学习会计电算化的思考

学习会计电算化的思考

 会计电算化就是在会计工作中以电子计算机代替手工方式对会计业务进行处理并代替人对会计信息进行整理、加工、分析、预测及对经济活动的决策。作为企业，都将经济效益视为自己的生命线，经济效益的高低直接关系着企业的生死存亡。而作为内部控制主要手段之一的会计则与经济效益有着密切的关系，会计的产生是基于对经济效益的追求，会计的发展是讲求和提高经济效益的客观需要，经济效益的衡量要借助于会计，经济效益的最佳化需要会计为其服务，二者是与生俱来的“血缘”关系。要提高经济效益，要适应管理现代化的要求，必须首先实现在经济生活中处于重要地位的会计工作现代化，“技术性是会计的主要属性，而会计技术性的发展，必须倚仗计算机技术和信息技术的支持。”
 一、计算机在中国会计工作中的发展与应用
 把电子计算机用于会计工作，实现会计数据处理的电算化，在中国是20 世纪70 年代末才开始的，起步较晚，但起步以后发展很快，大体上经历了三个发展阶段，到目前已经形成了一定的规模。
 1.计算机在会计工作中的应用初期，企事业单位都是使用自己开发、适合自己使用的专用软件。在这个发展阶段中，虽然我们经过逐步摸索，建立起具有中国特色，适于中国当时企事业单位管理上需求的会计信息系统，但由于当时开发设计人员稀缺，会计电算化推进非常缓慢，十多年，真正开发建成并投入使用会计信息系统并不多。
 2.为了克服前一阶段使用专用软件存在的缺陷，提出了一家开发、多家使用的通用化、商品化会计软件开发设想。1988 年8 月在吉林市召开了“首届会计电算化学术研讨会”，会上提出了实现会计软件通用化的几项措施，不久按此方案开发设计出了一批适用于不同类型企事业单位的通用化会计软件，并相继组建了几百家专门开发与营销通用化、商品化会计软件的专业公司，形成了庞大的会计软件市场，从而中国会计电算化事业进入了高速发展的新阶段。到目前已有几百万家企事业单位在会计工作中使用了计算机，使广大财会人员从烦琐的抄写计算手工劳动中解脱出来，为加强财会管理，实现企业管理的现代化创造了有利条件。
 3.到20 世纪90 年代中后期，随着国家经济体制改革和社会主义市场经济的发展，原有在计划经济体制下开发的、以事后核算为主要内容的会计软件，已不能适应管理上的需求，开发和运用事前有预测、决策，事中有规划、控制，事后有核算和分析功能的“管理型”会计软件势在必行。为此，在1996 年4 月北京召开的“会计电算化发展研讨会”上，与会者一致同意，在进一步提高中国“核算型”会计软件水平的基础上，大力发展中国“管理型”会计软件，并就开发和运用“管理型”会计软件中的各个方面提了一些具体意见和建议。从此中国进入了大规模开发和运用“管理型”会计软件的又一个新的发展阶段。
 二、会计电算化———时代发展的要求
 会计电算化是以电子计算机的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是由电子计算机代替人工，实现记账、算账、报账、查账以及部分需人脑完成的对会计信息（数据）的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。会计使用电子计算机，使其在经济管理中发挥重要作用。会计电算化的意义主要表现在以下四个方面：
 1.保证了会计核算的及时性。电子计算机以极高速度处理会计数据，手工方式几个人几天的核算工作，采用电子计算机用很短时间就可以完成，大大地减轻了财务人员的工作量，提高工作效率，因而可以确保会计核算的及时性。
 2.保证了会计核算的正确性。采用电子计算机进行会计核算，计算精度高，只要按程序正确输入数据，很少引起错误。而在手工方式下，由于重复登记工作较多，难免发生各种差错。使用电子计算机可以确保会计信息的正确性。
 3.充分发挥会计的职能作用。会计职能，主要包括对经济活动的反映和监督。由于电子计算机能以极密集的方式存储会计信息，使反映过去和保持记忆的这种记录功能大大提高，可以随时向管理部门和其?他部门提供丰富的会计信息。并使财务人员从传统的事前记账、算账、报账转变为有效的事前预测、事中控制事后分析等管理活动，全面发挥会计在经济管理中的作用。
 4.会计电算化能有效地防止造假作弊现象的发生。符合国家规定的会计软件，都具有可靠性、安全性、保密性。在使用过程中，根据工作性质设置相应权限，增设密码，相互牵制。财务人员只能使用，不能篡改其程序，确保会计信息系统真实、准确、安全、可靠。它的使用，使会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来，可以节约大量的人力、物力、时间。会计电算化具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点，核算手段和财务管理决策的现代化使收集、整理、传输、反馈的会计信息更准确、更及时，提高了会计分析决策能力，为管理者提供所需的会计信息，更好地实现其参与管理、决策的职能。会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的要求。
 三、会计电算化面临的问题
 会计电算化的应用，能为企业提供及时、准确和完整的财务信息，从而增强决策有用性，提高企业管理效率和经济效益，不断提升企业在市场中的核心竞争力。改革开放以来中国经济突飞猛进，会计电算化也随之迅猛发展。利用电子计算机进行会计核算和管理，实现会计电算化，已成为会计工作现代化的重要组成部分和会计改革的重要内容。20 世纪80 年代中后期以来，特别是进入20 世纪90 年代，中国的会计电算化事业有了一定的发展，对推动会计工作和更好地为经济管理服务发挥了不可低估的作用。进入21 世纪以来会计电算化发更为迅速。尽管会计电算化取得了长足进展。但随中国经济与国际大市场的接轨，尤其加入世贸组织以来，会计电算化存在的问题也越来越显著，对经济的制约与影响越来越大。在会计电算化发展较快的大城市也是问题多多，更不必说众多刚刚起步的中小城市。
 1.会计电算化的软件不能让人满意。会计电算化软件绝大多数都只是考虑如何把一个企业、一个单位的会计工作搞好，而没有考虑应怎样更方便，更快捷地为财政、审计、银行、税务等与会计紧密相关的管理部门和金融部门提供资料;还有一些会计软件,存在着适应性差、应变能力不够强等问题。
 2.会计电算化方面的人才严重不足，长期以来会计电算化人才不足的问题一直是制约着会计电算化的关键问题，在中小城市大多数财会人员只是会一点点使用知识，更谈不上对会计软件的维护,会计电算化系统的分析和设计，在贫困地区的某些县、乡，更把微机看的如“庞然大物”。虽然有不少部门组织培训，但由于培训时间同单位日常事务、个人精力、等因素的制约，总体素质仍不是很高。在这个问题上，行政事业单位会计电算化进程更是缓慢。尽管微机被搬进了单位的财会室，也只是摆设，成了人们开心逗乐的工具。形成此种现象的原因有二：（1）由于单位领导对会计电算化的意义和作用理解有偏差，有的认为会计电算化只是为了减轻会计人员的手工劳动，把会计人员从烦琐的、大量的重复劳动中解放出来，也有的认为会计电算化既花精力，又花资金，作用不大，就那几笔业务，得不偿失；还有的认为会计电算化是个发展方向，等大家用了以后再说，而对能提高单位现代化管理水平这一作用没有引起重视。由于存在着以上偏见，从而产生对电算化的意义和作用认识不够，在行动上持消极态度，导致对此项工作不重视和人员不培训及经费的不投入。（2）在行政事业单位由于用人制度的弊端，会计人员终身制，老会计多适应传统的手工记账，文化底子差、不懂微机、学又吃不得苦，混混退休了，他们尽力回避此问题，致使微机只是一个玩具而已，既浪费了财力，又没有得到人才。在这一点上，河南省灵宝市西阎乡，工作人员人人精通业务，个个操作熟练，全乡会计电算化步入了正轨。像这样的乡镇能实现会计电算化，不能不引起我们的深思！究其原因：我觉得，这与领导的__高度重视是分不开的。西阎乡的领导对全乡人员坚持每周二、周四晚上组织工作人员对财务法规制度、会计专业和计算机知识进行集中培训，不断提高工作人员的理论水平，经过3 个月的强化培训，使财务人员的业务水平和能力大大提高。从而实现了会计电算化[3]。3.会计电算化涉及范围的局限性。目前，中国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化，还没有实现管理会计电算化，还不是完整的意义的会计电算化。完整意义上的会计电算化应是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。会计学家余绪缨教授在《管理会计》一书中指出：“一个企业通常只有一个基本的信息收集、加工系统，这就是以财务会计为主体的信息收集、加工系统，管理会计并不和财务会计相平行另搞一套。管理会计一方面充分利用财务会计记账、算账提供的资料，另一方面，它还可以从财务会计基本信息系统之外取得有关信息，根据管理上的要求进行加工计算，借以为管理上提供各种有用的资料。因此，可以说财务会计和管理会计是同源分流的。”[4]而中国目前充其量90%以上是财务会计电算化，而电算化的水平又参差不齐。至于管理会计电算化更是凤毛麟角，加入世贸组织以来这方面更是问题重重、效率低、制度不健全，使我们与国外同等企业增加了机会成本，造成了不必要的损失。
 四、EPR 系统：会计电算化的发展趋势
 随着信息技术的发展，中国电算化会计系统实现了从记账凭证到会计报表编制全过程的自动化。但现行的电算化会计系统是基于手工会计业务流程的会计系统，并存在诸多不足。因此，我们认为企业资源计划系统应是中国会计电算化的发展趋势。
 “企业资源计划（ERP），是在MRP（制造资源计划）的基础上发展起来的。ERP 的基本思想是将企业的运营流程看做是一个紧密连接的供应链，包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等。它的目标是充分协调企业内外部资源，确立企业全面竞争优势。ERP 系统是个较完整的集成化管理信息系统，包括分销、制造、会计。质量控制、售后服务、人力资源、运输管理等子系统。ERP 系统由于各不同模块之间的数据传递
 而将整个系统连成了一个统一的整体，供应链上各个环节的信息高度集成，实时反映企业的运营状况，为管理决策提供及时准确的信息。ERP 系统不仅反映货币计量信息，而且反映非货币信息；不仅强调信息的可靠性，而且强调信息的相关性和及时性。ERP 系统体现了先进的财务会计、管理会计和成本管理思想,能够满足信息使用者的多样化信息需求。因此，我们认为它是中国会计电算化的发展趋势。”针对以上问题，笔者认为可以从以下三方面入手，不断加强和改进会计电算工作。
 五、加强和改进会计电算工作的具体措施
 1.在发达地区电算化水平较高的企事业单位，加快开发管理会计软件的步伐，使之与财务会计软件融为一体，实现全面会计电算化，从而引导会计电算化由核算模式向管转变。使ERP 系统应用到实际中来，为提高企业经效益、行政单位的办事效率服务。
 2.在中小城市，贫困县、乡应转变观念，利用各种形式大力宣传会计电算化的作用和意义，营造一个全社会都关心、支持、普及会计电算化事业的良好氛围。要使单位领导和财会人员转变观念，让他们了解到会计电算化能使广大的财会人员从烦琐劳动中解放出来，还可以及时的系统的全面的反馈会计信息，有利于单位领导的决策，促使他们增加对会计电算化的投入促进其发展。
 3.针对会计电算化人员严重的不足，本人认为应从以下两方面入手：一是对现有财会人员的在职培训。中国大多数财会人员过去一直从事手工会计核算，财会知识比较全面，技术比较娴熟。会计电算化普及以后，应重点培训他们计算机操作的技能，培训的模式可以先从计算机基础知识人手，然后逐渐向纵深发展。二是对院校专业结构的调整。目前中国财经高等院校和大部分综合类高等院校、成人高校和新兴的职业技术学院都开设有计算机专业和财会专业。但从横向上看，这两个专业在课程的设置上还存在着“单打一”的现象；从纵向上看，课程的深度，尤其是计算机知识和财会知识的结合程度比较肤浅，学财会的学生仅仅掌握数据库的操作和简单的凭证输入及报表编制是远远不够的。我认为，从将来培养高级会计软件工程人员的角度出发，计算机和财会专业应互相渗透、互相兼容，让学生“两条腿”跑步，使会计电算化人才培养的规模和档次都得到提升。综上所述，中国的会计电算化已经取得了很大的进展，但问题还很多。会计电算化的发展还需要我们全社会的关心和支持。21 世纪的会计电算化将是机遇与挑战并存，我们应抓住机遇、迎接挑战。