已签收的合同也没有定期跟踪、调查。盲目地采用赊销策略去抢占市场，只看到账面上的高利润，忽视了大量被客户拖欠占有的流动资金不能及时收回的问题，造成应收账款居高不下。很多客户由于规模小，货量少，执行的是买单付款方式。但是业务经理出于自身业绩考虑，过度自信对方，缺少能力判断，而私自放单也有发生，造成应收帐款增加。

b) 应收帐款问题没有引起业务部门的高度重视，没有专门的部门进行专管。虽然公司有规定本部门的应收帐款由部门的业务经理负责催收，财务部门应予以积极配合.但是签于外贸业务的客户都是外商这种特殊性,外贸公司的业务操作从签订合同到原料采购、加工、成品的检测直至出货全过程,均由业务部门处理,业务人员直接掌握客户情况。财会部门只针对业务部门提供的发票进行核算,凭有关单据记账,形成财务报告。这种状况导致了实际经营状况与财务报告信息的不匹配、财务部门被动进行核算、应收款项管理难度较大。加之业务经理的意识缺乏，加之应收帐款没有纳入业务经理的奖惩制度中，因而不可能引起业务经理的高度重视。

c) 应收帐款管理制度不够完善，内部控制不严。公司没有建立一个完善的客户资信评估体系，对于不同客户的信贷额度，信贷期限等相关问题，都没有一个科学的严格的规定，公司也没有制定详细的应收帐款管理工作的程序，公司内部的各部门之间不能相互协调。相互配合，相互监督，形成一个应收帐款的组织体系。

d) 合同审批、执行、检查程序不完善。由于公司没有建立客户资信评估体系，这使得业务经理可以利用自已的职权与客户签订合同，而公司对于这些合同既没有做到事前审批，也没有做到事后调查，对于合同的执行情况更谈不上管理。每笔逾期应收账款的后面往往就缺少完善有效的合同协议，更有甚者，竟信奉口头上所谓的“君子协定”、“一诺值千金”，一旦因账款收不回而对簿公堂的时候，又拿不出确凿的证据。等到事情发生，也造成风险加大。

e) 员工服务意识不强，服务质量、素质有待提高。一些员工在操作过程中出现差错，或者配套服务没有及时跟上，或者法律意识淡薄。如客户说钱过段时间付，现在公司正在改名、整理中等等。而竟深信不疑，轻描谈写回了信“OK”,等等，致使客户有意无意拒付。

公司应收帐款的管理与控制措施

签于以上几个方面的原因分析，公司必须加强应收帐款的管理与控制，具体措施如下：

a）加强应收账款制度建设,堵赛制度管理漏洞。

外贸企业在加强应收账款管理中要特别注重制度建立,使应收账款管理有理有据。包括:应收账款台账管理制度,应收账款催讨责任制度,票据管理制度,应收账款年度清查制度,对账函证制度,离岗交接制度,资金归口管理修订办法等等。这些规章制度具体体现在以下几个方面:1. 实行 ERP管理，对公司业务全过程进行监督和管理。为防止因质量、数量和价格等方面产生纠风而导致拒付。运用电脑将公司发生的每笔业务都记录在内,实施跟踪;2.对已确认的并已核销的坏账建立完整的台账;3.对每笔经济业务的受理都强调规范,必须严格按照业务受理的操作流程图程序来办理; 对大客户和重点客户,基本上做到定期跟踪，定期对账。做到财务部门参与对账并做好应收账款的预警报告等等。

b) 明确应收帐款管理责任，健全考核指标体系，将应收帐款纳入考核范围。

建立对追债部门的奖励制度和业务人员的奖金与应收账款挂钩制度。对追回的账龄较长、金额较大的应收账款按追回金额的一定比例给予奖励。而在考核计算业务部门的利润、奖金时，应对该业务部门按其所发生的应收账款金额的大小、账龄的长短分别以不同的比例在利润、奖金中扣除再计发奖金，这样将利润、奖金与应收账款挂钩，增强了业务部门（或业务人员）的风险意识，盘活了企业的流动资金。

c) 建立合理的信用评估的机制和管理机制。

建立信用评估的机制和管理机制的核心有两个，一个是客户资信评估，另一个是客户信息管理。信用风险是当前企业应收账款所面临的主要风险,而且这直接导致企业呆坏账的产生，企业应当建立一个客户资信评估小组，在业务发生之前对客户的信用进行调查，做好客户资信的调查及评价工作。也就是对赊销客户资产状况，经营能力，以往业务记录，企业信誉等进行深入调查，对客户进行信用分析和评定信用等级，建立信用档案。根据客户的公司规模、资产、业务大小等情况分级，设定不同级别的信贷额度、信贷期限。在在业务签订前，,业务部门不得对外签定风险级别较高的合同.如不经过信用管理部门的确认,公司不得对外采取D/P,D/A,T/T等远期结汇方式;而对信用证项下的业务,未经信用管理部门对信用证的审查确认,业务部门不得备货,发货.对于已经签约的客户，必须建立完整的客户档案，客户资信评估小组中备案，进行跟踪、管理。这样就确实发挥了信用风险管理部门的制约作用,能有效加强风险控制。

d) 运用新的业务形式降低出口业务风险。

外贸企业赊销方式的比重不断上升，而要控制赊销给企业带来的收汇风险就应该结合一些新的业务形式减少或控制风险。借签国际先进的应收帐款管理措施，运用保理、出口信用保险等业务，减轻资金压力。获取双赢。

e) 对应收帐款的回收实施监督管理， 建立应收帐款坏帐准备制度。定期检查应收帐款，计提坏帐，合理核销坏帐损失。

具体可从以下几个方面着手A.建立应收帐款清收责任制。B.健全企业内部激励机制，实行“谁销售，谁回款”的全程负责制。C.利用计算机做好应收帐款的信息化管理。D.建立销售回款一条龙责任制,应收帐款的拖欠时间越长，坏帐损失的可能性就越大。追讨的成本就越高。因此，公司要始终把应收帐款的催讨工作作为一个工作重点来抓，加强应收帐款的催讨。

在国际环境日益复杂的今天，外贸企业更应多保持一定的理性，虽然赊销会给企业带来更多的销售收入，但也应在确认收入有保障的情况下进行，否则只会给企业带来更多的坏帐风险。

参考文献：【1】李秋：浅谈应收帐款的风险与管理。《科技信息》，2007.27

【4】宰守同、王长华：浅谈应收帐款的管理，《财会研究》，2007.9