浅谈行政信息沟通中的障碍因素(二)

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4、地位障碍
地位是指某人在行政组织和群体中的位置,具体表现为某一个人在行政群体中的相对级别。在正式组织中,上层级别较高的人比下层级别较低的人有更高的地位。地位的高低会明显影响行政信息沟通过程,人们常常根据谁是行政信息的提供者来判断消息的准确性,就说明了这一点。在行政信息沟通中,有些地位较高的上层人员心存自骄心理,不随便!轻易地向下进行沟通活动；有些地位较低的下级人员出于自卑或自保心理,有时也不愿向上进行坦率的沟通。由此可见，地位因素抑制了人们之间的自由沟通。
5、地理障碍
这是指地面距离、城乡差别、通讯条件等因素造成的障碍。如果行政机关的工作单位分散在各个地方,或者同一单位的人在不同的地方工作,地理上有相当的距离,而通讯条件、交通条件又很落后,那么,人与人、单位与单位之间就不能畅快地交流意见、沟通行政信息,就不能相互了解和理解。
6、体制障碍
现行的行政信息沟通缺乏责任追究制度,特别是一种刚性的责任制度。首先,行政信息沟通过程缺乏正常的监督；其次,行政信息沟通的效果缺乏明确的考核；其三,行政信息沟通考核结果缺乏必要的赏罚措施。这是造成行政信息沟通不畅甚至梗阻的重要原因。
（二）排除行政信息沟通障碍因素的对策
上述障碍分别发生在信源、信道和信宿三个方面。其根源或因发出信息者自下而上汇报不实情况，自上而下发布无法执行的命令；或因沟通渠道环节过多,流程过长,传递中出现误差或遗漏；或因接受信息者素质不高,不负责任,不能及时使用有价值的行政信息等。要排除行政信息沟通中的障碍因素,必须在全体行政人员中培养信息观念,明确信息是现代社会的重要战略资源,从而自觉、主动地进行行政信息沟通。具体说来,为了排除行政信息沟通中的障碍因素,需要重点做好下面几方面的工作。
1、加强思想教育和组织监督,克服行政信息传递
过程中社会心理因素的影响,特别是要杜绝说假话!报虚功的不良倾向。反映情况打埋伏,夸大成绩,缩小缺点,报喜不报忧；对上级的指示主观主义地理解,各取所需,为我所用,这是我国某些地方和部门行政管理中长期存在的问题。原因多种多样,其中之一就是因为思想教育不够,组织监督不力。因此,要改善行政信息沟通,必须加强思想教育,使全体工作人员都明确组织的目标和行为规范,树立共同的价值观念和价值准则,避免价值判断上的失误。同时,要加强组织监督,对那些隐情不报、故意说谎、歪曲事实真相的人和事给予严厉的制裁。
2、坚持行政信息沟通的科学原则，这些原则包括：
行政信息沟通的渠道要畅通。这种沟通渠道的畅通包含两层含义：首先，是按行政规则明确，规定的信息流通渠道必须畅通无阻。无论是上情下达,还是下情上达,都不能有中间梗阻。尤其不允许人为制造障碍,阻滞管理信息沟通,或人为造成沟通中的信息失真。其次，是技术上保证畅通无阻。尤其是在现代信息技术的利用上,必须确保万无一失,稍有疏漏,造成的损失将可能是全局性的。所以,必须讲究技术!设备上的先进和操作上的严格规范。
信息载体要合理,便于沟通。首先是语言(包括文字!符号)必须准确!规范!恰当,防止接受者在理解上发生混乱,产生沟通障碍。其次载体的形式要简练,内容要浓缩,避免接受者受到干扰。
沟通方式选择要规范,同时具有一定合理性。行政组织管理中的行政信息沟通,一般说来必须按照明文规定的渠道传送,防止发生混乱。在某些特定条件下,为了达到效率目标,也可以选择相对灵活的沟通方式。这种选择应审慎把握,保证管理过程的效应控制,保证达到管理目标。
信息沟通的线路要简捷，行政信息沟通线路的设计,一定要贯彻简捷的原则。只有线路简捷,沟通才能迅速,信息保真率才能提高,沟通效应才能获得良好的发挥。所以,沟通线路设计不仅要在机关工作规则上保证线路简捷,而且要运用现代系统工程的方法在技术上保证线路简捷。
坚持双向沟通,避免单向沟通。所谓单向沟通是指无反馈的沟通,即一方只发出信息,另一方只接收信息,接收方不向发出方反馈信息。这种沟通方式,信息的传递比较快,并且能确保信息发出者的权威不受接收者的威胁。但是,这种信息沟通由于不允许接收者提问、商量,所以接受的准确性较差,同时还会使接收者感到压抑,不利于调动接收者的积极性和主动性。与单向沟通不同,双向沟通是指有反馈的信息沟通。这种反馈可以进行多次,直到双方满意为止。例如,两个人面对面讨论、商量一个问题,就属于这种沟通。它的优点是信息传递的准确性和接受率较高,容易使双方都感到满意。我们应该提倡双向沟通。行政领导者和被领导者,或者发话人和受话人要互相传递信息,交流思想,在平等的基础上取得认识和意见的一致,而不能光是一个说,一个听,使别人始终处于被动地位。否则,会影响沟通双方的积极性,影响沟通的效果。
3、健全组织机构,设置专职负责的联络人员
健全组织机构方面,当前特别重要的是要建立健全行政信息系统。所谓行政信息系统,是生产并向系统使用者提供有用的信息,以便使作出决策的各种单元结合而成为整体。是一个帮助管理部门完成它的工作的系统。即收集、加工、传递、存贮和处理行政信息的系统。它是为行政管理活动提供所需要的行政信息的一种组织或网络系统。其基本职能有四项:
（1）确定信息需要。确定行政管理过程需要什么内容、形态的行政信息,谁需要这些信息,需要多少信息，什么时候需要这些信息,通过什么渠道传递这些信息等。（2）收集加工行政信息。根据确定的信息需要,收集信息发生源发出的原始形态的信息和外界传来的各种信息,经过验证分析,确定其准确性!真实性和可靠性,并经加工整理,使之成为可以提供!使用和存贮的有用信息。（3）提供传递行政信息。根据行政管理者利用行政信息的要求,检索出所需要的信息,然后向利用者提供和输出行政信息。（4）系统管理信息。对各种行政信息进行系统管理,提高利用率和有效性。健全的行政信息系统包括以下内容：
系统目标统一化。行政组织管理信息系统是行政组织职能实现的服务系统,应有明确的服务对象和服务要求,满足这些服务对象的要求即系统的目标。系统内主要子系统的目标设计要服从这一总目标,从而形成整个系统目标的统一性。
系统功能逻辑化。行政组织管理信息系统是现代管理技术和管理理论的产物,其功能设计应有一套科学的、统一的逻辑规则,要运用现代数理逻辑的各种成果,保证整个系统功能的逻辑统一性。
信息收集制度化。即在系统设计中，必须有统一的制度体系，保证管理信息的全面收集和全程收集，保证系统中所需信息的充足性，避免遗漏重要的行政信息。
信息传递规范化。在行政组织管理信息系统中，信息的传输方向!途径!方式!数量都要有明确的规定,并形成统一的规范，避免信息传输中的讹错!迷失!无端损耗!排队!拥挤!阻塞等现象。
信息形式标准化。在行政组织管理信息系统中，信息的载体形式和表达方式必须标准化。标准化是现代管理活动的要求，能保证信息运行的逻辑统一，促成行政管理的高效率和高效能。
信息技术现代化。现代信息技术构成行政组织管理信息系统的硬件支持系统。要力求使用最新科学和技术成果，利用最先进的技术设计和设备，这将大大提高信息系统的功效和管理水平。
信息工作者专业化。这不仅要求从组织体系上保证建立科学的行政管理信息系统，还要求从人力上保证系统的建立。信息管理人员的专业化能保证独立地!有效地开展信息工作,保证有质有量的信息管理。
(三) 遵循行政信息沟通的程序
行政信息沟通的程序一般由六个环节组成，行政信息的沟通问题要达到有效性,应该遵循以上程序，六个要素是组成这一程序必不可少的内容。参与这一程序的决策人员和工作人员应该向法律负责,从而保证在信息沟通时遵循信息沟通的原则,使行政工作运行正常。
(四) 注意发挥非正式沟通的作用
非正式沟通是相对于正式沟通而言的。所谓正式沟通是通过行政组织明确规定的正式渠道所进行的信息沟通。而非正式沟通则是明确规定正式沟通渠道以外的信息沟通。现代管理理论十分重视非正式沟通在行政组织管理效应控制中的作用，因为这种沟通不受官方规章约束，能在较深层次上获得沟通双方的效果。有时由于不受各种繁文缛节的影响,沟通速度反而快捷!真实。当然,这种沟通由于没有确定的规范约束，受个人随意性影响程度较大，有时又容易出现信息失真，或引起行政活动中的某些不规范行为，所以对非正式沟通的使用要审慎把握。
(五)提高行政人员的素质
克服领导机关和领导干部发送信息词不达意、概念不清，下级人员接受信息知识准备不足等问题。行政信息沟通主要是借助于语言文字进行的。行政人员文化基础差，掌握和运用语言文字表达思想的能力弱，说不清听不懂，是造成行政信息沟通障碍的重要原因之一。因此，要改善行政信息沟通，必须提高行政人员的科学文化素质，以克服行政信息沟通过程中出现的概念不清!词不达意!听不懂!理解不了等问题，提高沟通效果。对于行政领导干部来说，除了要大力提高自己的科学文化素质和掌握运用语言文字表达思想的能力之外，还应从下面几个方面入手，努力提高行政信息沟通的效果：
1、培养和提高感受性，即培养和提高对下属反映正反两方面情况的感受能力，即愿意听报喜，又愿意听报，这样才能了解并掌握下属人员的心理和行为的实际情况，促进有效沟通。2、运用通俗易懂的语言。行政领导者不论是发布命令、指示,还是与人谈话!作报告，都不应使用那些生僻、费解的语言。3、提高下属的信任度。行政领导者应尽量提高自己在群众中的威信，这样才能使他发出的行政信息容易被他人接受和信任。4、克服不良习惯。有些行政领导者在行政信息沟通过程中，对别人的谈话不感兴趣，心不在焉；当听到不合自己胃口的言论时，过分激动，甚至不愿再听下去，将其余的信息都忽略了；对较难的言词不求甚解，不动脑筋等等。这些不良习惯都不利于沟通,因此必须克服。

四、总结

　　随着社会文化的变迁，信息沟通的模式也要相应地改变。作为行政管理环境的一部分，行政文化因素在行政管理沟通的有效实现过程中起着关键的作用。行政管理上的不同可表现在思维模式、信念、价值观及共同的障碍等方面，也可表现为信息处理方式的不同。在统一的行政文化中，信息处理是直接的、线性的。坚持按进度表行事、准时性等是一维文化的良好指标。如果行政管理是多维不一的，人们同时在不同的前沿思考、工作。它的信息处理通常是迂回的、深度的。对进度计划坚持程度比较松散，也不太按时，这都是多维文化的典型表现。行政管理的不统一，管理人员和普通工人需要深度地了解背景信息后才能行动。这就导致了行政管理效率低下。另一方面，统一的行政管理，人们对企业各种事物的认知一致，价值判断相同，不必了解深度的背景信息就可以行动，从而可以促进效率提高。
中国有句俗话：一言能使人笑，一言也能使人跳。这就极其形象地说明：沟通既是一门科学，更重要的是一门艺术。沟通的重要性越来越受到人们的重视，沟通的作用在市场经济的今天正日益发挥出强大的作用。管理沟通是行政人员在一定的行政单位背景下的相互之间进行思想和意识的双向的传递过程。从总体上看，伴随着社会的发展过程，沟通的情境也在实现从多维（迂回的，微妙的）到一维（个人化的，切中要旨的）的转变。追求效率是现代行政管理的重要特征，沟通的顺畅使所有管理者的期望，要想达到这一目的，高度重视行政信息的整合，使行政内部的每一项工作都有一个统一的理念进行指导，每一项事物都有一个铜的价值判断标准，这对提高行政管理效率，适应社会变化和激烈的竞争具有十分重要的价值。

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