浅谈会计电算化系统的内部控制制度(四)

4.1.3岗位轮换制

对设置的各个岗位，我们还应建立权限控制制度，用密码加以控制，防止非法操作和越权操作，防止财务机密外流，确保会计数据的安全、准确、可靠。密码应由电算化主管统一管理。

在实施电算化会计过程中，根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，参照对电算化会计岗位的描述设立必要的工作岗位；基本会计岗位和电算化会计岗位，在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。

4.2强化软件使用中的管理

4.2.1建立电算化操作控制制度

明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；预防已输入计算机的凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作内容、故障情况等内容。

4.2.2建立计算机硬件、软件和数据管理制度

保证机房设备安全和计算机正常运行是进行电算化会计的前提条件，要经常对有关设备进行保养、保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份；对正在使用的会计软件进行修改、对通过用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，袄保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；健全计算机硬件和软件出现故障是进行排除和管理措施，保证会计数据的完整性；健全必要的防治计算机病毒措施。

4.2.3加强电算化档案管理

电算化档案的管理控制是指明档案的建立、保管、使用、复制和修改应由专人负责，以全面即使反映资产、负债忽然经营成效的动态情况。主要应完善四类档案：第一种是以原材料形式存在的原始数据资料。原始凭证的采集、保存、整理和传送过程中，都应与其处理程序及说明书相联系归档入案。诸如反映系统功能及其相互关系的系统说明书，反映程序目标及处理流程的程序说明书流程图与清单，反映输入信息的内容、格式、项目代码、数据长度等的数据结构说明书，反映系统启动数据输入与输出、程序运行、停机及应急措施的具体规定的运行说明书。这些资料在归类入档之前必须经审核批复并作好维修。第二种是以辅导材料形式存在的，以诊断系统、修改维护及扩充系统功能不可缺少的技术档案，诸如可行性报告，诊断、测试及修改报告，技术操作指南。第三种是以磁盘等软件形式存在的数据文件资料，因是隐性的信息，其保管、防盗的技术性特别强。应加以细心保护和严格控制，对磁盘的转移、交接、使用忽然维修都必须建立记录、时间、运用和有效期等内容的档案，并作适时检查。第四种是以输出稿件形式在数据文件资料，必须有专人负责输入登记、分发、归档和保管,注明资料的名称、编号、打印份数和时间,以及相关人员签证，从而做好分档立案控制。任何流程图、程序、指令密码及档案都不得擅自修改、转借、丢弃和销毁，而应依经济业务的进程和数据文件流转特点缺点其移接交对象、方式、方法和目的，缺点操作处理的时间和条件，并作流转情况记录。鉴于电算化会计档案的特征，在档案管理方面，要从以下几个方面加强管理：第一是制定电算化档案管理制度，包括存档手续、安全措施、管理员的职责和权限，使用审批手续，介质文档保存期限等；第二是建立必要的定期(或不定期)的数据备份制度和磁盘定期转储制度，第三是加强数据文件的保密工作，如操作口令加密，操作员与审核员，或操作员与出纳员的双人备份，双人双密码加密。

在经济全球化的今天，在企业内部实行电算化制度，显得尤为重要。我们必须了解电算化会计信息系统的特点，根据会计电算化对内部控制提出的新要求来完善电算化信息系统，从而建立和加强电算化下内部控制体系，促使经济全面发展。

参考文献

[1]习毛奕、张王宏《电算化会计》 北京首都经贸大学出版社  2000.9

[2]王振武《会计电算化》大连东北财经大学出版社    2002.8

[3]张瑞君、蒋砚章《计算机会计学》（修订版）北京中国人民大学出版社   1998.7

[4]王  菊《浅谈会计电算化与传统会计的区别》中国会计电算化    2003.2

[5]树友林《电算化会计内部控制研究》中国会计电算化    2001.12

[6]袁放建《财务电算化》北京高等教育出版社    2000.2

[7]薛兆军《试论会计电算化系统的内部控制。机械管理开发》2002.2

[8]叶芸芸《电算化会计系统的内部控制》中国会计电算化    2000.1

[9]应  军《谈加强会计电算化内部控制》南京经济学院学报    2002.4

[10]李红、贾英《试论电算化会计内部控制的现状机器对策商业研究》   2001.7