信息化在人力资源管理中的应用初探

信息化在企业人力资源管理中的应用初探 一、信息化人力资源管理的意义 1. 促进人力资源管理理念的变革; 2. 实现了人力资源管理与主流管理系统的有效衔接; 3. 促进管理结构与信息渠道的优化; 4. 管理方式更加人性化 。 二、信息化在企业人力资源管理中的历史 1.薪资计算系统阶段; 2.薪资/人事管理系统阶段; 3.人力资源管理系统阶段; 4.人力资源管理信息系统( e—HR) 阶段. 三、信息化推动企业人力资源管理转型 四、结合自身谈体会

内 容 摘 要

论文摘要:随着各种新技术的发展,人力资源管理信息系统出现了革命性的变革,人力资源管理信息化是每个企业面临的重大课题, 本文将从企业人力资源管理信息化的意义入手，探讨信息化在企业人力资源管理中的应用策略，以及人力资源管理信息化存在的问题及症结所在并结合自身工作体会阐述其解决对策。 

信息化在企业人力资源管理中的应用初探

一、信息化人力资源管理的意义 　　 　　1. 促进人力资源管理理念的变革 　　信息化人力资源管理的实现与普及不仅是一种高新技术的应用,更是一种全新的管理理念和管理思想的导入。 　　信息化人力资源管理使人力资源管理部门从最初只提供简单的人力资源管理信息转变为提供更加全面的人力资源管理知识和解决方案,随时随地向管理层提供决策支持,向人力资源管理专家提供分析工具和建议,从而建立支持人力资源管理部门积累知识和管理经验的体系。 所以，对于企业而言，企业人力资源管理是企业管理中的重要环节，企业以生产经营活动为中心，人力资源管理的优劣将会直接关系到企业的生产经营目标。人力资源管理信息化是综合应用计算机技术和网络技术，融合科学的管理方法，辅助人力资源管理从业人员完成信息管理和完善管理职能的应用系统。与传统的管理模式相比，信息化管理更符合新经济时代下人力资源管理的发展趋势，信息化管理不仅可以利用集中的数据库，将所有与人力资源相关的数据统一管理起来，而且可以使企业管理更加精细化、人性化、科学化，从而使人力资源管理水平得到本质性的提高。

2. 实现了人力资源管理与主流管理系统的有效衔接 　　信息化人力资源管理是企业整体信息化建设系统的组成部分,相对于当前主流信息管理系统,如ERP、MRP、MIS 而言,它更多地是提供信息支持,同时,也可以通过与上述系统的衔接,获得参考数据。企业在经营过程中发生的信息流,通过与经营有关的信息系统进行记录,与人力资源相关的工作信息通过信息化人力资源管理与其衔接获得准确的记录,支持了人力资源管理工作;反过来信息化人力资源管理对现有数据的统计分析又可以为现有经营中工作的合理安排提出相关依据,指导生产安排和工作流程的设计。包括员工招聘人员、培训薪酬福利、绩效考评等大量事务性、程序性工作，这些事务往往要占用人力资源管理人员的大量时间。信息化管理可以提高管理者的工作效率，提高企业的人力资源业务办理速度，节约人力，降低差错率，使管理人员从日常事务中解脱出来，考虑更具战略意义的课题。同时，人力资源管理信息化要求企业的人力资源管理系统中必须要对功能模块进行应用，这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。 

3. 促进管理结构与信息渠道的优化 　　信息化人力资源管理作为一种基于网络结构的全员信息系统,其一大功能优势就是缩短了各级员工的反馈时间,开辟了更加丰富的沟通渠道,员工可以摆脱公司传统的层级制度,可跨部门、跨级别表达和传递各种思想。相较于传统的人力资源管理模式存在着随意性大、外来干扰因素多、主观性问题突出等现象。比如，现代企业在招聘员工、考核、薪酬管理等环节上，缺乏严格的操作标准，往往容易受到管理者个人主观意志的影响，也经常受到外部权利和利益相关者的干涉，使员工工作积极性下降，遇到的问题得不到及时的上报，单一的上报流程，层层递进式的传达，使人力资源管理的质量得不到保障。优化后的人力资源管理信息系统不仅能将人力资源管理部门的工作职能完全覆盖并划分清楚，而且能将经过优化的业务流程在系统中体现。在信息化的人力资源管理系统下，企业可以引进先进的项目管理理念，建设完善的人力资源管理信息系统，并运用先进的流程设计和监控技术，监督整个业务流程，在基层员工的意见和高中层领导的任务上传下达上，多层级，横纵向交替运作，让人力资源工作更加科学化、公正化、透明化，为企业选拔高质量的人才提供了保障，为基层面临的困难和问题的解决上提供了快速通道，从而推动企业不断发展进步。

4. 管理方式更加人性化 　　信息系统的投入,使员工与企业之间在根本利益方面的互动成为可能,体现了实时管理的优越性。信息化人力资源管理是管理技术与信息技术之间的完美融合,在消化吸收先进的人力资源管理理念的基础上,可以在系统中体现人力资源管理的全部内容与业务流程,从而使得人力资源管理系统可以被用来定义专业部门的工作内容,优化和规范其业务流程,从而成为企业人力资源部门信息化、职业化、个性化的管理平台,真正实现管理方式的人性化。现在的时代是人力资源竞争的时代，越来越多的企业在人力资源管理工作方面注重以人为本，注重企业雇主品牌建设，以期更好的吸引和留住优秀的人才。信息化时代，随着员工信息意识和自主性增强，他们对人力资源管理信息透明化的需求也越来越强。人力资源管理信息系统可以使人力资源管理部门根据员工的个人需求和特长进行工作安排、学习、培训和激励，让员工实施自我管理，更加自主地把握自己的前途。人力资源管理信息化使员工得到充分授权，它所提供的透明、简便的信息获取方式将赢得员工对人力资源管理服务和企业管理满意度的提升，从而发挥吸引人才、留住人才的作用。 

二、信息化在企业人力资源管理中的历史

1.薪资计算系统阶段 　　人力资源管理系统是在20世纪60年代末诞生的,由于当时发达国家的计算机技术已经进入实用阶段,同时企业的规模也越来越大,用手工来计算和发放薪资既费时费力又非常容易出差错,为此,薪资管理系统应运而生,这就是人力资源管理系统的第一个阶段———能自动计算薪资的初级阶段。 　　2.薪资/人事管理系统阶段 　　20世纪70年代末,随着计算机技术的飞速发展,在计算机薪资管理的基础上,开始记录员工的其他基本信息包括薪资的历史数据,具备了报表生成和薪资数据分析功能,即具有了一部分人事信息管理的功能。 　　3.人力资源管理系统阶段 　　到20世纪90年代初,人力资源管理系统出现革命性的变革。由于企业管理理论,特别是人力资源理论的发展,使人们认识到人力资源在企业发展和企业竞争中的关键性作用,另外随着计算机技术的发展,把一些人力资源管理理念和理论应用到企业管理中也成为可能。这就是人力资源管理系统发展的第三个阶段——人力资源管理系统阶段。 　　4.人力资源管理信息系统( e—HR) 阶段 　　人力资源管理信息系统的第二次革命性变革出现在20世纪90年代末和21世纪初。由于internet和intranet技术的普及,以及人力资源管理理论的进一步发展,使人力资源管理快速响应企业内部和外部的各种要求与变化成为可能,这就是人力资源管理的电子信息化。

三、信息化推动企业人力资源管理转型 　　 　　随着市场经济的发展,人力资源管理在组织中的作用越来越大,传统的人事管理已明显不能适应。企业要想实现人力资源管理的战略转型谈何容易,这就要求我们必须有一个有效的手段来推动企业人力资源转型。 综合考虑信息化在人力资源管理中的作用,不难发现信息化可以有效地帮助人力资源管理者提高行政事务性工作的效率,在这多变的环境中应付自如,顺利完成角色的转变。 　　首先,人力资源信息化使人力资源管理工作者真正从繁琐的行政事务分离出来,同时也可以使人力资源管理部门从提供简单的人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案,可以随时随地向管理层提供决策支持,向人力资源管理专家提供分析工具和建议,并建立支持人力资源部门积累知识和管理经验的体系，所以应做到以下几点：

 

1.规范基础管理，为企业实施信息化创造条件 　　人力资源管理信息化的实现需要具备两方面的条件：一是企业自身人力资源管理水平的高度；二是企业人力资源管理信息化手段的实现程度。一方面，只有管理水平具有一定高度后，信息化的手段才能真正与之结合，从而进入通过信息化的手段提高企业绩效的阶段。企业管理水平的提高，有赖于做好规范的基础管理工作，规范的基础管理是企业人力资源管理信息化的必备条件。另一方面，为了将企业项目风险以及建设成本降低，企业可以邀请在人力资源管理领域中的资深人士和那些具有人力资源信息化经验的公司到企业中进行沟通和交流，让他们从前瞻性和先进性这两个方面对企业的人力资源管理工作提出具有建设性的意见。同时，针对企业高层次人才造成的组织结构相对不稳定、业务流程变化频繁的特点，不断调整人力资源信息化软件，重视软件研发和技术支撑，结合企业自身的实际情况选择合适的软件产品。

2．有效调整组织结构和规范业务流程 　　随着信息时代的到来，五花八门的组织结构层出不穷，扁平式、矩阵式的组织结构成为多数公司的组织形式。人力资源管理系统在面临新的市场环境的时候，或者是树立新的发展战略的时候，必须寻求建立与之相适应的内部机制，调整组织结构，以适应新的时代和新的价值体系。因而组织结构的调整和业务流程的规范就成为了企业进步的重中之重，然而这种改进不能是突发奇想的，必须遵循一定的原则：首先，实施人力资源软件不应只是单纯地将现行的制度和报表计算机化，而是应该充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，去掉不合理的成分，将改进的建议报告给企业的决策领导并争取付诸实施。其次，组织结构调整和业务流程规范必须以支持企业新的发展战略、改善资源配置效率、培养核心竞争力为目标，根据企业战略对组织架构和部门职责进行调整。最后，组织结构调整和业务流程规范必须考虑到现阶段企业的实际情况，分阶段有步骤的逐步推进，切莫急于求成。 　　其次,人力资源信息化完全改变了人力资源管理部门的工作重心。在传统的人力资源管理方式下,人力资源工作者从事大量的工作就是行政事务,其次是管理咨询的职能,而在帮助企业策略的制定方面是最少的。在人力资源信息化的管理环境下,人力资源工作者所从事大量的工作就是帮助企业在人员管理上提供管理咨询服务,行政事务工作被信息化、自动化的管理流程所大量取代,工作效率得到明显提高。所以建立健全的人力资源管理信息库，可显著提升工作效率。 　　由于历史原因，一些企业的人力资源流程管理和实时监控还比较弱，组织机构、教育培训、薪资福利等方面尚未实现网上作业，不利于提高工作效率和加强内部监管，使整个企业内部的信息管理比较分散，无法及时了解全系统人员的基本状况，不能及时为管理和决策提供基础资料。一方面，企业的人力资源信息库建设必须要包括人才中长期供需预测以及专业人才档案等准确信息，要将加快企业人力资源信息数字化的进程作为基础，将管理和归档电子文件作为重点，对现有的数据库进行充实和完善。另一方面，企业还要重视采用相关的技术，实现各类高质量数据库的互联，将资源利用率提高，加强建设企业人力资源信息。所以说，企业的人力资源管理信息化建设核心和基础就是信息资源。  　　最后,人力资源信息化实际上把人员管理的重任转移到企业优秀的第一线经理身上,真正使他们能通过管理、激励员工实现他们的业务发展目标。优秀的第一线业务经理可以通过网上得到最新的企业人力资源管理政策、流程、市场数据,经过授权,他们可以进行相关人员管理,包括进行人员的奖惩。同时，一线业务经理可以实时观察市场动向，加强与供应商的沟通联系，使企业的各项决策更加灵活，更加及时有效。因此重视人才培养，加强与市场的联系也是尤为重要的。 　　一方面，企业的信息化管理涉及到了网络技术和计算机信息管理技术，需要复合型和综合型的人才。企业在享受政府支持政策的同时，应定期开展对于企业现有管理人员的专项培训，使人资管理人员的管理水平能够跟上时代主流，特别是要加强对于他们的信息化系统应用、网络技术、计算机知识与技术以及信息化理论知识的培训，有针对性的协助员工转变价值观，适应组织目标。另一方面，强化与一个实力雄厚、产品优秀并且咨询实施经验丰富的供应商的沟通，也是实施成功的必要条件之一。企业在系统正式运行前应接受供应商关于使用系统的相关技能培训，以及系统亮点的理解与应用，从而增强HR部门实施人员对系统软件功能的熟悉度，同时促进供应商根据企业的特殊需求对系统进行定制化改造，避免企业需求在定制化过程中走样，这是个长期的双向交流过程。在运营初期也需要积极地与供应商保持联系，必要的时候供应商最好能派驻专门的人员到企业中，即时解决出现的问题，当然，如果供应商没有派驻专员的条件，企业也可安排专员专项负责与供应商的衔接沟通等事宜。 

四、结合自身谈体会

本人多年从事城市能源服务行业，在基层待了很长时间，对于一线的人资管理感触颇深，以下主要是针对人力资源信息化管理和规范业务流程两个板块加以叙述：

首先，谈谈人资信息化管理。

多年前，公司的人资管理还停留在纸质的文件、资料和客户信息阶段，那时候，几间仓库用于堆放客户历史资料、工作原始记录、各项会议记录、各项专项培训记录、安全检查记录、耗损记录等，这些记录要求保存两年后才能销毁，虽然仓库摆放整齐，但是想要找到某客户资料或者某天工作原始记录难于登天，常常是消耗大量的时间和精力。同时，员工想要休年假也是拿着假条层层上报签字，遇到哪位主管领导不在或者出差也让员工不能及时的休年假。而后，公司引进了员工OL系统，该系统包含了员工的详细信息（从业经历、职位、工资明细、奖惩信息、假期天数、绩效分数、培训课程明细等）、公司的资产明细、公司的人员流动、公司的业务范围、公司的业务进程、客户资料、公司当下的生产目标等一系列分版块罗列。使用该OL系统后，员工请假可以直接登录自己的OL账号，然后按照公司相关规定选择休假时间、天数，而后上报系统终端，上报后分管领导即可收到该员工的休假信息，随后审批。对于领导而言，在分配年终绩效奖金时也可参照该系统上的员工绩效分和奖惩明细，而后根据职位奖金基数增减员工年终绩效奖金。与此同时，公司还联合开发了手机终端的原始记录工单系统，该系统从任务下达开始，每一项都按照规范简洁的原则加以罗列，员工只需携带公司配发的接单手机即可远程填写当下原始记录，任务完成后系统自动将原始记录上传至云端，日后如有需要，即可登录系统终端查阅当日原始记录和现场照片等，将责任落实到人，使事件有迹可循。

以往，公司设定的部门管辖范围存在很多交集，在处置时常常部门推部门，问责时规定也模棱两可，常常是不了了之，给公司带来了不小的损失。于是公司开始学习先进的企业管理理念，规范业务流程，不断细化部门的职责，各岗位的职责。今天，从接到任务时，调度中心就依据用户的描述来下发到各部门，各部门再根据用户所在区域和需要办理的业务优先派发给就近或专项业务水平好的员工，这样一来，不仅大大提高了处置效率，而且还优化提高了用户体验，使用户加深对我公司的信任和好感。同时，在问题事件的追责上也一目了然，问题出在哪个版块，就找哪个版块的负责人和当事人，依据当时的原始记录双证合一，让员工明白奖惩制度，不断提高自身的责任意识和专业技能水平。在每月的KPI指数上，员工也能意识到只有每月保质保量的完成任务才能得到满分甚至加分，年终绩效奖金才能得以体现。

综上所述，企业实施科学的人力资源管理离不开信息技术，信息化在人力资源管理中的应用是提高人力资本回报率的有效手段。一套完善的人力资源信息管理系统可以帮助企业实现人力资源管理项目管控流程信息化，形成一个集资源管理、业务操作、信息综合等功能为一体，数据联通、资源共享、技术先进的智能化辅助决策应用平台，对企业改革、吸收优秀的人才、有效管理员工有着重要的现实意义，同时也能保证企业在信息化的竞争市场中立于不败之地。

参 考 文 献

1.朱勇国: 《信息化人力资源管理》,中国劳动社会保障出版,2006 年版。 　　

2. 熊军: 《企业人力资源管理信息化的应用研究》,载《中国管理信息化》,2006 年第3 期。

3.段宏杰：《信息化在企业人力资源管理中的应用》，载《中外企业家》，2013年版。 　　4.王展：《信息化在企业人力资源管理中的应用》，载《人力资源管理》，2010年2月版。　　5.王永禄：《简析计算机信息化在人力资源管理中的应用》，载《现代经济信息》，2012年4月版。