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中小企业会计电算化应用存在的问题及其改进对策(一)
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中小企业会计电算化应用存在的问题及其改进对策
[摘 要] 高速运行的市场经济,全球经济贸易的复杂多变,电子商务日趋活跃,会计电算化的优势明显,已被大中型企业接纳和应用。然而,中小企业的会计电算化管理仍然出现许多新的问题。本文通过理论与案例相结合的方法,探讨中小企业会计电算化应用存在的问题及其改进对策。
[关键词] 中小企业 财务管理 会计电算化
中小企业在中国国民经济中的重要作用是显而易见的,但中小企业仍然有自身固有的缺点,如整体经济偏差,管理水平操作低,导致相比国外同类产业,在市场上的竞争力薄弱。究其原因,其中重要的一点是会计工作,会计工作作为企业管理的核心部分,但不能较好地参与到企业的经营管理中。会计信息的独立性,致使会计不能及时融合和反馈在企业生产管理中,不能有效地满足经营决策的需要。此外,会计电算化工作往往局限于代替人工计算,所以向更完善的方向发展。
一、中小企业实施会计电算化中的问题分析
本文将以上海大龙公司为例,分析该企业的会计电算化的实施问题。大龙公司成立于2000年,主要以批发汽车零配件和半成品为主,年销售额在2000万元左右,在职人数为70多人,大龙公司是典型的中小企业。大龙公司的会计电算化实施问题是中小企业中的共性问题。通过对大龙公司的分析,已反映当前中小企业所面临的会计电算化问题。
1、对会计电算化的认识不足
更新观念是工作实施的基础,也是首要部分。会计电算化重要性认识是中小企业实施会计电算化的首要问题,中小企业创建之初,往往具有家族色彩,当市场经济体制尚不完善的环境下,企业领导者通常大权在握,往往具有“说一不二”的权力,对企业开展会计电算化来说,领导的认可与否,直接关系到该项目的成功与失败,所以在会计电算化发和应用的过程中,企业领导的观念以及是否重视对于电算化系统的应用起着至关重要的作用。只有企业的领导对会计电算化的含义和重要性有了正确的认识,才能积极支持并参与到这项工作。
大龙公司的创始人周建龙,是修理工出身,对会计工作的意义和重要性认识不到位,认为会计知识是经济业务记录,计算,完成算账,报账工作。无需投入大量的资金,开展会计电算化代替手工会计核算工作,关键是没有认识到实行会计电算化对于提高企业管理质量和提高企业竞争力的重要性。此外,大龙公司的几位主要领导人对于会计电算化的工作特点几乎认识不足,而且他们还考虑到会计电算化相对手工计算和手工会计来讲,较为规范,核算准确、难于做假账,因此往往领导人们主观上不是很愿意上会计电算化系统,存在逃避有关部门监管的侥幸心理。公司的财务工作,主要由2名员工负责。基本是通过手工记账,手工核算。
以上即是大龙公司管理者对会计电算化认识不到位。而其他中小企业,除了像大龙公司以外,还有多数中小企业实施会计电算化只是用来代替手工记帐,考虑到通过计算机以减轻会计人员的负担,提高会计工作效率,但没有认识到建立企业完整的会计信息系统的重要性,从而使现行会计系统提供的信息不能为企业提供及时有效的决策和管理服务。
同时,鉴于资金财务的考虑,领导者对于软件更新及硬件投入等方面的支持力度不够,对利用信息技术来提高企业运营效率的认识不足。
2、财务人员能力欠缺
许多中小企业缺乏会计电算化人员,现有的财务会计操作人员只会基本的电脑操作,如EXCEL表格核算等,水平相对不高,由于缺乏自身实力和发展的工作空间,是很难吸引高素质人才。据调查,只有百分之十的中小企业拥有会计电算化的专业技术人才,由此看来,制约中小企业会计电算化建设的一个重要因素就是人的因素。
上文已经提到,大龙公司创建初期是由其妻子记账,核算,随着规模扩大,招聘了2名会计专业的专科生进行财务核算工作。而这2名员工,业务水平及计算机知识较为匮乏。由于会计电算化属于跨学科的,需要同时掌握会计和计算机两种专业知识,会计出身的专业会计人员虽然也会基本的计算机操作,但只是皮毛而已,与真正的计算机系统操作要求还存在较大的差距。因此这些对于大龙公司应用会计电算化,也是一个难点问题。由于会计人员会计电算化的要求,不仅需要具备会计的一些基本知识,也要掌握计算机的相关知识,对财务软件技术的使用、维护都要熟悉。对于其他中小企业,虽然有些企业有会计师,年龄较大的人在会计核算上经验丰富,但计算机专业知识了解有限,使用电脑不能做会计业务工作,财务表现较为突出,软件应用程序的方法彻底,不够熟练掌握,理解软件的限制,应用故障的软件过程无法解决出现,导致系统无法正常运行。这个问题对于实施会计电算化的企业。已经成为一个突出的障碍。
3、企业资金不足
大龙公司电算化系统尚未实施的原因还有就是资金问题。建立会计电算化系统所需成本较为复杂,购置计算机设备,购买软件,后期维护。此外,企业还要支出与机器相配套的基建费用。如:机房装修,地毯、空调及消防设施等。当然配备硬件只是会计电算化的初始步骤,还要配置相应的软件,对企业财务人员的要求也不断提高,公司可能要花钱提供深造培训等;另外,软件运行过程中的后期升级等维护费用,数额都很大。对于大龙公司,企业规模小,资金少,经济实力比较弱,尤其遇到2008年金融危机后,企业效益受到影响,公司领导层资金更多地应用于生产活动,面对价格比较昂贵的会计电算化软件和硬件设备,一下拿出较多的资金来开展见效缓慢、风险较大的会计电算化实习,领导者不愿意花这笔钱。在主管部门没有规定开展会计电算化时间期限的情况下,大多公司都像大龙公司一样处于观望状态,而已经实施会计电算化的企业也有可能由此不能及时更新配套设施。
4、系统的安全性和保密性较差
除了公司自身的原因为,会计电算化系统自身的原因也阻碍了它在中小企业的顺利实施。
根据会计电算化系统环境中,会计数据被替换的符号,从而使会计信息受到一定的安全威胁。具体表现为:纸介质被替换为磁介质,电在原非法篡改或泄露内幕信息,造成虚假会计信息;磁介质容易受到伤害,危险信息和数据存在丢失或毁坏;计算机系统的破坏等等。
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