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浅谈会计电算化信息系统下的内部控制(一)
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浅谈会计电算化信息系统下的内部控制
[摘 要] 内部控制制度是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。内部控制的目的在于改善经营管理,提高经济效益。会计电算化的高效率、高准确度给会计人员减少了工作量,增强了会计信息的准确度。在电算化会计快速发展的同时也相应的出现了弊端,会计凭证的记录都是以文件形式存储在磁盘上,而在现实中磁盘上的数据容易被篡改、复制、甚至是销毁,从而造成不可估量的损失。随着会计电算化的应用,原有的内部控制已无法适应会计电算化信息系统的要求迫切需要进行改进和完善。本文在分析电算化会计信息系统对内部控制影响的基础上,提出了完善会计电算化信息系统内部控制的对策。
[关键词] 会计电算化 会计信息系统 内部控制制度
导 论
目前,会计电算化工作组织或业务实施等方面的原因,造成的会计信息失真、不合理、非法和其他方面的控制问题,已引起相关方面的高度重视。1999年,全国人民代表大会通过的新“会计法律的中华人民共和国”,内部控制制度作为保证会计信息的真实和完整的一个基本手段。财政部也先后发布了《内部会计控制基本规范》、《关于研究制定单位内部会计控制制度的暂行规定》。我们的党和政府机关、企业和其他组织内部控制作为一种方法来治疗,防止领导干部腐败、堵塞漏洞在国有资产损失,避免管理风险的企业和其他组织,防止虚假会计信息进入证券市场和社会作为一个整体等等。为此,一套科学的严格的会计电算化信息系统内部控制制度已经成为一个最关注的话题。从传统的手工会计到会计电算化系统,虽然会计内部控制目标和主要特征没有改变,复式记账会计和贷款余额的基本原理和方法也没有改变,但由于会计信息处理方式和方法的计算机自动化,使会计业务处理过程和工作组织有质变,导致会计信息系统内部控制系统也出现了一些新的特点和变化。
我国的会计电算化内部控制体系的建设要从当前国内会计电算化系统特点出发,不仅要考虑我国当前的社会政治、经济环境,而且还要考虑会计管理工作的信息技术环境。从我国实施会计电算化的进程来看,还存在不少困难和问题,值得引起高度重视和深入研究。形成的内部会计控制是处理会计业务的自我调节和自我约束的有机体。在单位,因为它是,实现会计电算化,管理越来越依赖于计算机会计系统产生的信息,这些信息的正确性和可靠性的强弱决定内部控制功能,随着会计电算化信息系统的资源增加,没有一个强有力的内部控制,使用这些资源不能有效地运用,甚至还被有意或无意的破坏。此外电算化会计信息系统是更复杂的系统,比手工会计信息系统的技术性更高,更容易发生欺诈和犯罪或无意的错误。严格的内部控制制度是保证会计电算化信息真实可靠的有效条件。因此,在会计电算化实施以后,单位更需要加强内部控制,以确保资产的安全完整,提高数据的准确性和可靠性。
一、会计电算化信息系统下内部控制的概述
1、会计电算化信息系统下内部控制的定义
由于电算化会计信息系统和一些特色的手工会计信息系统是不同的,有一个潜在的风险,因为系统必须在系统设置有针对性的有效控制措施。保护好准确、可靠的会计信息,计算机系统必须建立在科学的控制系统中。计算机数据处理系统必须有一个清晰的系统和程序,并确保只允许经批准的业务数据进入系统进行处理,确保系统程序和数据不泄露和篡改,确保数据安全系统及其处理。因此,有效的控制系统是保证自己的免疫能力提高。相反,没有强大的控制系统,作为一个没有抵抗生活的环境充满了病毒和细菌,如生活受到威胁的任何时候,不能生存。计算机会计信息系统,另一方面,有一个高密度存储,方便使用,自动高速运行特点,可使组控制方法更好地工作。计算机会计信息系统控制环境不仅应该,可以取代和比手工会计信息系统内部控制的能力。 内部控制是指企业、事业单位的会计工作,为了维护的有效性,可靠性的会计数据,业务和财产的完整性的各种规章制度、组织措施、管理方法和业务处理程序,以及其他为了预防可能产生的风险和所有措施的总称。会计电算化后的工作实现,内部控制根据实现方法的不同,分为组织控制和功能控制。是指控制的组织通过建立规章制度,员工设置合理的分工和内部控制。函数控制指的是会计信息系统的设计和实施内部控制的功能。根据内部控制环境的实现不同,分为应用程序和通用控制。控制指的是会计数据处理与计算机应用程序在执行过程中内部控制的根据自己的性质和实施内部控制:目的的管理控制和会计控制。管理控制是指为了保证任务计划、预算和规范,提高经济效益和实施内部控制。会计控制是指为了维护会计数据准确、可靠和产权保护单位完成和实施内部控制。
会计电算化信息系统下内部控制的重要性
电子计算机具有高速、稳定、有很强的逻辑判断能力和逻辑分析能力,改变内部控制的形式主要有两个方面:(1)在一些手工会计电算化下内部控制措施变得可有可无由于所有的工作由计算机完成会计集中核算制,证明数据条目后,是控制下的会计软件快,很多时候,没有任何错误都记录在各种各样的书籍,这是该报告,只要凭证和会计软件是正确的,输出的会计信息必须是正确的,也是账簿之间的检查是没有必要的。此外,准备试算表测试如课程收集也变得多余。(2)原始手工的一些内部控制措施,转移到计算机电算化后,如贷款余额证明校准;余额的值检查;会计数据系统之间的和检查,检验报告数据检查等的关系。内部控制制度内容的变化,实现会计电算化,添加到新的工作内容的会计工作,还增加了新内容的内部控制。(3)实现会计电算化后,会计被撤销,简单的会计职位增加计算机操作、数据录入、文件审查、会计软件维护、硬件维护、系统管理、系统分析、系统设计、编程和调试的新工作,如财务管理工作更薄比手工条件下的部门,更多的输入人员,管理更加深入。因此必须根据电算化为新组织和职位分工来重建其内部控制系统。计算机在会计领域的广泛应用不仅改变了传统的会计方法,使数据处理速度更快,更准确,节省人力和物力,提高会计工作的效率。但也改变了会计电算化会计信息系统的应用程序、数据访问和存储介质,改变了一些关键因素相关的审计对企业管理提出了更高的要求。为了确保会计信息是真实、准确、完整和及时,保证会计程序和方法应当符合国家会计制度的有关规定,以保护企业单位的完整性属性,企业必须建立和完善会计电算化的信息
二、会计电算化信息系统下内部控制存在的问题
1、财务软件缺乏兼容性
目前我国大部分的金融软件开发人员自己的,为了满足竞争的需求,各种软件开发公司机密之间缺乏沟通和合作,与不同的数据软件之间的兼容性差,很难实现数据信息共享。不同的会计软件对硬件和软件环境都是不同的,在内部控制动作是不一致的。这些功能差异,导致内部控制,缺乏统一的内部控制是很困难的。内部凝聚力性更糟糕的财务软件系统,企业缺乏电算化系统开发和维护能力,一旦数据被窃取、修改或系统损坏过程将导致会计计算机系统瘫痪,将导致企业不可估量的损失。软件兼容性是我们迫切需要解决当前的问题。
2、数据保密性,安全性差
随着计算机的广泛应用,利用计算机进行贪污、舞弊、欺诈和其他犯罪的活动,也在不断增加。未经授权的无关人员可通过计算机和网络浏览金融数据、文档、甚至抄袭、伪造、毁灭重要数据一般来说,几乎所有的软件系统对完善会计职能、伤脑筋的金融体系,但不保密的数据的研究。所谓的加密,也就是软件本身加密,以防止盗版行为,或添加一些用户密码,但当它进入系统、语音监控方法和用户权限设置等,不能真正的数据机密性。只要一个小一些的数据库知识完全可以绕过各种措施的会计软件,通过数据库管理系统,数据库的读取和写入文件直接,甚至直接添加和修改数据的操作,因此等文件的真实性和可靠性的会计数据不能得到保证。会计电算化犯罪都具有极大的危害性和隐蔽,发现犯罪的难度比手工会计系统,从而损害和损失是比较大的,所以会计电算化系统的内部控制是很困难的。
3、会计人员电算化水平有待提高
由于缺乏软件开发人员和用户之间的沟通,从而导致企业的能力,日常维护系统有限公司与会计电算化涉及会计和计算机知识,虽然在职会计人员水平培训通过计算机,但与实际水平和更大的缺口,老会计人员熟悉会计操作,但计算机知识是有限的,年轻的人恰恰相反。计算机系统的可靠性和运行的会计人员水平的有力保证会计工作的质量。手工会计信息系统,会计工作的质量取决于会计人员的专业水平和职业道德水平。传统会计信息系统基于大量的实践,积累了丰富的实践经验,形成了一个完整的管理系统。会计电算化信息系统下,经营环境的变化使传统的内部控制方法很难发挥作用,会计工作的质量和计算机系统是接近水平的可靠性和运行的会计人员。一旦系统崩溃由于自身或操作错误、会计工作可能会瘫痪。因此,必须在以往的基础上提高相关会计人员对电算化会计软件的应用,加强会计专业的综合素质。
4、电算化管理制度与执行脱离
会计电算化对企业标准化的操作要求高,一旦有一个错误,在数据输入阶段后会导致多个链接错误,对于异常输出回来,找到错误的根源将需要大量的工作,在存在多个错误,错误的是更加难以发现,这种情况更加突出在批处理操作。防止数据被恶意的改变,大量的金融软件设置在数据书不能修改原始数据,原始文件,减少操作,一方面,很难找到这些错误,找到原因后需要修改添加新文档。目前我国企业会计人员在会计计算机系统的应用还不熟练,排序和处理计算机会计数据不规范,影响了会计的准确性,完整性的电脑。随着公司在使用会计电算化系统,没有设置发布功能,减少会计人员,和一些本质上不兼容的功能一个人作为一个案例,导致组织、工作之间的相互制约、相互监督和控制机制的失败,并存储在计算机上的数据安全保密坏情况很容易认为,这一变化,没有明显的痕迹,如果未经授权的人员知道密码可以是重要的数据操作,比如复制、伪造、削减的难度,增加了会计电算化系统的内部控制,使一些金融欺诈更多隐藏的。
三、完善会计电算化信息系统下内部控制的对策
1、制定财务软件界标准
应该首先分析和研究各种应用软件兼容性,统一性,使各种业务系统基于同一种操作系统的平台系统,可以连接彼此之间,以及各种业务相关数据自动检查、校准、数据备份应该是统一的。其次,系统软件应尽量减少人机对话窗口,一些必要的凭证输入窗口应该争取友好界面和防错能力,使错误的输入将不被接受。再次,提高系统软件的现场保护和自动跟踪能力,可以记录所有异常虽然金融软件行业在中国发展迅速,但缺乏统一的标准成为一个瓶颈,阻碍行业的发展。统一的标准生产,
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