物流企业人力资源外包风险研究(六)

第八章 X物流公司人力资料外包风险案例分析

6.1 X物流公司人力资源现状

X物流公司是我国成立较早的,以货物运输为主营业务的中小型物流企业,2000年2月成立,经过数10年的发展,该物流公司现有员工1348人,其中人事部有63人,占总人数的4.6%;客服部、财务部、营销部共有70人,占总人数的5.6%;企业营运部门共计1211人,占总人数的近90%。由于X公司营运部门的员工数量占企业总人数的将近90%,而管理部门的员工数量较少,这就加大了企业管理上的难度,因此该企业适合将事务性的管理工作,比如工资的发放、员工福利、员工招聘等工作外包出去,保证企业的人力资源管理部门将精力集中到企业战略性的人力资源管理工作。基于这种考虑,人力资源部门就向高层建议将事务性的管理工作实施外包,在对公司自身设计绩效考核体系所产生的成本进行细致估算后,管理人员发现企业自行操作的成本高于外包成本,故决定将构建绩效考核体系的管理工作进行外包。在人力资源管理外包项目确定之后,X公司立即寻找合适的外包服务商,很快便以较低的价格与本地的一家从事人力资源管理咨询的C公司签订了外包服务协议。协议签订后,C咨询公司的工作人员采用现场观察和调查访问等方式在X公司进行相关信息的收集,一个月后C公司制定出了 X公司各个工作岗位的职责说明书,并以此为依据构建出一套X公司的绩效考核体系。考虑到X公司实施外包的预期目标,这套绩效考核体系应当明确员工薪酬、奖金和绩效考核结果的直接关系。但是,新的绩效考核体系并没有得到X公司员工的认可,尤其是一批老员工提出了很多反对意见,甚为不满,例如他们对C公司获取的相关信息的全面性和可靠性提出质疑。新的绩效考核体系破坏了 X公司许多原有的制度,于是部分员工的既得利益受到了损坏,无法接受这样的改变而离幵公司。更糟糕的是C公司的咨询人员把在构建绩效考核体系的过程中获取到的X公司的商业机密和员工个人业绩的数据透漏给其他企业,导致企业大量优秀人才离职,使企业的人才数量出现短缺。

6.2 X物流公司人力资源外包风险识别

根据本文第四章介绍的基于外包流程识别流程的方法,对X物流公司人力资源外包风险进行识别,发现X公司存在以下风险:

(1)外包准备阶段的风险

①外包决策的风险

企业的外包服务的决策要有目的性,分析自己有没有必要选择外包服务。在案例中,X物流公司在外包准备阶段,企业的主要任务应该是根据自身人力资源管理的现实情况,做出正确的外包决策——确定企业进行人力资源外包的必要性和外包项目的内容,以及需要对实施外包可能引起的员工既得利益的重新分配、员工对外包活动的抵触情绪、企业信息的安全性和企业的商业机密等问题进行深入的思考,而X物流公司正是忽略了在外包决策过程中的企业面临信息安全和来自员工的风险,最终导致企业面临困境。

②来自员工的风险

人力资源外包实际上是一种变革,必然引起企业原有人力资源管理模式的变化和员工既得利益的重新分配。人力资源管理职能外包直接影响到员工的切身利益,员工有可能面临被辞退、培训机会减少、轮换岗位等问题,这必然引起企业员工的不安,从而容易产生抵触情绪,不利企业外包活动的顺利进行。在案例中,C咨询公司设计出的绩效考核体系没能帮助企业解决管理上的问题,反而受到部分老员工的反对。由于企业在做出人力资源外包决策之前,没有向员工说明外包对员工工作、利益的影响,员工事先没有做好应对这种变化的心理准备,导致许多员工纷纷离职。(2)选择外包商阶段的风险选择外包商阶段的风险主要由于企业与外包服务商之间建立的是一种“委托一代理”关系,而不是隶属关系,因而诱发“逆向选择风险”和“合同风险”。在将相关人力资源管理职能外包后,可能发生外包服务商不按照合同约定履行应尽职责或是采取损害企业利益的败德行为。X公司在选择外包服务商时非常仓促,并没有全面科学的考察和评估C咨询公司的资质,这属于战略决策上的失误。再加上在实施人力资源外包过程中对外包商的监管不力直接导致了 C公司制订的绩效考核体系不适应企业的现实需要,而遭到员工反对,导致员工离职等一系列恶果的发生。(3)外包实施阶段的风险

①对外包商监控上的风险

外包商与企业建立的“委托-代理”的合作关系既保持外包商提供外包服务的独立性,又起到监控外包商的作用。若是企业对外包商的监管力度过松,过分强调他的独立性,会引起企业监管力度下降,从而很容易造成对外包商失控的局面,外包商就很有可能泄露企业的商业秘密,不利于企业幵展外包业务和保持员工的工作积极性。案例中,正是由于企业没能对外包商进行有效的监控,导致企业的商业机密被外包商泄露出去,对企业造成严重危害。

②文化差异的风险

企业文化或组织文化(Organizational Culture)是企业在长期发展过程中逐步形成的为大多数员工接受或认可的对组织准则、风格和价值等认识,企业文化形成以后,在短时间内很难改变。如果双方在企业文化上存在差异,那么企业在实施人力资源外包的过程中双方就会产生文化上的冲突。如果外包商的企业文化与发包方企业文化存在较大差异,这样外包商在外包服务中的管理风格、遵循的价值观就会引起发包方企业员工的反对,造成企业文化的凝聚功能的弱化,最终导致工作效率降低。案例中,C咨询公司人员在没有全面细致的了解X物流公司企业文化的前提下,在短短一个月的时间内就制定出没有考虑企业原有制度的绩效考核方案,最终损害到企业部门员工的利益。

③信息安全的风险

在人力资源外包的过程中,为了协助外包商的工作,企业不得不披露有关外包工作的信息给外包服务商。由于外包合同在外包服务完成之后就失去了对外包商的约束力,当合同到期后,外包商就有机会外泄发包方企业的信息,如果是有关企业人才策略、薪酬待遇、绩效方案等具有战略价值的信息一旦被泄漏,对企业将会产生破坏性的影响。在上述案例中,C公司的咨询人员将X公司有关员工个人业绩的数据的信息泄漏给竞争对手,导致X公司优秀人才的大量流失。

6.3 X物流公司人力资源外包风险控制计对x物流公司在实施外包中面临的风险,其控制措施有以下几点:

(1)选择合适的外包商

企业在选定外包商时,要对外包商的服务水平、管理能力和职业道德等各方面的资质进行全方位的了解,选择最合适的外包服务商,保证企业外包目标的实现。案例中,X物流公司在选择外包商时有些大意,没有对C咨询公司的技术水平和职业道德等方面进行全面的了解,合同在到期之后就失去了对外包商的约束力,于是外包商将企业商业机密泄露,给企业造成了损失。企业在外包准备阶段,依靠对外包商进行全方位的评定就可以避免这些风险。

(2)全程监控

像X物流公司这样将绩效考核工作进行外包是具有较大的风险。绩效考核中涉及到很多企业或员工个人在薪酬福利、工作业绩等方面的敏感信息,一旦企业对外包服务商的监控不力或是外包商发生败德行为,将会给企业带来不可估量的损失。因此,X物流公司必须严格监控外包商的各个环节的工作,保证其依据合约的规定进行外包服务。首先,X物流公司应在双方进行合作之前做好充足的外包准备工作,充分了解外包服务上的管理能力、技术水平和企业文化等重要信息。具体来说,就要认真评估外包商的软硬件条件,评估外包商对企业外包项目是否具有长期的承诺,相关的实际操作经验是否娴熟,对相关的法律法规是否熟悉等等。对企业自身来说,X物流公司必须明确人力资源管理职能外包的内容,将那些企业自身操作能力比较差的亟需解决的职能业务外包出去。其次,企业需要与外包商建立彼此间的相互信任。但在案例中,由于X物流公司与C咨询公司各自立场和考虑问题的角度的不同,在外包实施阶段必然会出现矛盾,X物流公司要想实现充分发挥人力资源管理外包的优势的目标,就应该努力与外包商建立长期的战略合作伙伴关系,而且还应使用法律手段来明晰合作双方的权责,保护各自的利益。

(3)加强企业的跨文化管理

在进行外包活动中,企业与外包服务商文化的融合问题不容忽视。企业对人力资源管理外包的跨文化管理会受到经济一体化的影响。从企业内部来说,企业应具备全球化的观念,建立具有弹性、较强应变能力和多元化的全球战略协作关系和团队,并搭建完善的沟通信息网络,借助于制度安排和专业培训加强企业不同事业部之间的文化信任。再者,企业应借助于与外包商之间的充分沟通来实现彼此间的相互理解,建立一种相互信任的战略合作伙伴关系。