采办、库存与用户管理信息系统分析与设计

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采办、库存与用户管理信息系统分析与设计

引随着中小企业的迅猛发展，原有的企业内部采购人员，库管管理人员，使用单位之间的存在的问题日益增加。加强员工素质，提高工作信息化管理程度，加强工作人员内部沟通，完善各项工作的管理制度。
科学技术的不断进步，信息技术的不断发展，企业员工的各项工作技术能力，管理和学习能力都需要不断的提高，特别是现代信息化技术的飞速发展，促使企业员工需要与社会联系在一起。从纸制资料的信息传递，到现在的电子信息的传递，提高企业内部信息的传递效率。
信息化是企业发展的必由之路。在以信息化带动工业化、推动现代化的全过程中，企业作为工业化的主体、作为市场经济的主体，同样是信息化的主体。企业只有通过信息化，加快发展，提高核心竞争力，才能有效地应对日益激烈的国内外市场竞争的挑战。
本文通过一些中小型企业信息化所面临的问题，分析解决采购，库管员与用户之间的问题，推动中小型企业的发展，运用现代信息技术，实现企业内采购信息化有效管理，提高企业内部间的组织与合作能力，提高企业内的生产效率。
本文中提出的意见和看法可能存在不足或疏漏，敬请老师提出批评和指正。
1．中小企业与信息化
1.1 中小企业的涵义
[摘要]主要以规划作为划分企业大小的标准已不再具有实质的、积极的意义。企业“大小”的真正含义应该是竞争力的强弱，在市场经济中竞争力处于弱势的企业就是中小企业。
1.1.1中小企业的界定
中小企业的界定，规定适用于在中华人民共和国境内依法设立的各类所有制和各种组织形式的企业，职工人数800 人以下。
[关键词]1.2 信息化
信息化是企业发展的必由之路。在以信息化带动工业化、推动现代化的全过程中，企业作为工业化的主体、作为市场经济的主体，同样是信息化的主体。企业只有通过信息化，加快发展，提高核心竞争力，才能有效地应对日益激烈的国内外市场竞争的挑战。
1.2.1对信息化的理解
1.2.2中小企业物资采购信息化的现状及制约因素
（1）对内部控制认识不足，岗位设置缺乏牵制性
（2）所有权与经营权高度统一的管理模式使得中小企业管理缺乏内部约束性
（3）从内部控制目标上看，在会计信息、资产和经营活动三方面的控制缺乏有效性
（4）信息化的飞速发展，企业内，新老员工的工作交接具有一定的困难。
1.3中小企业物资采购信息化的研究意义
1.3.1 加强采购部门内部的联系，实现资源共享，整体提高采办工作效率。
[摘要]部门内部，企业内，各项制度的需要完善，内部联系信息需要加强，如：各项物资采购信息反馈需要记录并反馈用户，需要建立一个信息化的联络系统；实现资源共享，企业内，各项工作的工作制度，工作流程，处理文档，供应商的管理，物资的存储和发放情况，用户的对采购物资的监督等，可能通过建立一套完整的信息化系统，实现资源共享，提高整体的采办效率，加强用户，采购与库管之间的联系。
1.3.2 加强采购部门与用户，采购部门间的密切沟通和联系，实现信息实时跟踪和反馈。
建立采购信息跟踪信息系统，把每个采购环节记录在系统当中，给有相当权限的领导或员工查询，可以及时调整企业各项工作进度，是实现公司的有计划的工作因素之一，从整体上提高公司的工作效率作。

2. 企业采购业务内部控制
2.1采购业务的主要业务活动与控制意义
2.1.1. 采购业务的主要业务活动
请购商品或劳务
编制订购申请单
根据请购商品的类型和价值，指定相应的采购员处理，制作相应的采购单
通知相关验收人员，验收商品
通知库管员，储存已验收商品
根据订单协议或合同编制付款凭单付款
2.2 岗位分工控制和控制的基本要求
2.2.1岗位分工控制
[摘要]企业应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责，权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分享，制约和监督。企业公司领导；采购部门，分经理，计划员，采购员；生产部门经理，生产部办事员；仓库管理员。通过生产部办事员提出商品需要，由企业内公司领导审批，再交计划员分配任务单，经采购部经理同意后，由采购员进行采购；采购回来的物资经验收后，放入库，再通知生产部门领取采购回来的商品。这些分工控制，可以通过ERP来分配管理实现。
2.3 请购环节的控制
[关键词]请购
请购是实施采购的前提，在企业里面，生产部门，管理部门，仓库部门等均可提出请购单。依据商品或服务的类型，明确管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责、权限及相应的请购程序。
通过ERP软件，需要单位提出请购申请，根据请购商品价值，指定到相应授权的企业领导电子审批。
2.4 采购与验收环节的控制
企业应当建立采购与验收环节的管理制度，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。
（1）供应商选择的控制
根据商品的性质，类别，确定供应商，根据信誉级别，供货质量等，选出三家符合条件的供应商进行价格比价，并根据商品价值报相关领导审批。
（2）采购方式控制
企业应当根据商品或服务等的性质及其供应情况确定采购方式，其分为小额零星采购，订单采购，询价采购，服务采购，招投标采购等。根据公司要求，对每个采购方式，根据金额的大小进行区分，不同的采购方式，由不同权限的领导审批。
（3）采购价格的控制
企业应当明确采购价格形成机制，小额零星采购当由经授权的部门事先对采购价格等有关内容进行审核。对单价高，数量多的物资采购，企业应当制定严格的比价或招投标的采购制度。
（4）采购数量控制
该采购数量控制，主要是针对企业内商品库存的控制。根据企业生产部门的需求，采购相应的商品，存放到仓库。所谓的采购数量的控制就是采购多少商品可以保证生产经营的顺利进行，并且使企业采购成本和仓储成本之和最低，采购量过大，费用高，易引起库存积压，资金占用增加，增加库存损耗，保管费用和资金费用。
（5）订单的控制
采购订单应当连续编号，以控制得到批准的采购订单的问题，防止根据未经批准的采购订单采购，采购部门依据以采购，采购完成后应当将订单妥善保管。另外，通过ERP系统，对采购订单进行监控，防止同一订单，多次采购，确保采购订单的唯一性。
（6）验收控制
企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单，合同协议等采购文件，由独立于采购部门，使用部门等其它各部门对采购回来的物品或服务进行品种，规格，数量，质量等其它相关内容进行验收，并出具验收报告，计量报告和验收证明。验收单应当连续编号，控制其真实性，可靠性，完整性。
2.5 付款环节的控制
企业采购部门在办理付款申请时，应当对协议约定的付款条件以及采购发票，结算凭证，验收证明等相关凭证的真实性，完整性，合法性及合规性进行严格审核。审核无误后依据协议或合同编制付款申请单，提交企业相关领导或人员进行审批，送交财务部门。办理付款手续。
3. 交货期管理
[关键词] 交货管理
交货的管理，是指采购员在发出采购订单后，为确保购用材料的交货期所采取的一切措施。
3.2 采购跟催确保交货期
确保交货期的目的，是在生产活动中对必需时能确实地获得，以维持正常的生产活动，不致停工待料。为确保供应商的正常交货时间，对已下订单采购的物资进行跟踪，定期或定时通过电话，邮件等通信方式，了解供应商供货情况。
3.3 交货期延误原因及对策
(1) 交货期延误的主要原因有：
a. 供应商通过快递公司托运物资延误；
b. 供应商订货延误；
c. 订购产品因停产或误制延误；
d. 操作人员的工作意愿减退延误等等。

3. 采购计划与方式
3.1采购计划的重要性
（1）根据公司常用物料使用情况，适当的采购相应的物资，提高公司运营效率；
（2）可避免因物料短缺而发生临时高价采购的浪费;
（3）正确的物资采购，可以防止超购，误购和少购的情况发生。
（4）实施采购计划，还可以提高营运效率，控制成本。
3.2 影响采购计划与预算的因素
（1）年度营销计划
（2）年度生产计划
（3）生产部门用料情况
（4）仓库存量管制
（5）物料成本的控制
（6）生产效率
（7）市场价格
3.3采购部，生产部门和库管部门与采购计划的关系
物料的采购计划工作，自产品的设计开始，至正常生产，都必须事先经过一系列的计划工作，才能顺利地获得物料采购计划采购来满足生产所需。
生产部门提出采购需求，包括材料，设备等，采购周期或物料消耗分析表。
采办部门依据生产部门提出的采购需求，制定相应的采购计划，并依据采购计划采购。
库管部门根据采购计划，管理仓库物料，设备存放。另根据生产部门生产需要，对仓库物资，设备进行分配管理。

4. 仓储管理
4.1仓储管理规划
仓库的分类，一些企业的仓库的分类主要有生产仓库，流通仓库，中转仓库。
生产仓库，主要存放主要生产库存物资；中转仓库，主要存放体积较小的，数量较少物资，方便生产部门人员可以随时提取；流通仓库，主要暂时存放的生产部门临时存放的物料。
4.2仓储管理的合理化
仓储管理的合理化，就是要对仓储的规模和选址，仓库的主体构造，仓储的设施、设备的配置进行合理的规划。
仓储的规模和选址，要选择地势较高且平坦，环境干燥，靠近生产部门与技术部门之间；仓库的主体构造要坚实的骨架，防火；配备的仓储设施要存取货方便，控制和管理设备齐全，如站台，货架，轨道等；
4.3现代物流仓储的发展趋势
能连续大量的分拣货物，做到自动化立体仓库，自动化高架仓库，无人仓库，无纸作业仓库等。
主要参考文献
1. 杨瑞平著：《企业内部控制探索》，中国市场出版社，2009年, 第1版
2. 李恒芳，廖小丽主编，《优秀采购员手册》，广东经济出版社，2009年,第1辑
3. 李创，王丽萍主编，《物流管理》，北京清华大学出版社，2008年, 第1版