项目采购管理中有效降低成本的方法初探--以麦新果季科技有限公司为例(三)

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麦新公司是一家具有全方位品牌管理能力的集团化文化传播服务机构，具有广播级的影视前后期设备及先进的动画制作设备，国际主流设备及动画制作系统，不同档次的摄像机、轨道车、电控遥臂、灯光设备、挑拦麦克、镝灯等设备，可根据客户不同要求进行选择。该公司始终以“挑战思维无极限，打造视听新境界”为理念，以“打造品牌、创造价值”为追求，以设备多、型号全、成本低、质量高的全新运作模式，打造“高质、优效”的影视制作与技术支持为主要业务方向[14]。协助多家电视台、企事业单位、学校及商业机构提供了大中型演绎、会场活动及影视制作等。

2.1采购计划阶段成本控制管理

在采购计划阶段成本控制管理中，其中时间成本的权重是0.4934，占第一位，时间成本主要考虑关键产品影响项目进度程度、项目进度安排的错误程度。其次，要素成本的权重占0.4934，要素成本主要考虑产品是否易于采购、采购的难度和复杂度、产品采购过程的不确定性、采购数量4个因素。再次，人力资源成本权重占0.1968，主要考虑采购人员能力和费用。因此，主要从明确项目所需产品的采购需求、增强项目所需产品采购进度管理、注重采购人才的开发与管理、项目采购资金使用标准和建立项目采购预算与成本估算制度5个方面提出对策建议。

2.1.1明确项目所需产品的采购需求

采购项目管理主要的数据源自采购需求的制定，如何制定科学合理的采购需求计划，具体过程如下：

一是产品请购需求信息的收集。对于麦新公司项目来说，项目所需产品采购按计划期的长短可以分为年度、季度和月度采购计划，具体采购过程中，各个采购计划应该相互的支持，月度采购计划支持季度采购计划，季度采购计划支持年度采购计划。

二是请购单的生成。请购单的生产需要各个部门的相互配合，具体由麦新公司的项目所需产品的控制师决定，这样上游的设计部门和下游的采购部门可以完成合理的衔接。

三是小量请购的处理。在麦新公司的项目中，需要的产品种类比较多，但是产品需要的数量又比较少，采购过程中，可以针对产品需要的数量进行小量请购的处理，这个小量又称之为平衡量，对于供应商和企业来说都愿意承受的量。

2.1.2增强项目所需产品采购进度管理

麦新公司的项目主要涉及文化传媒行业，并且很多项目的要求实效性较高，所需的产品有时候直接影响项目的进展，为了更好做好采购管理，在管理过程中要增强项目所需产品采购进度管理，出现有进度不一致的情况，要及时发现问题，找出其中的原因，采取及时的弥补措施[15]。采购进度管理就是按照进度进行有效的控制，发现采购过程中进度的偏差，并且纠正此偏差，从而确保项目正常运行实施，在纠正偏差过程中，要及时分析出现偏差的原因并进行详细的预控。

2.1.3建立项目采购资金使用标准

麦新公司对采购预算成本进行编制的过程中，以采购中质量与价格并重为原则，设定严谨的资金使用标准，例如，对于动画影视制作或后期处理等动画系统及设备的采购，其技术需求要经过部门的评估后，结合财务部的预算编制人员意见和采购部门成本管理人员的意见，对部门的最后采购需求意见给与复评，复评通过后再行编入采购计划进行采购。而对于技术性要求一般的设备，如不同技术层次的摄像机等设备的采购，则要综合考核其价值系数，并在此基础上进行计划成本的编制。

2.2供应商选择阶段成本控制管理

2.2.1伙伴关系的建立

在麦新公司项目采购过程中，识别长期合作的供应商是一项很重要的工作，在识别长期合作的供应商时，我们可以采用采购方与供应商投入与回报的小模型。与优秀供应商建立长期、稳定的合作关系，通过实施价格折扣、柔性合同、

商誉激励、信息激励、淘汰激励等鼓励政策，促进供应商提高供应的连续性、改进供货质量、提升业绩，达到“双赢”的目的。

2.2.2加强供应商激励管理

在激励优秀供应商之前，首先应该根据前面建立的供应商选择评价体系对供应商进行选择，主要从研发人员素质、并行工程能力、核心技术资源、研发速度能力等方面进行选择评价，建立全面的评价系统。对一些绩效上优秀的供应商，我们可以划分一定等级，如一等、二等、三等。对待等级比较高的供应商除建立长期的合作关系外，还应当在供应商经营出现困境的时候适当的提供支助，为其提供一定的优惠措施。对待一些绩效不好的供应商，企业在签订采购合同的时候应该规定一定惩罚措施，制定一定的规范制度，并且成立供应商质量监督部门，定期检查供应商的供货，对多次提供劣质产品或者服务的供应商取消下一年的供货合同，其目的是通过负激励管理的方式促进供应商的供货合作意识。

2.2.3供应商行为的绩效管理

供货商的绩效管理是选择供应商的重要依据。随着麦新公司实施公开招标，其供应商名录也将不断扩充。在选择供应商的时候，应当做到以下几点来加强供应商的绩效管理，从而选择质量高、价格低的优质供应商进行采购。

一是公司采购部应当注重主动对供应商信息进行搜集和完善。建议麦新公司对供货商的资质、市场报价情况如是否高于或低于市场价格、供货商是几级供货、供货商的生产资质、生产成本等信息进行更加细致的了解，并将供货商的市场信誉、市场价格层次以及供货商是几级供货商、供货商的公司财务经营情况等纳入供货商的绩效管理范围内，由采购部门进行综合的资料搜集和完善。

二是公司应当建立起一套适合自己的供应商绩效管理体系。一要确定供应商绩效考察的内容，包括供货商的价格、供货商产品的质量、供货商的交货期是否能够及时、供货商的交货批量、与供货商的合作历史年限等，二要给这些绩效考核的因素分配以适当的比重，共同进行绩效综合评分，如可将供货商的价格赋予50%的比重，质量赋予30%的比重，交互器10%，以及与供货商的合作历史赋予10%的比重，供货商的供货资质等赋予10%的比重进行考察并给出绩效考核的综合得分。

2.3商品选择阶段成本控制管理

2.3.1采购过程中尽量增加备选商品的对比

采购过程中，通过增加备选商品的种类，可实现采购价格的降低和采购质量的提高。该种方式是通过增加竞争的程度，通过货比三家的方式来确定更优的商品采购。根据麦新公司的采购商品的特征，以及当前麦新公司采购中存在的问题，本文建议麦新公司通过增加供应商、拓宽供应商渠道的方式来增加备选商品。具体可通过以下方式：

一是不断发展新的供货商，增加采购商品的竞争。供应商的选择与管理是一种动态的过程，在供应商选择过程中要及时更新选择方式与方法，并且不断的发展新的供应商，让彼此产生一种竞争的关系，可以通过第四章构建的评价指标中，借用供应商的选择评价指标对所有供应商进行科学合理的评价，从而增加采购商品的竞争。

二是了解成本构成，选择合适的供货商。麦新公司采购的商品以技术性设备为主，市场竞争程度较大，产品质量千差万别，因此，采购人选择供应商时候，不仅仅要了解成本的构成，还要着重比较质量，在质量相同的情况下，主要看成本构成。

2.3.2公开招标的评判标准应进一步科学化

采购大额商品时最科学有效的方法是采取竞争招标的方式，利用对供应商之间相互比价，最终拿到底线的价格，实现利益最大化。当前，麦新公司在进行采购的时候，采购方式的选择，正在经历从多种采购方式并存向公开招标采购发展。在上文所提到的拓宽供应商渠道基础上，利用对多家供应商的比较、选择，使其互相竞争，互相牵制，从而使公司在谈判中处于利势。

采取公开招标的形式进行采购，虽然可以降低采购的价格，但是公开招标的组织和实施过程中也产生了采购成本，而且公开招标的评标标准如果不合理，也增加了最终采购价格不是最低价格的风险，因此，麦新公司在进行采购的过程中，不断扩大招标采购的比例的同时，还应当进一步科学化评标标准，以选择最低的采购价格商品，增加商品的整体采购价值。

2.3.3尽量选择初级供货商

要降低采购的价格，从而实现采购成本的降低以及采购商品的价值的提升，可通过与供货商讨价还价和拓宽采购价格信息渠道的形式，用较低的价格采购商品。而根据一般商品的价格构成，麦新公司要想降低采购价格，可通过尽量选择初级供货商提供的商品，来保证价格处在市场较低水平上。

一是可通过向生产厂家直接采购的方式来获取同等质量商品的较低价格。向生产厂家直接采购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时生产厂家的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可以团购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

二是把握价格变动情况，选择价格增值低的环节采购商品。根据麦新公司采购的商品的特点，主要是受到供货商提供产品的质量、新型号产品的供求和生产能力等因素的影响而有所变动，因此，采购部门应当把握采购器械设备的不同规格的价格变动趋势，尽量与初级供应商达成采购良好合作关系，掌握采购商品的价值增值形式，选择较低增值环节的供货商的产品进行采购。

2.4采购环境阶段成本控制管理

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